Modèle Procès-verbaux de réunion gratuits

par Atlassian

Définissez l'ordre du jour des réunions, prenez des notes et partagez des éléments d'action avec votre équipe.

FONCTIONNALITÉS CLÉS

Note Taking

Planification des tâches

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CATÉGORIES

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Marketing et ventes

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Nous avons tous déjà quitté une réunion en pensant : « je viens de perdre X minutes de ma vie ». Dans ce cas, il est important de déterminer pourquoi la réunion n'a pas été efficace. C'est peut-être parce que la réunion n'avait pas d'objectif clair ou n'impliquait pas les participants nécessaires.

Il est crucial de prévenir ces problèmes pour favoriser l'action au sein de votre entreprise. L'un des moyens de remédier à l'inefficacité des réunions est de commencer à utiliser un modèle de procès-verbal de réunion, un document structuré qui enregistre l'avancement et les points clés des réunions.

Nous avons compilé un modèle de procès-verbal de réunion pour vous aider, vous et votre équipe, à mieux vous préparer aux réunions. Il inclut tous les éléments nécessaires pour une réunion efficace : participants, ordre du jour, sujets de discussion et éléments d'action.

Utilisez le modèle de procès-verbal de réunion gratuit de Confluence pour préparer les réunions, rester organisé, prendre des notes, ajouter des éléments d'action et enregistrer les résultats.

Présentation
Avantages
Article pratique
Pourquoi Confluence ?

What are meeting minutes?

Meeting minutes are an official record of discussions and actions taken during a meeting. They typically contain the following information:

Meeting date and time
Participants and contact details
Meeting goals
Discussion topics
Action items
Decisions
Next meeting date and time

Meeting minutes aren't simply meeting transcripts. They cover essential meeting highlights and summarize what was discussed and accomplished during the meeting.

Meeting minutes tips

Atlassian’s meeting minutes template effectively captures notes, tracks discussions, and documents next steps. Some other ways to ensure your meeting minutes don't go to waste include:

Promptly sharing meeting notes

Ensure meeting notes are shared with relevant coworkers and team members as soon as possible. Quick distribution can keep the action items relevant and remind people of their responsibilities.

Gathering feedback and confirmation

Depending on the scope and purpose of your meeting, you may want to invite participants to review the meeting notes beforehand. Encourage team members to leave notes or confirm they understand their assignments.

Making multiple meeting minutes templates

You can make separate meeting minutes templates for different purposes. For example, you may have one meeting minutes template for informal meetings and a different template for team meetings. You'll want all your meeting minutes templates to have a similar format for consistency.

Use AI tools

Consider using AI tools or virtual meeting assistants to assist with note-taking. Various tools use AI to pull key meeting takeaways and produce action items. Leveraging these tools is an effective way to record your meeting minutes without having to designate a note-taker.

Why use a meeting minutes template?

There are several benefits to using a meeting minutes template. And, no, it's not just another document that your colleagues won't use. An effective meeting notes template can become a useful record-keeping tool. Some of the benefits include:

Enabling consistency

A meeting minutes template can provide a clear path to record valuable information from every meeting. The high level of consistency ensures that all essential points are covered.

Providing structure

When someone is in charge of taking meeting notes, a meeting minutes template can make it easy for them to understand their task—allowing them to focus on recording the minutes instead of figuring out how to organize their notes.

Ensuring clarity

A well-designed meeting minutes template ensures readability, which is crucial for effectively communicating meeting outcomes. Clear meeting notes help people who missed the meeting understand what happened and aid in future employee training.

Driving action

Meeting minutes record actions taken and responsibilities assigned. You can use these meeting notes to hold people accountable for action items or review previous meeting minutes to measure progress. A meeting minutes template has a variety of uses beyond record-keeping. It's a useful tool to catch up on previous meetings, hold team members accountable, and review progress.

Comment utiliser le modèle de notes de réunion

Étape 1 : Avant tout, assurez-vous que la réunion est vraiment nécessaire

Before sending out the invitation, take a moment to craft a meeting agenda. This ensures you have all the necessary elements to make the meeting productive for yourself and your attendees. Be sure to add the agenda items in the meeting notes template to provide structure and clarity ahead of the meeting.

Étape 2 : Préparez votre démarche avant la réunion

Indiquez la date de la réunion, mentionnez les participants et indiquez les sujets de discussion avec leurs propriétaires respectifs dans le tableau. De la même manière que vous gérez les contrats, les pages d'instructions et tout contenu plus long qu'un tweet, assurez-vous d'avertir les participants si certains contenus nécessitent une prélecture obligatoire. Ajoutez également des liens informatifs que les participants pourraient trouver utiles, tels que les procès-verbaux des réunions précédentes.

Étape 3 : Partagez le procès-verbal de la réunion maintenant et gagnez d'innombrables minutes plus tard

Lorsque le nom de quelqu'un apparaît sur la page du procès-verbal de la réunion, cette personne est avertie dans Confluence et/ou par e-mail afin qu'elle puisse consulter vos notes. Évitez les maux de tête liés aux recherches en ajoutant la page du procès-verbal à l'invitation à la réunion. Si les données sont votre bouée de sauvetage dans ce monde de fous, vous pouvez consulter les analyses d'une page, qui vous indiquera tous ceux qui l'ont consultée. Si quelqu'un l'a encore dans sa liste de choses à faire et que sa lecture est obligatoire, vous pouvez envoyer un petit rappel amical.

Étape 4 : Limitez les sujets de discussion dans le temps et désignez un secrétaire

Si vous ne vous en chargez pas, demandez à quelqu'un de prendre des notes pendant la réunion sur les points de discussion, les éléments d'action et les décisions qui ont été prises. Vous êtes la raison pour laquelle tout le monde est réuni ici aujourd'hui, c'est donc à vous de maintenir la discussion dans les limites du temps imparti et de reporter les sujets non pertinents à plus tard. Une fois que vous avez tout couvert, passez en revue les principaux points à retenir, décidez des prochaines étapes et convenez des délais pour les éventuelles éléments d'action.

Étape 5 : Organisez-vous de la façon qui fonctionne pour vous

Créez une page en utilisant le modèle de procès-verbal de réunion et laissez Confluence s'occuper du reste. Confluence conserve automatiquement un index de toutes les notes de réunion dans la barre latérale pour en faciliter l'accès. Vous pouvez démarrer une page parent dans l'arborescence et glisser-déposer les pages de réunions pertinentes dans l'ordre qui vous convient. N'oubliez pas d'informer vos participants de l'existence de la page afin qu'ils puissent s'y référer à l'avenir.

Streamline your meetings with the free meeting minutes template in Confluence

Using a Confluence meeting minutes template ensures your meetings are productive and organized. This structured document helps capture essential information such as attendees, agenda, discussion topics, and action items, leading to better preparation and follow-up. It also enhances clarity, accountability, and consistency, making it easy for team members to stay informed and on track.

Confluence's integration with other tools and its easy sharing capabilities streamline the process, saving time and helping your team drive results effectively.

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