Denk na over het Achtergrond-gedeelte en vul dit in voordat je met de vergadering begint. Zo weet iedereen waarom jullie samen zitten. Je kunt denken aan een overzicht van het product dat onlangs werd uitgebracht, inclusief de functies, specificaties en betrokken teams, of details over de meest recente verhuizing. Bespreek dit gedeelte kort als je de discussie aftrapt.

Neem 5 minuten de tijd om iedereen te laten weten dat alle meningen en suggesties welkom zijn. Dit helpt om een eerlijke en open sfeer te scheppen, wat nuttige feedback oplevert. Raadpleeg het Playbook voor meer informatie over hoe je de juiste toon zet. 

Elk deel van het 'hindsight'-sjabloon is gebaseerd op tijd en dat is niet voor niets. Je wilt iedereen voldoende ruimte geven om zijn of haar mening te delen, maar een eindeloze discussie voorkomen. Het ideale resultaat bestaat uit een volledige discussie, maar dan zonder veel raakvlakken of problemen die je team niet kan oplossen. Althans, niet binnen 30 minuten.

Staat de timer op 10 minuten? Geweldig. Vraag alle deelnemers waarmee het team moet beginnen. Laat iedereen zijn of haar mening direct in het document formuleren. Dankzij Confluence kan iedereen tegelijkertijd inhoud aanmaken en bewerken.

Vergeet niet om tijd te reserveren om deze ideeën te bespreken voordat de timer afloopt! Als gespreksleider moet je je niet te veel in het gesprek mengen. Kijk en luister naar de inbreng, erken gemeenschappelijke thema's en groepeer soortgelijke feedback. Zo kun je de beste kansen voor procesverbetering uitfilteren en in kaart brengen welke vervolgacties het team moet ondernemen. 

Behandel de volgende delen op dezelfde manier. Stel een timer in op 10 minuten en vraag de groep om te noteren wat het team wel en niet meer moet doen.

Reserveer aan het einde 5 minuten om de vervolgstappen uit te werken. Het voelt alsof dat te snel gaat, maar vertrouw op ons: dit levert genoeg inzichten op die je kunt uitwerken.