Het opstellen van de business case is meestal de verantwoordelijkheid van de epic-eigenaar. Voordat je direct aan de slag gaat met het opstellen van je lean business case, is het slim eerst de kaders voor je portfolio-epic te bepalen. Zorg ervoor dat je de lean business case op het juiste moment opstelt. Het maakt onderdeel uit van de analysefase van het Kanban-portfoliosysteem. Te vroeg en je hebt onnodig werk verricht, en te laat breng het risico met zich mee dat je investeringen doet zonder de context te begrijpen. Bepaal eerst wie er bij het voorstel betrokken worden en zorg ervoor dat alle sponsorende belanghebbenden hieronder vallen. Beschrijf vervolgens beknopt de epic, bepaal hoe het succes van de epic gemeten zal worden in de bedrijfsresultatenhypothese, en stel vast welke belangrijke indicatoren gebruikt zullen worden om de voortgang te meten. Dit helpt je de scope van de epic te bepalen, en nog belangrijker, hoe je je MVP moet bepalen. Neem ook alle achtergrondinformatie die je verzameld hebt op, en laat ruimte over om de uiteindelijke beslissing te noteren (wel of geen groen licht voor het product).

Als je eenmaal de basis hebt gelegd, is het tijd om je lean business case te schrijven. Begin met de epic-hypotheseverklaring om je epic te beschrijven. Door deze epic wordt er een korte en bondige beschrijving gegeven van je bedrijfsvisie, of het 'waarom' achter deze epic. Bepaal vervolgens wat er binnen of buiten de scope van deze epic valt, als ook de niet-functionele vereisten. Bepaal vervolgens de MVP die gebruikt zal worden om de hypothese te testen. Deze MVP zal de potentiële functies en geschatte kosten aantonen, het liefst in dezelfde valuta als die gebruikt wordt voor de participatieve budgettering. Vergeet niet, als de MVP eenmaal succesvol is, een schatting van de algehele kosten van de epic te geven. Leg als laatste de vorm van het verwachte rendement op de investering in de epic vast.

Neem de oplossingsanalyse op die tijdens de analysefase is uitgevoerd. Refereer naar alle aanvullende bronnen, linken en ondersteunend bewijs, zodat andere teamleden en belanghebbende ze makkelijk kunnen inzien. Zorg ervoor dat de bijlagen van een label voorzien zijn. Gebruik het gedeelte Aantekeningen en opmerkingen om mogelijk overig bewijs te noteren. Dit is allemaal informatie dat meeweegt tijdens het aanstaande beslismoment (of het product wel of niet groen licht krijgt). Zorg ervoor dat er niet te veel informatie staat. De lean business case is in het leven geroepen om het proces van het opstellen van een business case en het beoordelingsproces sneller te maken. Als je in dit veld te veel ondersteunende documenten plaatst, kan dit het reviewproces vertragen en sommige voordelen teniet doen.  Je kan deze ruimte ook gebruiken om aantekeningen van je teamplanningsvergaderingen te noteren.

Houd de lean business case bijgewerkt tijdens de analyse en implementatie van de MVP, zodat portfoliobeoordelingsvergaderingen en toekomstige portfoliofundraisers soepel kunnen verlopen.