Vous devez être capable de voir toutes les tâches que votre équipe doit accomplir avant d'essayer de toutes les hiérarchiser. Dans votre backlog, consignez une liste complète des tâches de votre équipe dans le cadre de votre projet, afin de pouvoir référencer chacune d'elles au moment de créer votre matrice.

L'essentiel ici est de ne répertorier que les objectifs clés sur lesquels votre équipe s'est mise d'accord. Ajouter trop d'objectifs pourrait détourner l'attention de votre projet. Il vaut donc mieux n'en ajouter que quelques-uns. Vous utiliserez vos objectifs comme point de référence pour placer chaque tâche. Ils devraient donc être écrits et disponibles juste au-dessus du tableau.

Cette partie devrait prendre le plus de temps, car vous et votre équipe devez déterminer le niveau d'impact et d'effort de chaque tâche sur vos objectifs. Quelles tâches génèrent le plus de valeur ajoutée pour vos objectifs ? Certaines sont-elles plus urgentes que d'autres ? À quelles conséquences risquez-vous de faire face si vous donnez la priorité à une tâche par rapport à une autre ? Vous devez aborder ces questions dans le cadre d'une discussion de groupe avec l'équipe. Elles peuvent vous aider à déterminer la portée de chaque tâche à partir de la liste que vous avez créée précédemment.

En fonction de la couleur de chaque tâche, indiquez-la sous À faire (cases vertes), Souhaitable (cases jaunes) ou Non acceptée (cases rouges). À partir de la matrice et de ces listes, votre équipe sera en mesure de visualiser les priorités de votre projet et d'agir en conséquence pour que le travail avance le plus efficacement possible.

Il est important de communiquer l'état et les résultats de chaque tâche à l'ensemble de votre équipe, aux parties prenantes et à toute autre personne dont le travail pourrait être concerné. Mentionnez (avec @) un membre de l'équipe pour chaque tâche, et fixez une date à laquelle vous pouvez le contacter avec des questions et discuter des éventuels risques ou préoccupations.