(事例) OfficeDrop における課題管理とアジャイル開発

*本ブログは ATLASSIAN blogs を翻訳したものです。本文中の日時などは投稿当時のものですのでご了承ください。
*原文 : 2011 年 4 月 21 日、Morgan Friberg 投稿 “(Case Study) Issue Tracking and Agile Development at OfficeDrop“

ボストンに本拠を置くスタートアップ OfficeDrop は、開発、カスタマーサービス、文書スキャンワークフローにアトラシアンの課題管理システムを使用しており、またマーケティングやその他の業務エリアにも JIRA の使用を拡大していこうと考えています。それから、アジャイルソフトウェア開発のために GreenHopper を使用しています。

OfficeDrop は、デジタルファイリングとスキャンソフトウェアの会社です。 文書をスキャンして、クラウド上にデジタルファイルを保存することを容易にします。アカウント内に保存したいものが何であれ、ユーザーはスキャンし、保存し、デジタルファイルとして整理するために OfficeDrop に文書を郵送することができます。

OfficeDrop の共同創立者兼チーフ・プロダクト・オフィサーである Anand Rajaram 氏と JIRA の使用方法について話ができることに興奮いたしました。

インタビュー

OfficeDrop は、クラウド型のファイリングシステム、スキャナーソフトウェア、文書スキャンサービスです。中小企業が、紙とデジタルファイルを管理する手助けをします。シンプルで簡単に使えるモバイル、ウェブ、デスクトップツールであり、ビジネスやホームオフィスにおいてクラウド上で、文書をキャプチャーし、整理し、発見し、安全に保管します。すべてのドキュメントはテキスト検索が可能で、従業員や顧客と共有することができ、 Google Docs、Evernote、FreshBooks といった他のクラウドサービスと接続することも可能です。

私たちが使い始めたときは、課題管理に Fogbugz のスタートアップ版を使用していました。アジャイル方法論を正式に採用してはいませんでした (ほぼ 3 人の創設者がハッキングをしていました)。製品を立ち上げた後、エンジニアリングチームをもっと構造的に、予測可能なように変更し始めました。スクラムを正式に開始しました。他の PM たちやアジャイルエバンジェリストとの会話に基づいて、スプリントの観点からリリースを計画し、速度を測定し、積極的に製品バックログを整理する必要があることを知りました。それが FogBugz の限界に気づいたときです。他の尊敬する企業が使用しているのを見て、JIRA と GreenHopper を使い始めました。

週末に設定を行い、最初のスプリントで実際に試してみて、とてもうまくいきました。エンジニアリングチームはとても気に入りました。エンジニアリングチームから使い始めたのは、アジャイル開発に近いことを行っていたからですが、その後、カスタマーサービスのような他のことにも JIRA ワークフローを拡張いたしました。

私は地元の WebSphere ユーザーグループを運営しており、また Java ユーザーグループのメンバーでもありました。JIRA について知ってはいましたが使用したことはありませんでした。私たちがスクラムを検討し、アジャイルを正式に導入する時に、JIRA がリストのトップにありました。さらに重要なことは、私が実際のユースケースになりたかったということです。HubSpot のエンジニアリング担当ディレクターである Yoav Shapira 氏に会い、スクラムをどのように始めたのかについて感じ取りました。彼らのアジャイルプロセスに JIRA と Confluence がフィットした様子を聞き、本当に良いと思いました。

普通であれば 2 つか 3 つの課題管理システムを評価しますが、尊敬する企業において実際に JIRA が使用されているのを見ることができたので、最初に試してとても上手くいったので決めようと思いました。カスタマイズについては、Confluence を社内の時間追跡のための報告システムと、請求書システムに接続しており、それはまた JIRA とも連係しています。それ以外では、とカスタムブランディングのために異なる色とロゴを用いてデザインを簡単に変更しています。

大きく 3 つの用途で JIRA を使用しており、全部で 15 のプロジェクトがあります:

一つ目は、エンジニアリング & システム運用です。私たちの製品はウェブベースで、iPad 向け、Windows スキャニングソフトウェア、Mac スキャナーソフトウェア、の製品があります。また、iPhone 向け、Android 向け製品も予定しています。各製品は JIRA 上でそれぞれ別のプロジェクトとして管理されており、GreenHopper も使用しています。 進行状況を追跡するためにダッシュボードやバーンダウンチャートを使用しています。チームは毎日のスタンドアップにおいてタスクボードを使用し、計画ボードは見積もりやプランニング・ポーカーを行う時に使用しています。エンジニアリングチームは、さまざまなクライアントから JIRA にアクセスしています。ある者はお気に入りの IDE から、別の者はウェブから、そして他の者はデスクトップクライアントを使用しています。私たちのクラウドインフラストラクチャを管理するシステム運用チームもまた、JIRA を使用しています。

二つ目は、カスタマーサービスです。私たちは顧客へのサービス提供方法にとても自信を持っています。顧客への報告という点で、厳格な SLA とフォローアップの方法を持っています。バグを修正するエンジニアへバグ報告をしてくれた顧客の目の前で、本当にバグを追跡できるようにしたいのです。顧客からエンジニアリングチーム、OfficeDrop サポートまで閉じたループがあるべきです。そしてそれが、私たちの顧客をサポートするために JIRA を使い始めた理由の一つです。

‘email this issue’ プラグインと共に JIRA を使いましたが、カスタマーサービスにおいてある制限に面しました。システムのユーザーでなければ、自動リプライを誰かに返す簡単な方法がないのです。その回避策に取り組んでいましたが、最近外部のカスタマーサポートシステムを Zendesk へ移し、Zendesk と JIRA を統合させました。それは、JIRA が本当に好きな点の一つです。もし JIRA がその機能を元々もっていなくても、その要望を満たすプラグインがほとんどいつでも見
つかるのです。そしてもしプラグインがなければ、パートナーが助けてくれます。それは本当に力になります。

最後は、ドキュメントスキャンサービスです。オンライン・クラウド・ファイリングシステムのユーザーに対しては、一括スキャンサービスを提供しています。ユーザーは紙の入った箱を送り、私たちはそれをスキャンし、全てユーザーのアカウントに入れ、完全に整理して希望通りにラベル付けします。インサイドセールスからスキャンニング運用、システム管理にまで使用される手順書により、各プロジェクトは十分に区別されています。注文は、システム全体を通して完全に追跡できる必要があるので、よく定義されたワークフローを作っています。

つまり、私は一括注文を追跡するために JIRA でワークフローを作成し、それによりプロセスが大幅に効率化されました。すべての注文の詳細が 1 カ所に集められており、運用パイプラインをいい感じにするのに役立っています。また、需要予測に基づき、事前に計画を立てたり容量を増やしたりすることができます。JIRA はそのようなことのために設計されたものではないと思いますが、私たちにはそういったワークフローが非常に役立っています。これは、8 から 10 段階のプロセスです。どこでバックアップを取っているかによりますが、多くバックアップを取り過ぎないように確認しながらリソースを追加できます。JIRA が本当に役立ちました。

JIRA はスイスアーミーナイフのようなものです。アトラシアンが昨夏に行った大きなアップグレードを、皆が本当に気に入っています。何かを行う際にたくさんクリックをしなければならないという理由で、最初は採用するのに抵抗がありました。最新の UI においては、それらは非常にシームレスになりました。新しい UI により別のことができ、複雑さも隠すことができます。他のシステムと比較して、それが本当に大きな差別化要因であると私は思います。他のシステムは機能が制限されています。新しいルック＆フィールで JIRA は一段階上のレベルになり、そして機能も妥協することなく、同時に本当に使いやすいのです。GreenHopper の付せん機能もまた非常に人気があります。

私たちは急速に変化する市場におりますので、気持ちの上でも、行動の面でもアジャイルである必要があります。市場の変化に積極的に対応し、顧客が欲しい物に耳を傾け、顧客が使いたくて愛用したくなる製品を開発する上で、JIRA はとても役に立っています。顧客に集中するということにとても誇りをもっており、競合他社と差別化をするためにも JIRA は価値のあるツールです。SLA をコミットできますし、ブランドが約束するものを提供することができます。

現在、エンジニアリングチームはスクラムを実践していますが、他の部門 (マーケティングなど) でもスプリントに分割して活動したいと考えています。他の部門へスクラムを拡張したいのです。また、正式なCRMとの統合や、ナレッジベースを管理するために Confluence の使用を検討しています。

最初の週かそこらは圧倒されてしまうかもしれないので、小規模に開始して、システムを快適に使用できるレベルを目指すことをお勧めします。JIRA ではたくさんのことができすぎてしまいますが、総合的にはとても生産性が向上するでしょう。JIRA の素晴らしい点の一部は、ダッシュボードとレポートです。それらを使用してみてください。

はい、アトラシアンに触発され、ShipIt Dayを行っています！開発者は本当に気に入っています。信じられないぐらいのやる気により、革新的な機能を顧客へ提供しています。

これも言っておかねばなりません。技術サポートに感銘を強くうけています。彼らは非常に対応がよく、良い経験しかしていません。優れたエコシステムとコミュニティにより、JIRA はお互いに連係のとれたツールセットを提供してくれますので、私たちは顧客へ素晴らしい製品を提供することができます。

アトラシアンのケーススタディについては、こちらをご覧ください。

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