Geef elk teamlid deze sjabloon en ruim de tijd om deze individueel in te vullen om het meeste uit deze oefening te halen. Teamleden kunnen hun voorkeuren gemakkelijker en nauwkeuriger invullen als ze ongeveer een week de tijd hebben. Dit is efficiënter dan wanneer ze snel de 11 rijen van de sjabloon (waarin alles tussen favoriete spreekwoorden tot de grootste uitdagingen wordt gevraagd) tijdens één sessie invullen. 

Zorg dat je een beetje context geeft over deze activiteit wanneer je de sjabloon aan je teamleden geeft. Deze oefening is niet bedoeld om gebreken te benadrukken of om teamleden aan zichzelf te laten twijfelen. Dit is juist een manier om elkaar beter te leren kennen en de samenwerking te verbeteren.

Het is tijd om een teambijeenkomst in te plannen. Herinner de deelnemers eraan dat ze hun eigen sjabloon voor gebruikershandleidingen mee moeten nemen, omdat dit het hoofdonderwerp is.

Het doel van deze bijeenkomst is iedereen de mogelijkheid geven om te delen wat hij of zij heeft ingevuld in de sjabloon. Als je een groot team hebt, is het aan te raden om iedereen in kleinere groepen te verdelen om tijd te besparen. Als je echter een kleiner team hebt, kan een bijeenkomst met het volledige team ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Het is belangrijk dat iedereen, zelfs degenen die normaal geen uitgesproken voorkeur of verwachting hebben, deelt wat er in zijn of haar gebruikershandleiding staat. 

Dit hoort een open gesprek te zijn. Stimuleer je teamleden om elkaar vragen te stellen ter verduidelijking, en inzichten en observaties te delen (mits deze beleefd en professioneel zijn uiteraard) over hun eigen ervaringen wat betreft de samenwerking met die persoon.

Gebruikershandleidingen zijn alleen nuttig als je team ze gebruikt. Het is niet de bedoeling dat je ze één keer goedbedoeld tijdens een bijeenkomst ter sprake brengt en er vervolgens nooit meer naar omkijkt.

Sla ze ergens veilig en toegankelijk op waar je hele team ze eenvoudig kan raadplegen. Je kunt bijvoorbeeld een link naar de handleidingen toevoegen aan de homepage van je team of een ander intern teamdocument. Deze handleidingen bevatten veel waardevolle informatie waardoor je team effectiever samen kan werken, dus zorg dat deze gegevens makkelijk erbij gepakt kunnen worden wanneer dit nodig is.

Niet alleen je team blijft in beweging; dit geldt ook voor de voorkeuren van de teamleden. Je wilt hen niet het gevoel geven dat ze vastzitten aan informatie die ze twee of drie jaar geleden hebben opgegeven.

Geef elk nieuw teamlid deze sjabloon en vraag hem of haar om de gegevens met het team te delen. Je geeft de bestaande teamleden meteen de kans om eventuele recente updates aan hun gebruikershandleiding te bespreken, zodat iedereen altijd de meest recente informatie over communicatie en samenwerking beschikbaar heeft.