Sjabloon voor productbacklog

Voer eerst de taaknamen en/of -omschrijvingen van je project in. Enkele best practices zijn onder andere:

• Gebruik werkwoorden om de nodige acties te beschrijven.
• Creëer specifieke namen op basis van de functie of de mogelijkheden ervan, en wees consistent.
• Houd de namen kort, zodat je taken makkelijk te onthouden of terug te vinden zijn.
• Verzin geen nieuwe woorden; gebruik vakjargon dat in jouw branche gebruikelijk is.

Consistente naamgeving over de hele linie zal je bedrijf op de lange termijn helpen.

Voeg vervolgens de start- en einddatum toe voor elke taak, plus een leverdatum voor het hele project. Maar deadlines zijn niet alles wat je moet vermelden. Dit is ook belangrijk:

• Stel duidelijke resultaten vast voor elke taak en einddatum.
• Laat ruimte over voor feedback van de nodige belanghebbenden.
• Houd rekening met iteraties in je tijdlijn.
• Beperk het aantal taken binnen een enkele sprint.
• Verdeel grote taken in kleinere taken die het team sneller kan uitvoeren.

Wijs vervolgens taken toe aan je team. Je wilt dat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is.

• Wijs taken toe aan teamleden die over de nodige vaardigheden beschikken om ze te volbrengen.
• Stimuleer onderlinge samenwerking tussen je team.
• Geef duidelijke instructies en feedback.

Duidelijkheid en autonomie versterken je team en houden ze betrokken.

Je team kan niet alles tegelijk. Ze moeten weten hoe elke taak afhankelijk is van een andere. De Lean methodologie kan je daarbij helpen.

• Bij Lean gebruik je een just-in-time aanpak, waarbij je produceert wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt.
• Bepaal dit aan de hand van de behoeften van zowel de klant als het bedrijf.

Vergeet niet de taken te rangschikken op prioriteit, zodat het team weet wat ze als eerste moeten aanpakken.

Context is alles. Je moet een reden opgeven voor het werk dat je team moet doen. Userstory's kunnen je hierbij helpen.

• Userstory's maken duidelijk hoe een functie of oplossing voor de klant zou moeten werken.
• Ze zijn een statement vanuit het perspectief van de gebruiker.
• Ze geven duidelijk aan wie de gebruikers zijn, wat ze willen dat het product doet en wat het gewenste resultaat is.

Meestal verhelpen userstory's ook een pijnpunt.

Het inschatten van de inspanningen helpt je om een redelijke tijdlijn vast te stellen en middelen op de juiste manier toe te wijzen. Je kunt dit zien als een voorspelling voor hoe lang de taak zal duren.

Andere dingen om over na te denken:

• Doe de schattingen in uren, dagen of weken.
• Je kunt storypoints gebruiken om een schatting te maken. De Planning poker-oefening kan je hierbij helpen. Hierbij bespreekt het team een backlogitem en komen ze tot een consensus over een tijdsinschatting.
• Gebruik deze formule om je tempo te berekenen op basis van eerder en soortgelijk werk: de geschatte tijd gedeeld door de werkelijke tijd die je hebt genomen.

Vergeet niet: neem je schattingen ruim, voer continue verbeteringen door en leer van schattingen uit het verleden.

Tot slot kun je handmatig werk waardoor je team overspoeld raakt automatiseren. Gebruik hiervoor verschillende tools zoals:

• Github: automatiseer je pull requests en updates via GitHub.
• Jira voor IT- en klantenserviceteams: verbind de workflows van Dev- en klantenserviceteams.
• Slack: beheer en automatiseer de workflows voor tickets en aanvragen via Slack.
• Microsoft Teams: automatiseer goedkeuringen, waarschuwingen en meldingen van teams.