Project managers aiming to optimize their team's capacity should consider leveraging a planning template. These are the steps to use one: 

Voordat je je hele team bij elkaar roept om je capaciteit te bespreken geef je iedereen individueel wat huiswerk mee. Vraag iedereen op te schrijven wat hij of zij in een standaardweek doet en een schatting van hoeveel uren per week aan iedere taak worden besteed. Het is handig als je team dit doet voordat ze samenkomen, zodat ze hun agenda's, e-mail, chatkanalen en tickets kunnen raadplegen om een zo nauwkeurig mogelijk beeld te schetsen.

Nadat je iedereen voldoende tijd hebt gegeven om hun gemiddelde week te beschrijven, breng je iedereen samen voor een vergadering. Begin met het geven van wat context waarom je de bandbreedte bespreekt. Maak je een planning voor een nieuw project? Bepaal je hoe je een nieuw teamlid wilt aannemen? Wil je betere grenzen stellen? Maak dit duidelijk, zodat iedereen weet wat je doel is. Deze context zorgt ervoor dat iedereen veel eerlijker is over hun eigen uren en beschikbaarheid (in plaats van zich zorgen te maken dat ze er problemen mee kunnen krijgen).

Het is tijd dat iedereen zijn of haar huiswerk erbij pakt en het totale aantal individuele uren optelt. Alle activiteiten, van administratief werk tot koffie halen, moeten worden meegenomen. Het is jouw doel om de totale werkuren van ieder teamlid in beeld te brengen. 

Vervolgens probeer je erachter te komen welk gedeelte van de tijd ze aan feitelijke projecten besteden door hun uren die ze aan projecten werken te delen door het totale aantal werkuren dat ze net hebben opgegeven. 

Neem even de tijd om deze getallen samen te bespreken Zijn het de cijfers die je verwacht? Sluiten deze percentages aan op de teamdoelen? Of wordt er veel meer tijd dan verwacht besteed aan andere taken (zoals administratief werk)? Als je dit open gesprek voert, kun je gebieden ontdekken die je kunt aanpassen en kun je de tijd van je team optimaliseren.

Noteer in deze tabel van ieder teamlid hun rol, naam, het percentage van de tijd dat ze wekelijks besteden aan projecten en het totaal aantal uren dat ze wekelijks besteden aan projecten. 

Om een algemeen beeld te krijgen van de capaciteit van je team voeg je vergelijkbare rollen samen, zodat je de uren voor deze functie op kunt tellen en het totaal kunt weergeven in de kolom voor totaal per functie. Zo weet je bijvoorbeeld hoeveel tijd je engineers aan projecten besteden.

Nu je beter in beeld hebt waar je team z'n tijd aan besteedt en hoeveel bandbreedte ze hebben, moet je deze nieuwe informatie gaan gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen over wie er op toekomstige of huidige projecten kunnen worden gezet. Dit helpt je de vaardigheden van je teamleden af te stemmen op specifieke taken, taken op de algemene doelen van je team af te stemmen en de stress en burn-out te voorkomen die kunnen optreden als je iemand die het al druk heeft teveel werk geeft.