Modèle de journal des tickets

Définissez l'objectif du journal des tickets en précisant les types de tickets que vous avez l'intention de recenser (par exemple, des problèmes ou des demandes de changement) et la phase du projet qu'il couvre. De la même manière, un product owner décrit le périmètre initial du projet avant le début des travaux. Vous devrez prendre en compte l'étendue du journal des tickets pour vous assurer qu'il s'agit d'un outil précieux et informer tout le monde de la manière dont l'équipe va l'utiliser.

Déterminez les informations essentielles que vous souhaitez saisir et créez des champs obligatoires. Ces champs dépendent de votre processus de résolution des tickets, mais incluent généralement la description, la priorité, l'état et le propriétaire du ticket. Voici quelques champs clés que vous pourrez inclure :

• Numéro du ticket : donnez à chaque ticket un identifiant unique pour qu'il soit plus facile de le rechercher.
• Description du ticket : écrivez une explication concise, mais détaillée du problème.
• Date d'enregistrement : notez la date à laquelle un membre de l'équipe a signalé le ticket pour la première fois.
• Rapporteur : nommez la personne qui a initialement signalé le ticket.
• Propriétaire : nommez la personne ou l'équipe qui va résoudre le ticket.
• État : documentez l'état actuel du ticket (par exemple, ouvert, en cours, résolu, fermé ou différé).
• Priorité : enregistrez le niveau d'importance du ticket (par exemple, élevé, moyen ou faible).
• Gravité : identifiez l'impact potentiel du ticket sur le projet (par exemple, critique, majeur ou mineur).

La possibilité de documenter les tickets est l'un des avantages du journal des tickets. Un autre avantage est sa capacité à suivre les tickets jusqu'à leur résolution. Utilisez le journal des tickets pour suivre le flux des tickets, depuis le moment où quelqu'un les détecte jusqu'à leur résolution. Ce système permettra d'enregistrer régulièrement qui a terminé le travail et comment il l'a fait.

La création d'un flux de travail défini clarifie le processus pour les membres de l'équipe et les parties prenantes. Décrivez les étapes à suivre et la manière de faire remonter les tickets lorsqu'aucune solution n'est évidente dans l'immédiat. Le modèle de journal des tickets est suffisamment personnalisable et flexible pour s'adapter à votre façon de travailler. Construisez donc le flux de travail en fonction de cela.

Partagez le modèle de journal des tickets aux membres de votre équipe et veillez à ce que tout le monde soit au courant de son existence et de son objectif. Le modèle doit être accessible depuis votre système de gestion du travail, afin que les utilisateurs sachent où le trouver et que la dernière version soit toujours disponible.

Pour éviter que votre journal des tickets ne devienne un document abandonné, établissez une cadence de révisions régulières pour le maintenir à jour. De la même manière qu'une équipe passe en revue les backlogs produit avant le début d'un sprint, les parties prenantes doivent passer en revue et mettre à jour le journal des tickets afin de garantir l'exactitude des rapports.