Je organiseert deze vergadering niet om alleen maar regelmatig samen te komen. Een manier om mensen betrokken te houden bij een terugkerende vergadering is om het doel duidelijk uit te leggen. Op die manier weten mensen dat de vergadering een helder doel heeft dat verder gaat dan tijd in iedereens agenda wegsnoepen. Bij aanvang van elke vergadering (ongeacht hoe vaak je die al eerder hebt geleid) neem je wat tijd om een kort overzicht te geven en uit te leggen wat de doelen, belangrijke aanwezigen en processen van de vergadering zijn. Noteer die details in het onderdeel Vergaderoverzicht van het sjabloon. Zo beschikt iedereen over die context wanneer ze eerdere notulen bekijken.

Heb je het gevoel dat je elke vergadering uitstapt met een enorme to-dolijst? Dat is normaal. Sterker nog, dat is goed, want het betekent dat je echte stappen maakt tijdens die bijeenkomsten. In het onderdeel Openstaande actiepunten van dit sjabloon kun je een macro gebruiken om alle openstaande actiepunten uit al die vergaderingen weer te geven. Typ '/task report' en het sjabloon haalt al die onafgevinkte taken op, ongeacht of ze van de vergadering van gisteren of twee maanden geleden zijn. Zorg dat je de actiepunten regelmatig afvinkt, zodat iedereen weet wat er nog moet gebeuren.

Het geheim van een productieve vergadering? We hebben er één woord voor: agenda. Je moet een goed beeld hebben van wat er besproken en besloten moet worden vóórdat je iedereen bij elkaar roept. Je moet aanwezigen van tevoren vragen of er onderwerpen zijn die ze willen bespreken. Gebruik het onderdeel vergadernotulen van het sjabloon om de datum van je vergadering te noteren, je aanwezigen te taggen en dan je agenda-items te vermelden. Dat help je bij het prioriteren van gespreksonderwerpen en houdt de vergadering doelgericht.

Hoe graag je ook denkt dat je een geheugen als een olifant hebt, je vergeet al snel wat er in elke terugkerende vergadering gebeurt. Wat was er besloten? Welke taken waren vastgelegd? De laatste kolom van het onderdeel Vergadernotulen biedt je ruimte om een gedetailleerd verslag te schrijven van wat er tijdens die vergadering plaatsvond. Je kunt '/action item' intypen om taken toe te voegen en toe te wijzen. Typ '/decision' om een besluit vast te leggen dat tijdens die vergadering is genomen. Je krijgt dus nooit meer hoofdpijn doordat je de details van wat wanneer gebeurde probeert terug te halen.