Tips en trucs om het meeste uit Confluence-databases te halen
Nu werken op afstand de norm wordt, en niet meer een uitzondering, willen werknemers tools die eenvoudige, asynchrone samenwerking mogelijk maken.
Volgens een recente enquête van Microsoft is een meerderheid van de werknemers niet tevreden over de manier waarop deze tools hen van dienst is:
- 59% van deze werknemers zegt dat hun samenwerkingstools niet aansluiten bij de werkvoorkeuren van hun teams
- 72% van deze werknemers geeft aan dat de incompatibiliteit van hun samenwerkingstools het moeilijk maakt om tussen verschillende teams samen te werken
Als je op zoek bent naar een manier om een einde te maken aan moeizame samenwerking tussen teams, dan zijn Confluence-databases misschien precies wat je nodig hebt. Zie Confluence-databases als een ultieme werkbibliotheek, waarmee teams essentiële gegevens voor alle teams kunnen creëren, beheren en contextualiseren op één gecentraliseerde locatie.
Laten we eens diep in de Confluence-databases duiken. We bespreken wat ze zijn, hoe je ze moet gebruiken en geven enkele tips en trucs die je team kunnen helpen om er alles uit te halen.
Wat zijn Confluence-databases en hoe werken ze?
Confluence-databases zijn repository's die zijn ingebouwd in het Confluence-platform, waarmee je een overvloed aan gegevens in alle teams van je organisatie kunt opslaan en beheren. Ze maken het je teams niet alleen gemakkelijk om informatie te structureren en te ordenen, maar maken het ook gemakkelijk om naar de gegevens te verwijzen, te delen, weer te geven en te koppelen aan andere gegevens. Hierdoor wordt multifunctionele samenwerking ongelooflijk efficiënt.
Zie het als een gecentraliseerde hub. Je kunt databases vullen met alle soorten externe en interne gegevens (links, tools, video's, documenten, enz.) en die gegevens efficiënt organiseren. Je kunt ook een aangepaste weergave van de gegevens maken die samenvalt met de specifieke behoeften van je team op het gebied van kennisbeheer.
Teams kunnen Confluence-databases gebruiken om een uitgebreide informatierepository aan te maken en tools, links en gegevens uit interne en externe bronnen samen te voegen. Deze geconsolideerde weergave kan worden aangepast aan specifieke behoeften en dient als een gecentraliseerde hub voor toegang tot en beheer van inhoud.
Confluence-databases maken het eenvoudig om:
- Gegevens voor meerdere teams efficiënt te verbinden en structureren, met behulp van gestructureerde indelingen en vooraf gedefinieerde veldtypen om te zorgen voor consistentie en duidelijkheid tussen de vermeldingen.
- Je overzicht van het werk samen te stellen door alle noodzakelijke informatie uit verschillende bronnen te integreren, zoals Jira-taken, Confluence-pagina's en zelfs externe tools, zodat je team doelen en doelstellingen met laserfocus kan aanvallen.
- Gegevensweergaven aan te passen door sorteer- en filteropties te gebruiken om gepersonaliseerde weergaven te creëren. Hierdoor wordt de gegevensvisualisatie in tabellen, kaarten of borden verbeterd.
- In realtime updates te geven aan alle belanghebbenden op elk moment en zonder handmatig werk, dankzij automatische realtime synchronisatiefuncties en intuïtieve opties voor delen.
Als je team worstelt met een overvloed aan tools, informatie en meerdere bronnen van waarheid, kunnen Confluence-databases een perfecte oplossing zijn om de samenwerking binnen het bord te vereenvoudigen en te verbeteren. Ze zijn daarbij ook ontzettend gemakkelijk te gebruiken.
Bekijk deze stapsgewijze handleiding voor enkele basisinstructies om aan de slag te gaan met Confluence-databases (een database aanmaken, veldtypen toevoegen, enz.).
Laten we, naast de basisbeginselen, enkele geavanceerdere functies en best practices bespreken om echt het meeste uit Confluence-databases te halen.
Tips en trucs voor Confluence-databases
Laten we eerst de interface van de database bekijken om beter te begrijpen over welke functies we het hebben.
- Met databaseweergaven kun je aanpassen hoe je database wordt weergegeven wanneer je deze met anderen deelt. Gebruik weergaven om de indeling, filtering, sortering en zichtbare velden van je database te definiëren.
- Met Snel zoeken kun je gemakkelijk en snel gegevens in de database vinden.
- Het menu Meer bevat acties in de database, zoals ongedaan maken, opnieuw uitvoeren, het vergrendelen of kopiëren van de structuur, importeren, exporteren, hulp krijgen en feedback geven.
- Lay-outs bepalen de manier waarop je database wordt weergegeven. Je kunt kiezen tussen tabel-, kaart- en bordindelingen.
- Met filteritems kun je specifieke criteria voor de weergave van gegevens definiëren. Als je ervoor kiest om meerdere filters te definiëren, kun je ervoor kiezen om alle of specifieke filters aan elkaar te koppelen wanneer je items worden weergegeven.
- Met sorteren op veld kun je de volgorde van je invoeren bepalen op basis van veldwaarden zoals oplopend (pijl omhoog) of aflopend (pijl omlaag)
- Met velden verbergen kun je velden voor je weergave verbergen door ze te deselecteren.
Nu we de belangrijkste databaseopties hebben doorgenomen, gaan we dieper in op hoe je ze kunt gebruiken.
Velden toevoegen voor Confluence-pagina's en Jira-issues
De structuur van elke Confluence-database wordt bepaald door geconfigureerde veldtypen.
Gebruik veldtypen om te bepalen welk type gegevens je in een bepaald veld wilt opslaan (tekst, cijfers, datums, afbeeldingen). Met veldtypen kun je eenvoudig specifieke informatie in je database sorteren, filteren en zoeken.
We hebben je laten zien hoe je velden aanmaakt in de bron Aan de slag en hoe je basisgegevens toevoegt, zoals tekst, afbeelding, datum en gebruiker.
Laten we nu eens kijken naar enkele van de meer betrokken veldtypen die je kunt gebruiken in Confluence-databases.
Paginavelden
Paginavelden zijn veldtypen waarmee je je databases kunt koppelen aan relevante Confluence-pagina's.
Gebruik paginalinkvelden om items te koppelen aan Confluence-pagina's of maak in een handomdraai nieuwe pagina's rechtstreeks aan in je database. Als je bijvoorbeeld projecten beheert, kun je met elke projectinvoer rechtstreeks in de database verbinding maken en een meer gedetailleerde, projectspecifieke pagina aanmaken.
Zodra je het paginalinkveld hebt gemaakt, hoef je alleen maar de Confluence-pagina te zoeken en toe te voegen die je aan je database wilt toevoegen.
Paginagegevens
In het veld Paginagegevens kun je de metagegevens van een gekoppelde Confluence-pagina weergeven. Deze kan bijvoorbeeld de auteur van een pagina markeren en wanneer de pagina is gemaakt, of de opgemaakte tekst uit je fragmentmacro weergeven.
Je kunt ook de status van elk veld in databases wijzigen door op het veld Paginastatus te klikken en een van de aangepaste of voorgestelde statussen te kiezen.
Zodra je de status in databases hebt gewijzigd, wordt de wijziging ook weergegeven op de bijbehorende Confluence-pagina.
JIRA velden
Gebruik het Jira-issueveld om je database-items te koppelen aan een of meer Jira-issues en een roadmap op te stellen van issues die aangepakt moeten worden.
Klik in het vak 'VELDNAAM' en selecteer 'Jira-issueveld'.
Selecteer 'Systeem Jira' in het vervolgkeuzemenu 'JIRA-INSTALLATIE'.
Hierdoor wordt een Jira-issueveld in je database aangemaakt, waar je elke bestaande Jira-issue kunt vinden en koppelen aan je database.
In het veld Jira-issuegegevens kun je Jira-veldgegevens van een gekoppelde Jira-issue in een item weergeven om issues beter te kunnen beheren. Je kunt dit veld bijvoorbeeld instellen om te zien wanneer elke Jira-issue voor het laatst is bijgewerkt.
Deze status wordt automatisch gewijzigd wanneer een issue wordt bijgewerkt.
Aangepaste lay-outs aanmaken
Confluence-databases zijn eenvoudig aan te passen, zodat elk team of individu een weergave kan maken die perfect aansluit bij hun behoeften.
Er zijn drie indelingen waaruit je kunt kiezen; zo zien ze eruit:
Kaartweergave:
Bordweergave:
Tabelweergave:
Je kunt tussen de drie verschillende weergaven schakelen door op het weergavepictogram te klikken en vervolgens je weergave te kiezen.
Als je eenmaal je weergave hebt gekozen, kun je deze verder aanpassen door rijen, kolommen, borden en kaarten opnieuw te rangschikken. Klik daarvoor op het pictogram in het hoofdmenu (kebab, overloop) van het veld dat je wilt verplaatsen, en sleep het dan naar je gewenste locatie.
Je kunt elk veld dat je hebt gemaakt verplaatsen tussen zowel rijen als kolommen om de perfecte plek ervoor te vinden in je kaart-, bord- of tabelweergave.
Opgeslagen weergaven
Met de functie Weergave opslaan kun je aangepaste weergaven maken en weergeven die toegankelijk zijn voor iedereen (of wie je maar wilt). Selecteer daarvoor de optie 'Weergave opslaan' en klik op 'Opslaan als nieuwe weergave'.
Vervolgens wordt je gevraagd om de nieuw aangemaakte weergave een naam te geven, zodat deze in de toekomst gemakkelijk toegankelijk is via het vervolgkeuzemenu 'Alle items'.
Als je de nieuwe opgeslagen weergave met iemand in je organisatie wilt delen, klik dan op de knop Kopiëren en verstuur de gekopieerde URL.
Sorteren en filteren
Met databases kun je gegevens weergeven op manieren die jij het meest logisch vindt. Je kunt sorteren of filteren om de meest relevante informatie weer te geven in elke database die je aanmaakt.
Je kunt je weergave sorteren op het paginalinkveld en de tags die je hebt aangemaakt.
Je kunt ook filters aanmaken. Je kunt de gegevens bijvoorbeeld filteren om items weer te geven die eigendom zijn van een bepaalde gebruiker.
