もともと、電子メールは、「手紙」を電子化したもので、1 対 1 のコミュニケーションを想定したツールでした。未だ、多く使われているこの「メール」ですが、迅速なレスポンスやチームでの情報共有が必要とされる現代のビジネスではコミュニケーションツールとして限界を感じ、「脱メール」化をする企業が増えています。
- 大量のメールの処理に時間がかかる
出社してから、小一時間メール処理に時間を割かなければいけないという人は多いのではないでしょうか。それでも、自分にとって大事なメールが、スパムメールや営業メールに埋もれていたり、相手によっては件名や優先度の設定が曖昧だったり、必要なメールを見出すのも、時に簡単ではありません。
その上、大事なメールでも複数人が何度も返信を行い、引用履歴が多すぎて大事な内容を見逃してしまったり、最悪の場合、自分に与えられたタスクが書かれたスレッドを見逃すこともあります。
- これまでの経緯がわかりにくい
メールの大きな弱点として、情報共有がメール受信者としか行うことができないということです。特に社外とのコミュニケーションは、未だに多くの場合メールで行われ、ビジネスを行う上で非常に大切な情報が含まれていることが多いでしょう。この貴重な情報を担当者しか知らないと、社内の他チームやマネージャーに情報共有する際に、新たな文書を作成しなければいけなかったりと、手間がさらに増えてしまいます。
また、担当者がなんらかの理由で変わった際には、簡単に情報共有できる基盤がないので、この場合も、再度資料を作らなければいけなかったり、最悪の場合うまく引き継ぐことができず、取引先の不信感を高めてしまう原因にもなりかねません。
- 「どこかのメールに添付されてたあのファイルの最新版」を探す
一番厄介なのが添付ファイルです。まず、「_ver1.doc」などと管理されていても、結局どれが最新版で、バージョンによって何が変わったのかは、実際にファイルを開いて比較してみないとわかりません。また、必ずしも添付ファイルの内容がメールの件名と一致しているわけではありません。逐次ファイルをダウンロードしローカルで管理するのも大きな手間になります。
- セキュリティの心配
他にも、今年 6 月に公表された、サイバー攻撃による年金情報の流出事件を覚えていますか？これは、職員がウィルスを含むファイルが添付されたメールを受信し、そのファイルを開いた際にファイル共有サーバーへ不正アクセスが行われ、データが流出してしまったのが原因とされています。従って、社内外関係なくメールを送受信する全員がセキュリティに関する正しい心構えを持っていなければ、取り返しのつかない不祥事になりかねません。
Wiki 型のコミュニケーションツールを使用すれば、用件ごとにわかれたメールの中身をいちいち探しだす作業なしに、欲し い情報にすぐアクセスすることができます。こういったツールでは、アカウントに紐付いて文書を作成・編集するので、「誰」が「いつ」「何」を編集したのかをわかりやすく表示することができます。また、関係のある文書を一緒にまとめておくことができるので、担当者は、そのページを見るだけで、必要な情報がすぐわかるような環境を作り上げることができます。
- コミュニケーションも情報と一緒に管理
コラボレーション機能の付いたツールは、コミュニケーションを倍速することができます。例えば、普段なら添付ファイルに関する質問をメールで問い合わせするところを、ページのコメント欄やインラインで質問・回答すれば、たとえ担当者が変わってしまっても、今までの経緯をしっかり辿ることが可能です。
メンション機能などがあれば、自分にタスクを与えられたり、質問された際に通知が送られます。これで、大事な内容を見逃すこともないですし、自分に直接関係のないメールは最低限に抑えられ、大事なメールだけが受信箱に入ってくるようになります。
- 必要な人に権限を与える
プロジェクトや企画の場合、情報にアクセスするには、ログインを要するので、関係者しか文書にはアクセスできません。また、書き込み / 読み込みの種類別に権限を与えることもできるので、メールで懸念される様々なセキュリティ問題は、だいぶ軽減されるでしょう。
また、例えばこれまでの経緯を他の人に説明したい場合に、他に文書を作ったり、今までのメールを転送する必要はありません。情報を共有したい人に、文書へのアクセスを与えれば、何が起こっているのかがわかり、二度手間を減らすことができます。
こんな環境をあなたのチームにも導入してみませんか？