De handleiding voor Enterprise Content Management (ECM)
Inhoudsopgave
Wat is Enterprise Content Management?
Traditioneel was Enterprise Content Management (ECM) beperkt tot de backoffice en werd het beschouwd als een ongestructureerde, zij het gecentraliseerde, manier om tal van soorten content te beheren. In de afgelopen jaren heeft ECM echter een verschuiving ondergaan naar een meer interactieve rol in het bedrijf.
Papier is bijna verdwenen nu digitalisering de nieuwe norm wordt. Machine learning, cloudtechnologie en mobiele mogelijkheden bieden bedrijven nieuwe kansen en er zijn nieuwe soorten content (video, audio, sociale media) die de grenzen van traditionele ECM doen vervagen. De resulterende verschuiving heeft veel opinieleiders in de sector zich doen afvragen: is het tijd om opnieuw na te denken over hoe we ECM definiëren?
In het huidige zakelijke landschap zijn er meerdere definities van wat ECM is en welke rol het speelt, maar hier bij Atlassian wordt Enterprise Content Management (ECM) gedefinieerd als het samenwerkingsproces van het digitaal beheren en toepassen van bedrijfsinformatie ter ondersteuning van de processen en bedrijfsdoelstellingen, waarbij ervoor wordt gezorgd dat die informatie gemakkelijk toegankelijk en zo nuttig mogelijk is op elk moment in de levenscyclus van de content. Het juiste ECM-systeem helpt je processen te automatiseren, de productiviteit te verhogen en teams in je bedrijf aan te moedigen beter samen te werken.
Hoe een ECM-softwaresysteem werkt
Content is overal. We maken documenten, e-mails, spreadsheets, presentaties en ander materiaal sneller en in grotere hoeveelheden dan ooit tevoren. En het is makkelijk te begrijpen waarom. Nu steeds meer mensen over de hele wereld samenwerken, is het delen van informatie — nauwkeurige informatie — van cruciaal belang. Een dergelijke samenwerking vereist onmiddellijke, gedeelde toegang tot documenten, bestanden en andere bronnen.
Veel van deze content staat in e-mail, op je harde schijf of in een bepaald bestand, of gewoon ergens. Naarmate deze ongestructureerde content groeit, zetten grote en kleine bedrijven steeds meer middelen in om deze te beheren.
Het idee achter een ECM-platform is vrij eenvoudig: iedereen in de organisatie gemakkelijk toegang geven tot alle informatie die nodig is om beslissingen te nemen, projecten te voltooien en met maximale efficiëntie te werken. Als het eenmaal is geïmplementeerd, zul je je afvragen waarom niemand hier ooit eerder aan heeft gedacht.
ECM elimineert papieren documenten en de bijbehorende archiveringssystemen. Het verwerkt jouw berg afgedrukte content ter hoogte van de Mount Everest (alles van facturen, cv's en contracten tot correspondentie en onderzoeksrapporten), digitaliseert al die content en slaat deze op in een beveiligde repository. En het helpt om je elektronische bestanden overzichtelijk te houden en zo beter samen te werken en te delen. Geen kartonnen mappen meer. Geen los papier meer. Meer bomen die van opluchting zuchten.
Maar ECM is niet alleen een cool, milieuvriendelijk archiefsysteem. Het is een proces dat past bij de levenscyclus van content, van het vastleggen van informatie tot het publiceren en archiveren ervan. En dat na een bepaalde bewaarperiode die informatie verwijdert. Want wie wil er nu een hoop nutteloze bestanden die alleen maar ruimte innemen?
Robuuste ECM-systemen elimineren doorgaans alle verloren tijd die nodig is om naar gegevens te zoeken. Ze ordenen bestaande digitale bestanden op een centrale locatie en slaan de metagegevens van documenten op in mappen. Dit maakt content gemakkelijk beschikbaar voor de juiste mensen op het juiste moment. Gebruikers met toegangsrechten kunnen zelfs met volledige tekst zoeken naar specifieke documenten. Op elk apparaat kunnen ze dan een kopie lezen, bewerken of afdrukken wanneer ze die nodig hebben, waar ze ook zijn. Ze kunnen het ECM-systeem ook gebruiken om te zoeken naar woorden of woordgroepen in de opgeslagen documenten.
Elke zakelijke functie vereist tegenwoordig contentbeheer
In het begin gebruikten organisaties ECM uitsluitend om minder papier te gebruiken en de archivering te stroomlijnen. Maar de rol ervan is groter geworden, veel groter zelfs.
Een krachtige ECM-oplossing vermindert de tijd en kosten die gepaard gaan met het beheren van documenten gedurende hun hele levenscyclus, waardoor naleving van het beleid inzake het bewaren van gegevens wordt gewaarborgd. Als je vragen van klanten behandelt, heb je met ECM de antwoorden binnen handbereik. Het automatiseert ook handmatige taken, zoals fotokopiëren, slepen en neerzetten, en aflevering met de hand. Het kan de beveiliging versterken door de toegang tot bestanden en mappen te beperken. En het kan individuele afdelingen in staat stellen om toegang te beheren, bijvoorbeeld door toegang tot personeelsgegevens te beperken tot HR-personeel.
ECM. Nu verkrijgbaar in verschillende varianten
Tegenwoordig staat zelfs de afkorting 'ECM' voor een breed scala aan diensten. Om de meer specifieke manieren te begrijpen waarop ECM je bedrijf kan helpen, kun je denken aan deze drie soorten ECM.
- Web Content Management
WCM geeft de controle over het uiterlijk van een website in handen van specifieke, belangrijke mensen. Het wordt gebruikt door organisaties met relatief complexe websites en strikte merkrichtlijnen, waardoor die belangrijke medewerkers de middelen krijgen om eenvoudig inhoud voor de sites bij te werken, aan te passen en te publiceren, met inachtneming van de richtlijnen. - Collaborative Content Management
CCM biedt meerdere mensen de mogelijkheid om één document, zoals een juridisch document, in te zien en te wijzigen. Het is ideaal voor organisaties die projecten moeten beheren waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn. CCM maakt het eenvoudig om samen te werken en tegelijkertijd de meest recente versie van een document bij te houden en bij te werken. - Transactional Content Management
TCM is ontworpen voor organisaties die herhaaldelijk verschillende soorten content gebruiken, waaronder archiefstukken, papieren documenten en digitale bestanden. TCM-oplossingen leggen content van verschillende kanalen vast, classificeren deze, slaan de content op, creëren een geautomatiseerde workflow om ervoor te zorgen dat de juiste gebruiker de content op het juiste moment ontvangt, en verwijdert zelfs documenten wanneer ze niet langer nodig zijn, en dat alles in naadloze samenwerking met andere apps en databases, waardoor al die content gegarandeerd beschikbaar is in het hele bedrijf.
Waarom ECM zo enorm belangrijk is
Breng orde in chaos. In de datagestuurde wereld van vandaag is dat van cruciaal belang.
In alle bedrijfstakken en dienstensectoren verbeteren effectieve, bedrijfsbrede oplossingen voor contentbeheer de dagelijkse processen en minimaliseren ze de overheadkosten. Ze spelen een cruciale rol bij het verwijderen van content die niemand nodig heeft, zoals dubbele bestanden en verouderde informatie. Nog praktischer is dat ze helpen om de hoeveelheid opslagruimte en papier te verminderen die bedrijven nodig hebben, en hoeveel post ze verzenden.
Beperk het risico op slechte communicatie
Wat de missie van je organisatie ook is, ECM is de sleutel tot het elimineren van ad-hocprocessen die je kunnen blootstellen aan nalevingsrisico's, kunnen leiden tot gemiste inkomsten en een negatieve invloed op de productiviteit kunnen hebben. Het is een belangrijk hulpmiddel om informatieknelpunten te elimineren en duidelijker te communiceren.
Zorg voor waardevolle gemoedsrust
Het belangrijkste is dat ECM-systemen de eerste verdedigingslinie kunnen zijn tegen de bedreigingen waarmee we worden geconfronteerd in onze steeds meer onderling verbonden wereld. ECM dwingt organisaties om inhoud — alle inhoud — te beheren en te controleren, zodat sleutelpersoneel effectiever kan reageren op en bescherming kan bieden tegen datalekken en financiële fraude.
Kritieke rollen van tools voor contentbeheer
De opslagkosten verlagen door je in staat te stellen precies op te slaan wat je nodig hebt en te verwijderen wat je niet nodig hebt
Verlaging van de bedrijfskosten door lagere opslagkosten en door verbeterde workflows die het gevolg zijn van het verplaatsen van materiaal naar elektronische formaten
Productiviteit verhogen door de juiste informatie op het juiste moment in de juiste handen te geven en door de automatisering van routinetaken mogelijk te maken
De klanttevredenheid verhogen door het personeel eenvoudig toegang te geven tot de informatie die klanten nodig hebben
Verbeterde besluitvormingsprocessen, waardoor organisaties kosten kunnen besparen, de efficiëntie kunnen verbeteren en kansen tijdig kunnen grijpen
Zorgt voor continuïteit in de bedrijfsactiviteiten, wat er ook gebeurt, dankzij back-ups van accounts, archieven, veilige opslag en disaster recovery
Aan de slag: implementatie
Voordat je besluit ECM te implementeren, moet je de huidige toestand van je organisatie begrijpen door jezelf een paar vragen te stellen.
- Houd rekening met je zakelijke doelstellingen op korte en lange termijn. Hoe helpt jouw ECM-systeem je om die doelen te bereiken?
- Hoe gaat je organisatie momenteel om met verschillende soorten content?
- Als je al een ECM-oplossing hebt, hoe werkt die dan? Breng de bedrijfsprocessen in kaart die al bestaan.
- Hoe verplaatst informatie zich binnen de onderneming, tussen mensen, afdelingen en systemen?
- Zijn er afdelingen of bedrijfseenheden die hun eigen oplossingen voor contentbeheer hebben ontwikkeld?
- Zijn er afdelingen die mogelijk een schaduw-IT-operatie hebben opgezet en die daarom weerstand bieden tegen veranderingen? (Dit is een goed moment om ze aan boord te krijgen!)
- In feite is dit het moment om te kijken naar al die mensen die content verplaatsen, ermee te maken hebben, lezen, creëren en anderszins toegang nodig hebben tot content. Alle spelers zijn belangrijk, of het nu interne gebruikers, klanten, leveranciers of partners zijn.
Door alles te documenteren, krijg je de duidelijkheid die je nodig hebt om een contentmanagementsysteem te creëren en te beheren dat veilig is, de voorschriften en bedrijfsrichtlijnen respecteert en voldoet aan de behoeften van elk onderdeel van de organisatie.
Analyseer je behoeften wat betreft content en beheer
Als je eenmaal de due diligence hebt uitgevoerd, trek dan enkele conclusies over hoe content wordt gemaakt en waar deze wordt opgeslagen. Wie heeft toegang? Hoe halen individuen en afdelingen de content op? Wie heeft wat nodig en wanneer?
Op basis van die analyse zou je een vrij duidelijk beeld moeten hebben van de bestaande omgeving en je gegevens moeten kunnen categoriseren. Dat kan een heel stuk helpen om te bepalen wie toegang nodig heeft tot bepaalde informatie, welke content moet worden opgeslagen en wat kan worden verwijderd of weggegooid.
Op dat moment zou je een goed idee moeten hebben van wat voor soort ECM-oplossing je nodig hebt. En je kunt beginnen met het kiezen van de leverancier en software om je te helpen je doelen te bereiken.
Door de gegevens in categorieën in te delen en te begrijpen wie ze waar en wanneer nodig heeft, zorg je ervoor dat je ECM-platform voldoet aan de behoeften van alle betrokkenen. Dit verhoogt uiteraard de acceptatie door gebruikers en helpt de implementatie van de wijzigingen vlotter te laten verlopen.
Wanneer je een ECM-oplossing implementeert, zelfs met de hulp van een leverancier, zul je te maken krijgen met enige verstoring van je gebruikelijke werkprocessen. Hier is een handige checklist om je te helpen bij een vlotte implementatie.
- Concentreer je eerst op de belangrijkste gebieden. Prioriteer. Voorkom in ieder geval in eerste instantie dat je op een zijspoor komt met problemen die niet opgelost hoeven te worden of die geen onmiddellijke waarde bieden.
- Laat iedereen zien wat je ervoor terugkrijgt. Kwantificeer de verwachte resultaten voor de organisatie in financiële en praktische termen.
- Zorg voor acceptatie. Haal iedereen aan boord. Dat betekent dat iedereen op elke afdeling getroffen zal worden — wat gewoonlijk dus echt iedereen betekent.
- Praat erover. Heel veel. Deel de visie, de gewenste resultaten en verwachtingen die je hebt voor het nieuwe platform. En vergeet niet te luisteren — bied voldoende mogelijkheden voor feedback.
- Bepaal wat je nodig hebt. Praat met je serviceprovider. Jouw oplossing kan betekenen dat je bepaalde hardware of andere infrastructuur niet langer nodig hebt, waaronder alles van laptops tot smartphones, netwerken en cloudsoftware.
- Wees hier eigenaar van. Stel één team samen dat zich toelegt op het implementatieproces. Zorg dat de leden van dat team op de hoogte zijn van alle details. Zorg ervoor dat ze bij elke stap betrokken zijn.
- Maak de regels. Kies wie toegang heeft tot informatie en stel een beleid op voor het gebruik ervan. Vermeld de aanbevolen levenscycli van gegevens en procedures voor de manier waarop ze moeten worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn.
- Test voordat je van start gaat. Als het nieuwe platform klaar is, selecteer je een groep gebruikers om het in een echte omgeving te testen. Pas dan aan, los problemen op of geef een high-five, al naar gelang wat van toepassing is.
- Blijf vrij. Voor elke nieuwe technologie of elk nieuw proces is een inrijperiode nodig. Dus neem de tijd. Geef de leden van je organisatie de kans om ermee vertrouwd te raken. En wees bereid om aanpassingen aan te brengen. Plan regelmatige bijeenkomsten om de input van alle betrokkenen te bekijken.
Wat je vandaag met een goede ECM-oplossing zou kunnen doen
Of je nu een ECM-oplossing implementeert of een bestaande verbetert, onthoud dat die veel meer moet doen dan alleen de manier waarop je 'met dingen omgaat' verbeteren. Ontwerp en implementeer het systeem zodanig dat het mensen in je hele organisatie helpt om:
- Content veilig op te slaan en te bewaren
- Die content op te zoeken en te gebruiken wanneer ze die nodig hebben, waar ze ook zijn
- Elke dag efficiënter en productiever te zijn dankzij eenvoudige toegang
- Elk bestandstype vast te leggen, vanaf elke locatie, en het automatisch te laten opslaan en classificeren
- Eenvoudig over te stappen tussen het ECM-platform en alle andere bedrijfssystemen
- Te rapporteren over hoe de informatie wordt gebruikt in de ECM-oplossing
De toekomst van Enterprise Content Management
Steeds meer teams combineren instrumenten voor sociale samenwerking met de manier waarop ze ECM benaderen, omdat het niet alleen gaat om de verwerking van bedrijfsinformatie, maar ook om het creëren van een geïntegreerde cultuur en een bijbehorend platform waar iedereen betrokken is bij de manier waarop informatie wordt verzameld, opgeslagen en gebruikt.
Content wordt gecultiveerd in een digitaal ecosysteem
In het Magic Quadrant-rapport van 2017 kwam Gartner met een nieuwe term om dit gebied te evalueren: Content Services Platform (CSP), waarin het werd omschreven als 'een evolutie van het Enterprise Content Management (ECM) Magic Quadrant'.
Er zijn twee dingen die meteen opvallen in deze 'evolutie', waarvan de eerste is dat ECM niet beperkt kan blijven tot louter contentbeheer. Het omvat een groter scala aan verantwoordelijkheden, waaronder management, organisatie, doorzoekbaarheid, toepassing en componenten. Ten tweede wordt het voor teams steeds belangrijker om een digitaal platform te hebben dat infrastructuur biedt voor wat ooit ongestructureerd was, een hulpmiddel dat zowel functioneel als flexibel is en waarmee de levenscyclus van content interactiever kan worden.
Het stroomlijnen van ECM-tools en -processen binnen een uniform platform voor digitalisering helpt teams om deadlines te halen, en nog belangrijker, biedt hen kansen om te groeien.
Grenzeloze samenwerking aan content
Wat ooit op zichzelf staande systemen en repository's waren, zijn nu open services die zich voortdurend kunnen aanpassen aan de veranderende behoeften van de klant. Software voor sociale samenwerking heeft een enorme invloed gehad op de manier waarop teams content en informatie integreren in hun dagelijkse werk, terwijl de mogelijkheid om met je team op één lijn te komen, in realtime samen te werken en een uniform navigatieproces te gebruiken, nog meer verschil uitmaakt voor de effectiviteit van je ECM-software.
Een ECM-oplossing moet de middelen kunnen bieden om barrières te doorbreken met een open contentplatform dat een breed scala aan toepassingen omvat, zodat teams kunnen profiteren van de voordelen van een interactieve productsuite.
ECM-implementaties in de cloud
De vooruitgang op het gebied van cloud-, mobiele en analysetechnologie — en de voortdurende integratie van tools voor sociale samenwerking — hebben onze verwachtingen vergroot voor wat een ECM-tool kan doen. De hoeveelheid content die wordt gemaakt en opgeslagen kan enorm zijn, en na verloop van tijd zullen deze technologische verbeteringen de behoefte aan meer bruikbaarheid en mobiliteit onder eindgebruikers doen toenemen. Al deze signalen wijzen in de richting van cloudimplementatie als primair middel om de effectiviteit van ECM te maximaliseren.
Door ECM naar een cloudplatform te verplaatsen, kunnen organisaties vooraf kosten voor implementatie en infrastructuur vermijden, personeelskosten verlagen en uiteindelijk hun totale eigendomskosten voor de opslag en het beheer van content verlagen.
Organisaties die het gebruiksgemak en de toegankelijkheid van hun ECM willen verbeteren, zullen merken dat de implementatie van de cloud precies dat biedt. Door je ECM-tool naar de cloud te verplaatsen, wordt het voor teamleden nog makkelijker om content op te slaan, op te halen en toe te passen terwijl ze onderweg zijn of thuis werken.
Automation (indien nog niet aanwezig) is aanstaande
Hoewel het lijkt alsof in elk gesprek over het verbeteren van werkprocessen de onderwerpen automatisering en machine learning aan de orde komen, zijn ze voor ECM een vanzelfsprekendheid.
Gezien de tijd en middelen die nodig zijn om het vastleggen, organiseren, opslaan en doorlopend beheren van documenten te vergemakkelijken, is het eenvoudig te snappen waarom intelligente automatisering zo'n grote invloed heeft op de manier waarop teams met informatie omgaan. Het helpt om rudimentaire taken te elimineren, de verwerkingstijd te verkorten en, belangrijker nog, de juiste informatie te verstrekken aan de juiste mensen op het juiste moment. Bovendien wordt de mogelijkheid om metagegevens op te nemen en te classificeren steeds belangrijker voor organisaties. Wat gewoonlijk een moeizaam en tijdrovend proces was, kan uitmonden in een voorsprong op de concurrentie.
Ontdek hoe ECM je organisatie kan helpen content te beheren, de efficiëntie te verhogen en samenwerking en productiviteit te versterken door ECM gratis uit te proberen met Confluence ECM-software.