本ブログは、こちらの英文ブログの翻訳です。万が一、内容に相違がある場合は、原文が優先されます。
テレワークの普及により、オンラインミーティングが当たり前となった今、さまざまなノウハウが確立しています。ミーティング参加者も、全員が揃うのを待つ間の雑談にも慣れ、お気に入りのバーチャル背景が複数あったり、さらには、会議の度に邪魔をするペットの対応も上手くなったのではないでしょうか。
Microsoft社のWork Trend Index（日本語の抄訳版はこちら）によると、2020年2月と2021年2月に全世界でTeams会議に費やされた時間を比較すると、148%（ほぼ2.5倍！）も増えたとされています。ただし、生産性は同等か向上しているものの、54%の労働者が働きすぎであると感じており、39%は疲労を感じていると回答していることから、このデジタル化の急激な増加による代償があることも事実です。
幸いなことに、個々人そしてチームのこうした「疲れ」を和らげるための、実績のある戦略は既に存在します。こうした戦略に加え、シームレスに連携するツールがあることで、テクノロジーに忙殺されるのではなく、テクノロジーを力に変えることができます。
Confluenceのミッションは、オンラインミーティング内外での、より効率的なチームコラボレーションの実現です。そこでアトラシアンは、Microsoft 365におけるチームコラボレーションのハブであるMicrosoft Teamsと提携し、より連携したミーティング体験の提供に取り組んできました。その成果として、この度、新しいMicrosoft Teams向けのConfluence Cloudアプリが Microsoft Teams AppSource に公開されたことをお知らせしま
参加者全員で協力しながら議事録を作成
Confluence for Teamsを使用すると、Teams会議のウィンドウ内にConfluenceの議事録パネルが表示されます。ConfluenceパネルがTeams会議に組み込まれることで、参加者はミーティングと議事録の画面を切り替える必要がなく、アジェンダに集中できるため、全員が同じ認識を持つことができます。
そして、参加者全員が議事録を編集できるので、信頼できる唯一の情報源（single source of truth）となります。すべての内容が一か所にまとめられるため、会議中にペットが邪魔をして内容がわからなくなることも、後から担当者が誰だったかを議論する必要もなくなります。
また、Confluenceマクロを活用することで、議事録がよりわかりやすく、即行動できるものになります。「アクションアイテム」や「決定事項」、「コードスニペット」、「@メンション」、「表」といったマクロが用意されており、必要に応じて選んでお使いいただけます。
さらに議事録は、ミーティング後にTeams会議から直接、任意のConfluenceスペースに公開することができます。議事録をメモ帳から別のツールにコピーペーストする必要はありません。ミーティングの勢いを保ったまま、アクションアイテムに取り組めます。
会話を即実行へ
事後のフォローと決定事項の遂行がなければ、そのミーティングは効果的であったとは言えません。そこで、Confluence for Teamsでは自動化を活用し、議事録やミーティングの録画、そしてアクションアイテムや決定事項のまとめが、自動的にチームのチャットに共有されるようにしました。これにより、チームの全員が情報を把握し、次のステップに対して責任を持てます。
もし、ミーティングに参加できなかった関係者がいても問題ありません。チームチャットに投稿されたリンクから内容を把握することができます。例えばミーティングの2週間後に、製品発表について決めた内容の記憶が曖昧になったら、Confluence内に日毎にまとまって格納された議事録に、Teamsチャットからすぐにアクセスして確認できます。
Teams会議のサイドバーに議事録があるので、全員が理解し、何をすべきか明確になった状態で次に進めます。ミーティングを欠席してしまっても、議題や内容をすぐに確認できることがわかっているので、安心です。
Cognivue社, Head of Engineering, Robert Whitcomb 氏
非同期で働きながら情報を同期
ミーティング後に発生する変更や質問、共有事項にも簡単に対応できます。
Teamsチャットで検索できる、Confluenceの柔軟なナレッジベースを活用しましょう。ページをTeamsチャットで共有すると、ページタイトルやスペース名、コメントや「いいね！」の数、公開された日付など、主な背景情報や状況を確認できるリンクが展開されます。
また、ConfluenceのページをTeamsのチャンネルにピン留めし、チームがロードマップやプロジェクトの計画、議事録のページに簡単にアクセスできるようにしましょう。これらのConfluenceページも、Teamsを離れることなく、編集やコメントすることができます。
Logicaldox社では技術部門からビジネス部門まで、Confluenceに情報を集約しており、ConfluenceをTeamsを統合したことで、Confluenceから取得した情報を簡単にTeams会議やチャットに含むことができるようになりました。日々の業務に必須となるConfluenceとTeamsの密な連携により、私のチームはツールを行ったり来たりすることなく、本来の業務に集中できるようになりました。
LogicalDox社, Senior Manager of Application Development, Edward Apostol 氏
現在、Confluenceの通知はアプリケーション内かメールで確認できますが、業務を集約するには通知や更新を確認する場所もまとめる必要があります。そこで今後数週間で、Confluenceのページ更新やメンション、コメントの通知をTeamsアプリ内で確認し、返信できる機能を公開する予定です。
議事録の検索やウィンドウ間の移動、チームメンバーのフォローアップにかかっていた時間を短縮することで、より大きな課題に注力できます。この効率化されたツールと自動化によって本来やるべき業務に集中できることで、チームは推進力が上がり、より良いコラボレーションが実現され、より早く結果を出せます。
是非、この無料のアプリをお試しください。そして、いかにチーム内にオープンで包括的な情報の流れを作り出せるか体験ください。