Avant de vous lancer dans le modèle, donnez un devoir aux principaux membres de votre équipe. Demandez-leur de prendre un peu de temps pour réfléchir ensemble au public auquel vous vous adressez. Des équipes en aval à votre sponsor exécutif : avec qui communiquez-vous régulièrement ? Donnez à chacun quelques jours pour établir sa propre liste. Puis rassemblez l'équipe pour élaborer le plan.

Utilisez la section Objectifs du modèle afin de fournir du contexte et des précisions à tout le monde en exposant vos objectifs pour votre plan de communication avec les parties prenantes. Ce plan doit aller au-delà d'un objectif superficiel comme « mieux communiquer » (sérieusement ?) et développer les objectifs que vous souhaitez réellement atteindre. Vous souhaitez instaurer une plus grande confiance avec vos parties prenantes ? Réduire les goulots d'étranglement que vous rencontrez ? Réduire le nombre d'erreurs ? Prenez note de ces objectifs avant de passer au reste du modèle.

Discutez ouvertement des publics que vous avez chacun identifiés et créez une liste principale. Notez-les dans la colonne de gauche du tableau Parties prenantes.

Dans la colonne de droite, énumérez les méthodes de communication que vous utilisez actuellement avec chaque partie prenante. Vous utilisez principalement les e-mails pour communiquer avec votre conseil d'administration et les messages instantanés pour communiquer avec les équipes partenaires ? Notez ces spécificités ici.

Choisissez à présent l'une de vos parties prenantes et commencez par cette simple question : à quelle fréquence devriez-vous communiquer avec ce public ?

Par exemple, si votre conseil d'administration n'a besoin que d'une mise à jour mensuelle, inscrivez-le dans la colonne Public en regard de la ligne « mensuel ». Parcourez les colonnes pour obtenir les détails de votre tableau. Quelles méthodes allez-vous utiliser ? Que devez-vous leur communiquer ? Ajoutez dans le modèle tous les liens pratiques auxquels vous souhaitez faire référence ou que vous souhaitez partager avec votre public afin de centraliser toutes ces informations. Procédez de la même manière pour toutes vos parties prenantes.

Vous n'arriverez peut-être pas à mettre au point votre plan de communication avec les parties prenantes en une seule réunion, et ce n'est pas grave. La section Actions en cours du modèle contient assez d'espace pour que vous répertoriiez tout ce qu'il reste à faire.

Par exemple, vous allez peut-être vous pencher sur une plateforme spécifique qui facilite la communication avec les fournisseurs externes. Dans cette section, indiquez cela comme une action en cours, afin de vous rappeler de le faire. 

Vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation de ce plan de communication avec les parties prenantes ? Découvrez ce scénario.