Je agenda moet alle punten bevatten die je in de 'all hands'-vergadering behandelt, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Begin met belangrijke bedrijfsupdates, zoals de doelen en OKR's van de afdeling of het bedrijf, en alle andere statistieken die met het grotere team moeten worden gedeeld.

Nu je de grotere doelen hebt gedeeld, kun je je concentreren op de grootste prestaties, resultaten en nieuwsberichten van het team sinds de laatste vergadering waarbij iedereen aanwezig was. Mensen krijgen graag erkenning. Zorg er dus voor dat je degenen die hebben geholpen deze prestaties te realiseren de lof geeft die hen toekomt. Voeg grafieken of andere beelden toe om te zorgen dat mensen betrokken blijven.

Wees nóg transparanter en deel details over de financiën, zodat iedereen zich betrokken voelt bij wat er gebeurt op de afdeling of in het bedrijf. Leg het huidige budget en de cijfers voor het huidige jaar en de huidige maand uit, zodat iedereen de stand van zaken begrijpt en de verkoopprognose voor de toekomst kent.

Kies elke vergadering een ander team waarvan je de huidige inspanningen en projecten onder de aandacht brengt. Nodig dat team uit om visuele elementen te delen (zoals diagrammen en grafieken, teamfoto's of schermafbeeldingen) om hun inspanningen te benadrukken. Eindig met alle diverse onderwerpen die mogelijk moeten worden besproken. Bied ten slotte ruimte voor vragen.