Je moet in staat zijn om elke taak te zien die je team moet uitvoeren voordat je ze allemaal een prioriteit kunt geven. Maak in je backlog een allesomvattende lijst van de dingen die je team moet doen voor je project, zodat je elk punt kunt raadplegen wanneer het tijd is om je matrix te maken.

Het belangrijkste is om alleen de belangrijkste doelen op te sommen waarover je team het eens is. Als je te veel aan de lijst toevoegt, kan je de focus op het project verliezen. Het is dus het beste om er maar een paar toe te voegen. Je gebruikt je doelen als referentiepunt voor het plaatsen van elke taak, dus ze moeten direct boven de matrix geschreven worden.

Dit deel zou de meeste tijd in beslag moeten nemen, aangezien jij en je team bepalen in welke mate elke taak invloed heeft op je doelen en hoeveel inspanning dit gaat kosten. Welke taken leveren de meeste waarde op voor je doelen? Zijn er dingen die dringender of tijdgevoeliger zijn dan andere? Met welke gevolgen zou je te maken krijgen als je een bepaalde taak de prioriteit geeft boven een andere? Vragen zoals deze moeten beantwoord worden in een groepsdiscussie met het team. De vragen kunnen helpen om de scope van elke taak te bepalen op basis van de lijst die je eerder hebt gemaakt.

Op basis van de kleur die elke taak heeft gekregen, vermeld je het onder Moet gedaan worden (groene vakken), Fijn als het gedaan wordt (gele vakken) en Wordt niet gedaan (rode vakken). Op basis van zowel de matrix als deze lijsten kan je team de prioriteiten voor je project visualiseren en daarnaar handelen om de klus zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Het is belangrijk om de status en resultaten van elke taak mee te delen aan je hele team, belanghebbenden en iedereen voor wie het werk van invloed kan zijn. @-vermeld voor elke taak een teamlid en stel een datum vast waarop je vragen kunt beantwoorden en eventuele risico's of zorgen kunt behandelen.