La guía para la gestión de contenido empresarial (ECM)
Índice
¿Qué es la gestión de contenido empresarial?
Tradicionalmente, la gestión de contenido empresarial (ECM) se limitaba a la parte administrativa y servía como una forma no estructurada, aunque centralizada, para gestionar una miríada de contenido. Sin embargo, en los últimos años, la ECM ha experimentado un cambio y tiene un papel más interactivo en la empresa.
El papel está a punto de extinguirse, ya que la digitalización se está convirtiendo en la nueva realidad. El aprendizaje automático, la tecnología en la nube y la capacidad móvil ofrecen nuevas oportunidades a las empresas. Igualmente, existen nuevos tipos de contenido (vídeo, audio, redes sociales) que difuminan las líneas de la ECM tradicional. Debido al cambio producido, muchos líderes de opinión del sector se preguntan si es hora de replantear la forma en que definimos la ECM.
En el panorama empresarial actual, existen varias definiciones de lo que es la ECM y el papel que desempeña, pero en Atlassian, la gestión del contenido empresarial (ECM) se define como el proceso colaborativo mediante el cual se gestiona y se implementa digitalmente la información de una empresa para respaldar sus procesos y objetivos empresariales, garantizando que esa información sea fácilmente accesible y útil en cualquier momento del ciclo vital del contenido. El sistema de ECM adecuado te ayudará a automatizar los procesos, aumentar la productividad y animar a los equipos de tu empresa a colaborar mejor.
¿Cómo funciona un sistema de software de ECM?
El contenido está en todas partes. Creamos documentos, correos electrónicos, hojas de cálculo, presentaciones y otros materiales más rápido y en mayor cantidad que nunca. Y es fácil entender por qué. A medida que más y más personas en todo el mundo colaboran, compartir la información precisa es fundamental. Esta colaboración exige un acceso compartido e inmediato a los documentos, archivos y otros recursos.
Gran parte de ese contenido está en el correo electrónico, en el disco duro, en algún archivo o en cualquier otro lugar. A medida que ese contenido no estructurado aumenta, las empresas grandes y pequeñas dedican una cantidad cada vez mayor de recursos a gestionarlo.
La idea detrás de una plataforma de ECM es bastante sencilla: ofrecer a todos los miembros de la organización un acceso fácil a toda la información necesaria para tomar decisiones, completar proyectos y trabajar con la máxima eficiencia. Una vez implementada, te preguntarás por qué nadie había pensado antes en ello.
La ECM pone fin a los documentos en papel y los sistemas de archivos relacionados. Coge todas las pilas de contenido impreso que puedas tener (desde facturas, currículums y contratos hasta correspondencia e informes de investigación) las digitaliza y las almacena en un repositorio seguro. Y te ayuda a mantener los archivos electrónicos organizados, con lo que se consigue mejorar la colaboración y el uso compartido. Se acabaron los sobres de manila. Se acabaron los cortes por papel. Más árboles suspiran de alivio.
Pero la ECM no es solo un sistema de archivado ecológico e interesante. Es un proceso que abarca el ciclo vital del contenido, desde la recopilación de la información hasta su publicación y archivado. Y luego, tras un período de almacenamiento determinado, los archivos se eliminan. Porque, oye, ¿quién quiere guardar un montón de archivos inservibles que acumulan espacio?
Los eficientes sistemas de ECM suelen ahorrar todo ese molesto tiempo de inactividad dedicado a buscar cosas. Organizan los archivos digitales existentes en una ubicación central y almacenan los metadatos de los documentos en carpetas. Como consecuencia, el contenido está fácilmente disponible para las personas adecuadas en el momento preciso. Los usuarios con privilegios de acceso pueden incluso realizar búsquedas de texto completo para encontrar los documentos específicos. Independientemente del dispositivo, se les permite leer, editar o imprimir una copia cuando la necesiten en cualquier lugar. También pueden usar el sistema de ECM para buscar palabras o frases en los documentos almacenados.
Todas las funciones empresariales ahora requieren una gestión de contenido
Al principio, las organizaciones utilizaban exclusivamente la ECM para reducir el uso de papel y agilizar la presentación. Pero su rol se ha hecho mucho más importante.
Una solución de ECM sólida reduce el tiempo y los costes asociados con la gestión de documentos a lo largo de sus ciclos de vida, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas de retención de registros. Si te encargas de las preguntas de los clientes, la ECM pone las respuestas al alcance de tu mano. También automatiza las tareas manuales: fotocopiar, arrastrar, soltar y la entrega en mano. Puede aumentar la seguridad restringiendo el acceso a archivos y carpetas. Y puede permitir que los departamentos individuales controlen el acceso; por ejemplo, restringiendo la información de recursos humanos al personal de RR. HH.
ECM. Ahora disponible en distintas variedades
Hoy en día, incluso el acrónimo "ECM" ha llegado a incluir una amplia gama de servicios. Para saber de qué forma concreta podría ayudar a tu empresa, considera estos tres tipos de ECM.
- Gestión de contenido web
La gestión de contenido web permite controlar la apariencia de los sitios a personas específicas. Lo utilizan las organizaciones con sitios web relativamente complejos y directrices de marca estrictas, lo que ofrece al personal correspondiente la posibilidad de actualizar, modificar y publicar fácilmente el contenido de los sitios respetando las directrices. - Gestión de contenido colaborativo
La gestión de contenido colaborativo permite acceder a varias personas a un solo documento (p. ej.: un documento legal) y modificarlo. Es ideal para las organizaciones que deben gestionar proyectos en los que participen distintas partes interesadas. La gestión de contenido colaborativo facilita el trabajo en equipo y, al mismo tiempo, se encarga de mantener y actualizar la versión más reciente del documento. - Gestión de contenido transaccional
La gestión de contenido transaccional está diseñada para organizaciones que utilizan repetidamente distintos tipos de contenido como, por ejemplo, registros, documentos en papel y archivos digitales. Las soluciones de gestión de contenido transaccional recopilan contenido de distintos canales, lo clasifican, lo almacenan, crean un flujo de trabajo automatizado para garantizar que el usuario adecuado reciba el contenido en el momento preciso e, incluso, eliminan los documentos cuando no se necesitan, todo ello mientras se integran a la perfección con otras aplicaciones y bases de datos, garantizando que todo el contenido esté disponible en toda la empresa.
¿Por qué la ECM es tan importante?
Pon orden en el caos. En el mundo actual basado en los datos, es primordial.
En todas las industrias y sectores de servicios, las soluciones eficaces de gestión de contenido para toda la empresa mejoran los procesos diarios y minimizan los gastos generales. Desempeñan un papel crucial a la hora de deshacerse del contenido que nadie necesita, incluyendo los archivos duplicados y la información desactualizada. En un nivel aún más práctico, ayudan a reducir el espacio de almacenamiento y la cantidad de papel que requieren las empresas papeleras, así como la cantidad de correos enviados.
Minimiza los riesgos de una mala comunicación
Sea cual sea la misión de tu organización, la ECM es la clave para eliminar los procesos ad hoc que puedan exponerte a riesgos de cumplimiento normativo, provocar la pérdida de oportunidades de ingresos y reducir la productividad. Es una herramienta importante para superar los cuellos de botella informativos y para que puedas comunicarte con mayor claridad.
Obtén una preciada tranquilidad
Lo más importante es que los sistemas de ECM pueden ser la primera línea de defensa contra las amenazas a las que nos enfrentamos en un mundo cada vez más interconectado. La ECM obliga a las organizaciones a gestionar y supervisar el contenido (todo el contenido) para que el personal correspondiente pueda responder con mayor eficacia y protegerse contra las filtraciones de datos y el fraude financiero.
Funciones principales de las herramientas de gestión de contenido
Reducir los costes de almacenamiento permitiéndote almacenar exactamente lo que necesitas y deshacerte de lo que no
Reducir los costes operativos mediante la reducción de los costes de almacenamiento y la mejora de los flujos de trabajo que se derivan del traslado de materiales a formatos electrónicos
Impulsar la productividad poniendo la información adecuada en las mejores manos en el momento preciso y permitiendo la automatización de las tareas rutinarias
Mejorar la satisfacción de los clientes ofreciendo al personal un fácil acceso a la información que los clientes necesitan
Mejora de los procesos de toma de decisiones, lo que permite a las organizaciones reducir costes, mejorar la eficiencia y aprovechar las oportunidades de manera oportuna
Garantizar la continuidad de las operaciones empresariales, pase lo que pase, gracias a las copias de seguridad de las cuentas, los archivos, el almacenamiento seguro y el proceso de recuperación ante desastres
Poniéndose manos a la obra: implementación
Antes de decidir implementar la ECM, conoce el estado actual de tu organización haciéndote algunas preguntas.
- Considera tus objetivos empresariales a corto y largo plazo. ¿Cómo te ayudará un sistema de ECM a cumplir esos objetivos?
- ¿Cómo gestiona actualmente tu organización los distintos tipos de contenido?
- Si ya tienes una solución de ECM, ¿cómo funciona? Planifica los procesos empresariales que ya estén en marcha.
- ¿Cómo se mueve la información en la empresa, entre las personas, los departamentos y los sistemas?
- ¿Hay departamentos o unidades empresariales que hayan creado sus propias soluciones de gestión de contenido?
- ¿Hay algún departamento que pueda haber establecido una operación de TI en la sombra y, por lo tanto, se resista al cambio? (¡Es un buen momento para subirlos al carro!)
- De hecho, es el momento de prestar atención a todas las personas que muevan, estén en contacto, lean, creen o que, de una forma u otra, necesiten acceso al contenido. Todos los participantes importan, ya sean usuarios internos, clientes, proveedores o socios.
Al documentarlo todo, conseguirás la claridad necesaria para crear y administrar un sistema de gestión de contenidos que sea seguro, cumpla con la normativa y las directrices de la empresa y satisfaga las necesidades de todas las secciones de la organización.
Analiza tus necesidades de contenido y gestión
Una vez que realices las diligencias correspondientes, saca algunas conclusiones sobre cómo se crea el contenido y dónde se almacena. ¿Quién tiene acceso? ¿Cómo lo recuperan los individuos y los departamentos? ¿Quién necesita qué y cuándo?
A partir de ese análisis, deberías tener una idea bastante clara del entorno existente y deberías poder clasificar tus datos. Hacerlo puede ayudar en gran medida a determinar quién necesita acceder a determinada información, qué contenido hay que guardar y qué se puede eliminar o desechar.
En ese momento, deberías tener una idea clara del tipo de solución de ECM que necesitas. Y ya puedes empezar a elegir el proveedor y el software que te ayuden a alcanzar tus objetivos.
Al clasificar los datos y saber quién los necesita, dónde y cuándo, te asegurarás de que tu plataforma de ECM responda a las necesidades de todos los interesados. Lo cual, por supuesto, aumenta el uso por parte de los usuarios y facilita la implementación de los cambios.
Cuando implementes una solución de ECM, incluso con la ayuda de algún proveedor, te enfrentarás a algunas interrupciones en tus procesos de trabajo habituales. Aquí tienes una práctica lista de verificación que te ayudará a lograr una implementación fluida.
- Concéntrate primero en las áreas clave. Define prioridades. Al menos al principio, evita distraerte con problemas innecesarios o que no proporcionen un valor inmediato.
- Muestra a todo el mundo lo que recibirás a cambio. Cuantifica los resultados esperados, en términos financieros y prácticos, para la organización.
- Invita a la participación. Deja que todos se suban al carro. Es decir, todos los departamentos que se verán afectados, lo que normalmente significa todo el mundo.
- Habla de ello. Mucho. Comparte la idea, los resultados deseados y las expectativas que tienes para la nueva plataforma. Y no te olvides de escuchar, ofrece la posibilidad de hablar a los demás.
- Decide lo que necesitas. Habla con tu proveedor de servicios. Al implementar la solución, puede que ya no necesites cierto hardware o alguna otra infraestructura como, por ejemplo, ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes, redes o software en la nube.
- Hazlo tuyo. Crea un único equipo dedicado al proceso de implementación. Haz que los miembros de ese equipo estén al tanto de todos los detalles. Asegúrate de que participan en todos los pasos.
- Establece las reglas. Elige quién tendrá acceso a la información y establece políticas para su uso. Incluye los ciclos vitales recomendados para los datos y los procedimientos y cómo descartarlos cuando no sean necesarios.
- Pruébalo antes del lanzamiento. Cuando la nueva plataforma esté lista, selecciona un grupo de usuarios para probarla en un entorno real. Luego retoca, soluciona problemas o celébralo si es necesario.
- Permanece flexible. Cualquier tecnología o proceso nuevo necesita un período de adaptación. Así que dale tiempo. Deja que los miembros de la organización se familiaricen con ello. Y mantente dispuesto a realizar ajustes. Programa reuniones periódicas para revisar las aportaciones de todos los participantes.
¿Qué debe permitirte hacer una buena solución de ECM actualmente?
Tanto si vas a implementar una solución de ECM como si vas a mejorar una existente, ten en cuenta que esta debería hacer mucho más que simplemente mejorar la forma en que "gestionas las cosas". Diseña e implementa el sistema para que ayude a las personas de tu organización a:
- Guardar y almacenar el contenido de forma segura
- Encontrar y utilizar el contenido cuando lo necesiten, en cualquier lugar
- Ser más eficientes y productivas a diario gracias al acceso fácil
- Recopilar cualquier tipo de archivo desde cualquier ubicación y almacenarlo y clasificarlo automáticamente
- Moverse fácilmente entre la plataforma de ECM y los demás sistemas empresariales
- Informar sobre cómo se utiliza la información en la solución de ECM
El futuro de la gestión de contenido empresarial
Cada vez más equipos combinan herramientas de colaboración social en la forma en que abordan la ECM, porque no solo se trata de gestionar la información de la empresa, sino de crear una cultura integrada y una plataforma que corresponda donde todos participen en la manera de recopilar, almacenar y utilizar la información.
El contenido se cultiva en un ecosistema digital
En su informe del Cuadrante Mágico de 2017, Gartner acuñó un nuevo término para evaluar esta área: "Plataforma de Servicios de Contenido", y la describió como "una evolución del Cuadrante Mágico de la Gestión de Contenido Empresarial (ECM)".
Hay dos cosas que saltan inmediatamente a la vista en esta "evolución"; una de ellas es que la ECM no se puede limitar a la mera gestión de contenido. Cubre un mayor rango de funciones como la gestión, la organización, la capacidad de búsqueda, la aplicación y los componentes. En segundo lugar, es cada vez más importante para los equipos contar con una plataforma digital que proporcione infraestructura para lo que antes no estaba estructurado, una herramienta que ofrezca funcionalidad y flexibilidad y permita que el ciclo vital del contenido sea más interactivo.
La optimización de las herramientas y los procesos de ECM dentro de una plataforma unificada de digitalización ayudará a los equipos a cumplir los plazos y, lo que es más importante, les brindará la oportunidad de crecer.
Colaboración de contenido sin límites
Lo que antes eran sistemas y repositorios autónomos ahora son servicios abiertos que se pueden adaptar continuamente para satisfacer las necesidades cambiantes del cliente. El software de colaboración social ha tenido un enorme impacto en la forma en que los equipos integran el contenido y la información en su trabajo diario. Y la capacidad de estar en sintonía con tu equipo, colaborar en tiempo real y utilizar un proceso de navegación uniforme supone una diferencia aún mayor en la eficacia de tu software de ECM.
Una solución de ECM debe ser capaz de proporcionar los medios para derribar barreras con una plataforma de contenido abierta que abarque una variedad de aplicaciones y permita a los equipos aprovechar las ventajas de un paquete de productos interactivos.
Implementaciones de ECM en la nube
Los avances en las tecnologías móviles, en la nube y de análisis, así como la integración continua de las herramientas de colaboración social, han ampliado las expectativas de lo que puede hacer una herramienta de ECM. La cantidad de contenido que se crea y se almacena puede ser asombrosa y, con el tiempo, estas mejoras tecnológicas facilitarán el uso y la movilidad del contenido entre los usuarios finales. Todos estos indicios presagian la implementación en la nube como el principal medio para mejorar la eficacia de la ECM.
El traslado de la ECM a una plataforma basada en la nube permite a las organizaciones evitar los costes iniciales de implementación e infraestructura, mitigar los gastos en personal y, en última instancia, reducir el coste total de propiedad de almacenamiento y gestión del contenido.
Además de una importante reducción de costes, las organizaciones que deseen mejorar la facilidad de uso y la accesibilidad de su ECM descubrirán que la implementación en la nube ofrece precisamente eso. Trasladar la herramienta de ECM a la nube facilita aún más a los miembros del equipo el almacenamiento, la recuperación y el uso del contenido cuando viajen o trabajen desde casa.
La automatización (si aún no está implementada) es inminente
Si bien parece que los temas de automatización y aprendizaje automático forman parte de todas las conversaciones sobre la mejora de los procesos de trabajo, sirven como contrapartes naturales de la ECM.
Considerando el tiempo y los recursos necesarios para facilitar la recopilación, la organización, el almacenamiento y la gestión continua de los documentos, es fácil entender por qué la automatización inteligente tiene tanto impacto en la forma en que los equipos interactúan con la información. Ayuda a eliminar tareas rudimentarias, reducir el tiempo de procesamiento y, lo más importante, a proporcionar la información adecuada a las personas necesarias en el momento preciso. Además, la capacidad de asimilar y clasificar metadatos es cada vez más importante para las organizaciones. Lo que normalmente podría ser un proceso lento y laborioso puede suponer una ventaja frente a la competencia.
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