Avant de réunir toute votre équipe pour discuter de vos capacités, donnez à chacun des devoirs à faire individuellement. Demandez à chacun de noter toutes les choses qu'il réalise au cours d'une semaine normale, ainsi qu'une estimation du nombre d'heures qu'il consacre chaque semaine à chaque tâche. Il est conseillé de demander à votre équipe de faire cela avant de se réunir afin qu'elle puisse consulter son calendrier, sa boîte de réception, ses canaux de chat et ses tickets pour obtenir une idée aussi précise que possible.

Une fois que vous aurez donné à chacun le temps nécessaire pour esquisser ses semaines moyennes, rassemblez l'équipe pour une réunion. Commencez par expliquer pourquoi vous parlez de la bande passante. Vous prévoyez un nouveau projet ? Vous êtes en train de déterminer comment intégrer un nouveau membre à l'équipe ? Vous essayez de fixer de meilleures limites ? Expliquez clairement votre objectif afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Ce contexte permettra à chacun d'être beaucoup plus honnête sur ses propres heures et sa disponibilité (plutôt que de se sentir concerné par le fait que cela pourrait lui causer des ennuis)

Il est temps pour chacun de sortir ses devoirs et de compter ses heures. Toutes ses activités (du temps d'administration aux pauses café) doivent être incluses. Votre objectif est de connaître le nombre total d'heures de travail de chaque membre de l'équipe. 

Ensuite, vous découvrirez quel pourcentage de son temps chacun a consacré à des projets à proprement parler en divisant les heures consacrées aux projets par le nombre total d'heures de travail identifiées. 

Prenez le temps de parler de ces chiffres ensemble. Sont-ils conformes à ce que vous attendiez ? Ces pourcentages correspondent-ils aux objectifs de votre équipe ? Ou consacrez-vous beaucoup plus de temps à d'autres tâches (comme le travail administratif, par exemple) que vous ne l'aviez prévu ? Cette conversation ouverte vous aidera à repérer les domaines dans lesquels vous pourriez apporter des ajustements et optimiser le temps de votre équipe.

Dans le tableau, indiquez le rôle de chacun des membres de l'équipe, leur nom, le pourcentage de temps et le nombre total d'heures hebdomadaires qu'ils consacrent aux projets. 

Pour vous faire une idée globale des capacités de votre équipe, regroupez les rôles similaires afin de pouvoir additionner les heures pour ce poste, et inscrivez ce total dans la colonne de la somme par rôle. Vous saurez ainsi combien de temps vos ingénieurs, par exemple, consacrent à des projets.

Maintenant que vous avez une idée plus précise de l'emploi du temps de votre équipe et de la bande passante dont elle dispose, vous devez utiliser ces nouvelles informations pour prendre des décisions éclairées sur les personnes qui peuvent être assignées à des projets futurs ou en cours. Cela vous aidera à aligner les compétences des membres de votre équipe sur des tâches spécifiques, à faire correspondre les tâches aux objectifs généraux de votre équipe, et à éviter le stress et l'épuisement qui se produisent lorsque vous surchargez une personne déjà éparpillée.