Pour tirer le meilleur parti de cet exercice, fournissez ce modèle à chacun des membres de votre équipe et donnez-leur le temps nécessaire pour que chacun puisse le remplir individuellement. Ils auront beaucoup plus de facilité à se faire une idée plus précise de leurs préférences s'ils peuvent le remplir en une semaine environ, plutôt que d'essayer de parcourir en une seule fois les 11 lignes du modèle (qui questionnent sur tout, des dictons favoris aux plus grands défis). 

Lorsque vous distribuez ce modèle aux membres de votre équipe, n'oubliez pas de leur donner du contexte sur la raison d'être de cette activité. Il ne s'agit pas de mettre en évidence les défauts des personnes ou de les faire douter d'elles-mêmes. Il s'agit plutôt d'un moyen pour vous tous d'apprendre à mieux vous connaître et d'améliorer la collaboration.

Le moment est venu d'inscrire une réunion d'équipe au calendrier. Rappelez à chacun qu'il doit apporter son propre modèle de manuel d'utilisation à cette réunion, car ce sera votre principal sujet de conversation.

Le but de cette réunion est de donner à chacun la possibilité de partager ce qu'il a rempli dans son propre modèle. Si votre équipe est grande, vous pouvez gagner du temps en vous divisant en petits groupes. Mais si votre équipe est plus petite, une conversation avec toute l'équipe peut aider à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Tout le monde, même les personnes qui ne seraient normalement pas enclines à faire valoir leurs préférences ou leurs attentes, doit parcourir ce qu'il a rempli dans son manuel d'utilisation. 

La conversation devrait être ouverte. Encouragez les membres de votre équipe à se poser mutuellement des questions pour clarifier les choses, et à offrir leurs points de vue et leurs observations (à condition qu'ils soient polis et professionnels, bien sûr) sur leurs propres expériences de travail avec cette personne.

Les manuels d'utilisation ne servent que lorsque votre équipe les utilise. Il ne faut pas en discuter une seule fois lors d'une réunion bien intentionnée, puis leur laisser prendre la poussière.

Stockez-les dans un endroit sûr et accessible, où toute votre équipe pourra facilement s'y référer. Vous pouvez les associer à la page d'accueil de votre équipe ou à un autre document interne. Ces manuels contiennent des tonnes d'informations précieuses, qui aideront votre équipe à collaborer plus efficacement et lui permettront de mettre la main sur ces données lorsqu'elle en aura besoin.

Non seulement votre équipe, mais aussi ses préférences vont continuer d'évoluer. Vous ne voulez pas que les gens se sentent enfermés dans les informations qu'ils ont répertoriées il y a deux ou trois ans.

Fournissez ce modèle à tous les nouveaux membres de l'équipe et demandez-leur de partager leurs coordonnées avec les autres coéquipiers. Vous pouvez donner aux autres membres de votre équipe la possibilité de discuter en même temps des dernières mises à jour de leur propre manuel d'utilisation, afin que les gens disposent toujours des informations les plus récentes sur les méthodes de communication et de collaboration.