Modelagem de áreas de foco estratégico
Quando chegar a hora da equipe de liderança atualizar a estratégia ou iniciar um novo ciclo de planejamento, execute esta tática para criar e alinhar as áreas de foco estratégico da sua organização.
Tempo de preparo
1 a 2 semanas
Tempo de execução
90 a 180 minutos
Pessoas
4 - 10
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Defina e alinhe a liderança executiva com as prioridades organizacionais.
- Identifique falhas na estratégia.
- Aumente a transparência entre as equipes executivas.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela ou espaço para reuniões.
- Quadro branco (confira o template).
- Opcional: pincéis atômicos, notas adesivas e temporizador.
Recursos da tática
Como modelar as áreas de foco da sua organização
Alinhe as áreas de foco estratégico da organização. Isso vai ajudar os líderes a definir e visualizar metas, trabalhos, posições e fundos.
O que são áreas de foco?
São áreas dos negócios que representam prioridades estratégicas e investimentos da empresa.
Por que executar a tática Modelagem de áreas de foco estratégico?
Essa tática ajuda os líderes a definir, gerenciar, medir e visualizar as áreas de foco estratégico. Com essa informação, eles podem conectar metas, trabalhos, posições e fundos às estratégias. Uma pesquisa mostrou que as organizações precisam combinar e alinhar estratégias a práticas, comportamentos da liderança e processos de gerenciamento para serem competitivas.
Quando definir as áreas de foco?
O melhor momento é no início do processo de atualização da estratégia ou do ciclo de planejamento anual, trimestral ou mensal.
Quatro benefícios da modelagem de áreas de foco
- Visibilidade: uma estrutura simples para definir, gerenciar e visualizar prioridades estratégicas alinhadas a metas, trabalhos, posições e fundos.
- Transparência: a organização sabe o que a empresa está priorizando, com a devida importância e visão geral.
- Comunicação: todas as equipes entendem a razão do trabalho que realizam para que todos estejam em sintonia no mesmo contexto. Uma pesquisa mostrou que, ao promover uma forte comunicação/colaboração, os gerentes de nível intermediário se tornam melhor preparados para transmitir informações valiosas do nível operacional para a alta gerência. Além disso, uma boa comunicação ajuda a garantir que as diretrizes estratégicas sejam compreendidas com clareza e executadas com eficácia por toda a organização.
- Tomada de decisão: os líderes têm o contexto que precisam para tomar decisões estratégicas mais rápidas. Além disso, eles reconhecem e aprendem com o impacto das decisões para saber onde investir em seguida. Quando existe um fluxo bidirecional de informações entre os líderes, é possível elaborar estratégias mais bem fundamentadas e relevantes para o contexto. Assim, a organização ganha maior capacidade de se adaptar e melhorar o desempenho geral.
1. Prepare a tática
Tempo estimado: 1 semana
Determine quem precisa participar e o escopo do exercício
- Quem é seu patrocinador executivo e defensor?
- Consiga a adesão do seu patrocinador executivo para as entrevistas com as partes interessadas e os requisitos de documentação. Assim, essa pessoa vai poder ajudar a fomentar o comprometimento de todos na organização.
Qual é o escopo do planejamento ou da atualização da estratégia? O período abrangido é de 1, 3, 5 anos ou mais? A organização inteira está incluída ou apenas algumas unidades de negócios?
Conduza entrevistas com as partes interessadas
Essas entrevistas são conduzidas pelo indivíduo diretamente responsável (DRI) com o patrocinador executivo. O objetivo é aprender e/ou confirmar o seguinte:
- A empresa tem estratégias e metas gerais?
- Como é decidido onde será feito investimentos e por quê?
- Onde a empresa coloca dinheiro? Em estratégias, metas, trabalhos ou outras coisas?
- Como as prioridades estratégicas são monitoradas? Onde estão esses dados?
- Como essas informações são comunicadas e divulgadas atualmente?
- Como a empresa mede o avanço em relação a alcançar as prioridades?
Em termos de prestação de informações, o que é importante para os líderes executivos e de negócios? O que falta hoje em dia?
Reúna a documentação
Você vai precisar identificar e trabalhar com as partes interessadas de toda a organização para descobrir as estratégias. Em geral, essas informações estão espalhadas em diferentes produtos ou arquivos, como slides, planilhas ou PDFs. Antes de levar esses dados para o workshop, confirme se eles estão atualizados.
Para encontrar essas informações, talvez seja necessário perguntar:
- Quais são as estratégias nas diferentes áreas da organização?
- A organização tem estratégias para todos os departamentos ou unidades de negócios?
- Essas estratégias estão interligadas? Como?
- Há grupos que compartilham a mesma estratégia?
Quem é o responsável por cada estratégia?
Cole os links dos URLs ou arquivos que você reuniu no quadro branco para facilitar o acesso do grupo.
Dica profissional:
Para estabelecer o contexto durante as entrevistas, use a demonstração do quadro branco para ajudar as partes interessadas a entenderem como as respostas das perguntas vão aparecer.
2. Defina o escopo do workshop
Tempo estimado: 3 - 5 dias
Determine o tamanho do grupo e quem vai participar
Antes de executar a tática, é necessário tomar algumas decisões:
- Você vai executar a tática com um grupo grande ou acha que é mais eficaz ter grupos menores divididos por departamento ou unidade de negócios?
- Quem são as partes interessadas com o conhecimento necessário para modelar as estratégias?
Quem é o indivíduo diretamente responsável (DRI)?
Identifique uma ramificação específica da estratégia para modelar
- Seja qual tenha sido sua decisão com relação ao tamanho do grupo e áreas envolvidas, identifique a ramificação das áreas estratégias que você quer desenvolver.
Ter uma área específica para se aprofundar pode ancorar o grupo em algo que é possível alcançar sem se sobrecarregar.
3. Identifique as partes interessadas, alinhe funções e responsabilidades e agende o workshop
Tempo estimado: 1 dia
Se as estratégias e metas da sua organização já estão documentadas em algum lugar, inclua no workshop um grupo representativo das pessoas que contribuíram para esse processo.
Elabore uma lista de participantes e pense em quem pode desempenhar as seguintes funções:
- Facilitador
- Patrocinador executivo
- Líder de negócios
Líder de operações
Não se surpreenda se algumas pessoas desempenharem mais de uma função.
Defina um horário para a reunião e convide quem você quer que participe. Inclua o template de quadro branco no convite e peça para as pessoas darem uma olhada e tirarem dúvidas com antecedência.
4. De início à tática
Tempo estimado: 15 min
Revise a pauta e defina as expectativas
Em primeiro lugar, garanta que todos têm acesso ao quadro branco. Recomendamos usar o Confluence para isso. Temos um template chamado Diagrama de área de foco.
Lembre ao grupo que a finalidade do workshop é modelar as áreas de foco estratégico da organização. O exercício vai ajudar sua organização a:
- Ganhar visibilidade das prioridades estratégicas em que a organização investe e acompanhar o progresso em relação a essas estratégias, não somente a entrega.
- Aumentar a transparência sobre as estratégias da organização e promover o alinhamento entre as áreas da empresa.
- Comunicar e disponibilizar a estratégia para todos na organização.
- Dar as condições para agilizar a tomada de decisões estratégicas melhores.
Analise os exemplos no quadro branco para compreender o conceito.
5. Comece o exercício de mapeamento conceitual
Tempo estimado: 15 min
Muitas vezes, as organizações têm dificuldade em traçar linhas claras entre estratégias, metas e trabalhos. Alinhar suas definições desses conceitos é muito importante antes de começar o mapeamento entre eles.
Converse com sua equipe sobre a intenção desta etapa e defina um tempo no temporizador. Depois que o tempo acabar, discuta o resultado.
6. Identifique todos os níveis da estratégia e se concentre nos dois principais no workshop
Tempo estimado: 30 min
As formas de descrever os tipos de estratégias nos diferentes níveis da empresa, em geral, estão relacionadas à maneira como a hierarquia organizacional é descrita. Por exemplo, estratégia da empresa, estratégia da unidade de negócios etc.
Analise a documentação coletada na etapa preparatória para decidir se os tipos de estratégias continuarão a ser descritos da mesma forma.
Dê nomes a esses tipos de estratégias. Sendo realista, é provável que seja viável descrever só os tipos de estratégias nos dois níveis superiores. Você pode tentar se aprofundar mais. No entanto, as áreas estratégicas ficam mais difíceis de descrever e nomear à medida que se aproximam dos projetos individuais.
7. Nomeie as estratégias específicas que sua empresa tem nos dois níveis superiores
Tempo estimado: 30 min
É mais prático identificar essas estratégias mais gerais como um grupo. Depois as divida em grupos menores para examinar em detalhes o próximo nível de estratégias que apoiam as de nível superior.
Resista à tentação de se autocensurar ou pensar demais neste estágio. Trate o documento como algo em constante evolução que será refinado ao longo do tempo.
Desenvolva uma ramificação das estratégias específicas da empresa, de cima para baixo
Pode ser difícil alinhar o que sua empresa define como estratégia nos dois níveis superiores. Mas se você já pensa nisso há algum tempo e escolheu as partes interessadas certas, talvez seja possível ir mais fundo.
Escolha uma de suas estratégias de nível superior e a divida nos subtipos que a sustentam. Quando chegar ao ponto em que o caminho deixou de estar claro, é hora de parar.
Acompanhamentos
Libere o potencial da estratégia com o Atlassian Focus
With Atlassian Focus, it’s now easier to:
- Definir, gerenciar e repetir a estratégia corporativa criando áreas estratégicas de foco.
- Conectar as prioridades estratégicas da empresa às metas, ao trabalho, aos cargos e aos fundos.
- Garantir visibilidade e transparência nas prioridades estratégicas em toda a empresa.
Ainda tem dúvidas?
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