Vous n'organisez pas cette réunion uniquement pour le plaisir de vous voir régulièrement. L'une des manières de maintenir l'intérêt des gens pour une réunion récurrente est d'en définir clairement l'objectif. Ainsi, tout le monde sait que la réunion vise un objectif clair, et n'est pas uniquement là pour leur faire perdre leur temps. Au début de chaque réunion (quel que soit le nombre de fois où vous l'avez organisée auparavant), prenez le temps de fournir un bref aperçu et d'indiquer les objectifs de la réunion, les principaux participants et les processus. Notez ces détails dans la section Aperçu de la réunion du modèle, afin que chacun dispose du contexte en examinant les minutes précédentes.

Vous avez l'impression de sortir de chaque réunion avec une longue liste de choses à faire ? C'est normal. En fait, c'est positif, car cela signifie que vous accomplissez de réels progrès pendant ces séances. Dans la section Éléments d'action en cours de ce modèle, vous pouvez utiliser une macro pour afficher tous les éléments d'action en cours pour toutes ces réunions. Il vous suffit de saisir « /rapport de tâche », et toutes les actions non vérifiées s'afficheront, qu'elles proviennent de la réunion d'hier ou de celle organisée il y a deux mois. Veillez à cocher fréquemment les éléments d'action, afin que tout le monde sache ce qui reste à faire.

Vous voulez connaître le secret d'une réunion productive ? C'est simple : le programme. Vous devez avoir une idée précise des points à aborder et des décisions à prendre avant de réunir tout le monde. Vous devez également demander à l'avance aux participants s'ils souhaitent aborder certains points. Utilisez la section Minutes de la réunion du modèle pour indiquer la date de votre réunion, étiqueter vos participants, puis dresser la liste des points à l'ordre du jour. Vous pourrez ainsi hiérarchiser vos sujets de conversation et garder le cap.

Même si vous pensez avoir une mémoire prodigieuse, se souvenir de ce qui se passe lors de chaque réunion récurrente semble pour le moins laborieux. Quelles décisions ont été prises ? Quelles tâches ont été identifiées ? La dernière colonne de la section Minutes de la réunion vous permet d'enregistrer un compte rendu détaillé de ce qui s'est passé au cours de la réunion. Saisissez « /élément d'action » pour ajouter et assigner des tâches, et « /décision » pour consigner une décision prise lors de cette réunion. Fini le casse-tête pour se souvenir des moindres détails.