Przewodnik po zarządzaniu treściami w firmie (ECM)
Spis treści
Na czym polega zarządzanie treściami w firmie?
W tradycyjnym modelu zarządzanie treściami w firmie (ECM) ograniczało się do zaplecza i stanowiło nieuporządkowany — choć scentralizowany — sposób zarządzania ogromem zawartości. Jednak w ciągu kilku ostatnich lat obserwuje się zmianę podejścia do ECM, którego rola w firmie staje się bardziej interaktywna.
Era papieru dobiega końca, ponieważ cyfryzacja staje się nową normalnością. Uczenie maszynowe, technologie chmurowe i możliwości urządzeń mobilnych stwarzają dla firm nowe szanse. Pojawiają się nowe rodzaje zawartości — filmy, nagrania audio, treści społecznościowe — które zacierają granicę tradycyjnego ECM. Wynikająca z tego zmiana sprawiła, że wielu innowatorów branży zastanawia się, czy nie nadszedł czas, aby na nowo zdefiniować pojęcie ECM.
We współczesnym środowisku biznesowym funkcjonuje wiele definicji ECM oraz ról, jakie odgrywa, jednak w Atlassian zarządzanie treściami w firmie (ECM) jest pojmowane jako oparty na współpracy proces cyfrowego zarządzania informacjami firmy oraz stosowania ich do wspomagania jej procesów i celów biznesowych przez zapewnienie łatwego dostępu do informacji oraz ich maksymalnej przydatności na każdym etapie cyklu życia treści. Odpowiedni system ECM umożliwia zautomatyzowanie procesów, zwiększenie produktywności i zachęcenie zespołów w całej firmie do lepszej współpracy.
Jak działa system oprogramowania ECM?
Treści są wszechobecne. Tworzymy dokumenty, e-maile, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i inne materiały szybciej i w ilości większej niż kiedykolwiek wcześniej. Nietrudno pojąć, dlaczego. Coraz więcej osób na całym świecie współpracuje ze sobą, dlatego dzielenie się informacjami — a w szczególności dokładnymi informacjami — ma kluczowe znaczenie. Taka współpraca wymaga natychmiastowego, współdzielonego dostępu do dokumentów, plików i innych zasobów.
Wiele z tych treści tkwi w e-mailach, na dysku twardym, w jakimś pliku lub gdzieś indziej. Wraz z rosnącą ilością nieuporządkowanych treści duże i małe firmy poświęcają coraz więcej zasobów, aby nimi zarządzać.
Idea platformy ECM jest dość prosta: zapewnienie każdej osobie w organizacji łatwego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do podejmowania decyzji, realizacji projektów i pracy z maksymalną wydajnością. Po jej wdrożeniu będziesz się zastanawiać, dlaczego nikt wcześniej o tym nie pomyślał.
ECM eliminuje konieczność korzystania z dokumentów papierowych i związanych z nimi systemów archiwizacji. Zamienia całą, sięgającą chmur górę drukowanych treści — od faktur, CV i umów po korespondencję i raporty z badań — na postać cyfrową i zapisuje w bezpiecznym repozytorium. Pomaga także w utrzymaniu porządku wśród plików elektronicznych, usprawniając współpracę i udostępnianie. Koniec z teczkami na dokumenty. Koniec ze skaleczeniami papierem. Więcej drzew może odetchnąć z ulgą.
Jednak ECM to nie tylko fajny, ekologiczny system archiwizacji.\ Jest to proces, który obejmuje cały cykl życia treści — od zarejestrowania informacji po ich opublikowanie i archiwizację. Następnie po upływie określonego okresu przechowywania pliki są usuwane. W końcu nikt nie chce, aby masa niepotrzebnych plików zajmowała miejsce na dane.
Wydajne systemy ECM eliminują wszystkie uciążliwe przestoje spowodowane poszukiwaniem informacji. Porządkują istniejące pliki cyfrowe w centralnej lokalizacji, przechowując metadane dokumentów w folderach. Dzięki temu treści są łatwo dostępne dla odpowiednich osób we właściwym czasie. Użytkownicy z uprawnieniami dostępu mogą nawet wykonywać wyszukiwanie pełnotekstowe określonych dokumentów. Niezależnie od urządzenia mogą wówczas przeglądać lub edytować dokument, albo wydrukować potrzebną kopię, gdziekolwiek się znajdują. Mogą również używać systemu ECM do wyszukiwania słów lub fraz w zapisanych dokumentach.
Każdy dział firmy wymaga teraz zarządzania treściami
Na początku organizacje stosowały proces ECM wyłącznie do ograniczenia zużycia papieru i usprawnienia archiwizacji. Jednak z czasem ten proces zaczął odgrywać coraz większą rolę.
Solidne rozwiązanie ECM ogranicza czas i koszty związane z zarządzaniem dokumentami w trakcie ich całego cyklu życia, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji. Jeśli odpowiadasz na pytania klientów, system ECM podsuwa Ci odpowiedzi pod sam nos. Pozwala również zautomatyzować ręczne zadania, takie jak kserowanie, wyciąganie i odkładanie czy ręczne dostarczanie. Ponadto zwiększa bezpieczeństwo przez ograniczenie dostępu do plików i folderów. Umożliwia również poszczególnym działom kontrolowanie dostępu, na przykład przez ograniczenie dostępu do informacji na temat zasobów ludzkich do pracowników działu HR.
System ECM — dostępny obecnie w kilku wariantach
Obecnie nawet sam akronim „ECM” zaczął odnosić się do zróżnicowanego zakresu usług. Aby lepiej zrozumieć, jak ten proces może pomóc Twojej firmie, przeanalizuj opisane poniżej trzy rodzaje ECM.
- Zarządzanie treściami internetowymi (WCM)
Polega ono na przekazaniu konkretnym kluczowym osobom kontroli nad wyglądem i działaniem witryny internetowej. Stosowane jest przez organizacje, które mają stosunkowo złożone witryny internetowe i rygorystyczne wytyczne dotyczące marki. Zapewnia tym kluczowym pracownikom środki ułatwiające aktualizowanie, modyfikowanie i publikowanie treści witryn w sposób zgodny z wytycznymi. - Zarządzanie treściami oparte na współpracy (CCM)
Zapewnia wielu osobom dostęp do pojedynczego dokumentu, na przykład prawnego, i możliwość jego modyfikacji. Jest to doskonałe rozwiązanie dla organizacji, które muszą zarządzać projektami obejmującymi wielu interesariuszy. CCM ułatwia współpracę, zapewniając jednocześnie możliwość śledzenia i aktualizowania najnowszej wersji dokumentu. - Transakcyjne zarządzanie treściami (TCM)
Powstało z myślą o organizacjach, które wielokrotnie korzystają z różnego rodzaju treści, w tym rejestrów, papierowych dokumentów i plików cyfrowych. Rozwiązania TCM rejestrują treści z różnych kanałów, klasyfikują je, przechowują, tworzą zautomatyzowany przepływ pracy, aby zapewnić przekazanie właściwemu użytkownikowi odpowiednich treści we właściwym czasie, a nawet usuwają dokumenty, gdy nie są już potrzebne. To wszystko zachodzi przy bezproblemowej współpracy z innymi aplikacjami i bazami danych, dzięki czemu wszystkie takie treści są dostępne w całej firmie.
Dlaczego ECM jest tak ważne?
Uporządkowanie chaosu w dzisiejszym świecie opartym na danych jest kluczowe.
W różnych branżach i sektorach usług skuteczne rozwiązania do zarządzania treściami w całej firmie usprawniają codzienne procesy, a równocześnie minimalizują koszty ogólne. Odgrywają one ważną rolę w eliminowaniu niepotrzebnych treści, w tym zduplikowanych plików i nieaktualnych informacji. Na jeszcze bardziej praktycznym poziomie pomagają zmniejszyć powierzchnię magazynową oraz zużycie papieru w firmie, a także ilość wysyłanej poczty.
Ograniczenie ryzyka błędów komunikacyjnych
Bez względu na misję organizacji system ECM stanowi klucz do wyeliminowania doraźnych procesów, które mogą narażać firmę na brak zgodności z przepisami, obniżać produktywność i prowadzić do zmarnowania okazji do uzyskania przychodów. Jest to ważne narzędzie, które umożliwia usuwanie wąskich gardeł w przepływie informacji i zwiększanie przejrzystości komunikacji.
Uzyskanie cennego spokoju ducha
Najważniejsze jednak, że systemy ECM mogą stanowić pierwszą linię obrony przez zagrożeniami, w obliczu których stajemy w coraz bardziej połączonym świecie. ECM wymusza na organizacjach zarządzanie wszystkimi treściami i ich monitorowanie, aby kluczowy personel mógł skuteczniej reagować na naruszenia danych i oszustwa finansowe oraz chronić przed nimi firmę.
Kluczowe funkcje narzędzi do zarządzania treściami
Obniżenie kosztów magazynowania przez ograniczenie przechowywanych treści do tych, które są potrzebne, oraz wyeliminowanie zbędnych.
Obniżenie kosztów operacyjnych przez obniżenie kosztów magazynowania i usprawnienie przepływów pracy w wyniku przekształcenia materiałów na formaty elektroniczne.
Zwiększenie produktywności poprzez udostępnienie odpowiednich informacji właściwym osobom w odpowiednim czasie i zautomatyzowanie rutynowych zadań.
Zwiększenie zadowolenia klientów dzięki zapewnieniu personelowi łatwego dostępu do informacji potrzebnych klientom.
Usprawnienie procesów decyzyjnych pozwalające organizacjom na redukcję kosztów, poprawę wydajności i wykorzystywanie szans w odpowiednim czasie.
Zapewnienie ciągłości działalności biznesowej niezależnie od rozwoju wypadków dzięki kopiom zapasowym kont, archiwom, bezpiecznym miejscom na dane i procesowi odzyskiwania awaryjnego.
Przejdźmy do rzeczy: wdrożenie
Zanim zdecydujesz się na wdrożenie systemu ECM, musisz poznać aktualny stan swojej organizacji, zadając sobie kilka pytań.
- Zastanów się nad krótkoterminowymi i długoterminowymi celami Twojej firmy. W jaki sposób system ECM pomoże Ci osiągnąć te cele?
- W jaki sposób Twoja organizacja obsługuje obecnie różne rodzaje treści?
- Jeśli masz już rozwiązanie ECM, jak ono działa? Nakreśl przebieg stosowanych procesów biznesowych.
- W jaki sposób informacje przepływają w firmie między ludźmi, działami i systemami?
- Czy istnieją działy lub jednostki biznesowe, które utworzyły własne rozwiązania do zarządzania treściami?
- Czy istnieją działy, w których mogła rozwinąć się praktyka shadow IT, przez co są one niechętne zmianom? (To dobry moment, aby je włączyć w proces ECM).
- W rzeczywistości jest to dobry moment, aby przyjrzeć się wszystkim osobom odpowiedzialnym za przenoszenie, przeglądanie i tworzenie treści, mającym styczność z treściami lub wymagającym dostępu do treści. Każdy jest ważny, zarówno użytkownicy wewnętrzni, jak i klienci, dostawcy czy partnerzy.
Dokumentując wszystko, zyskujesz przejrzystość potrzebną do opracowania i prowadzenia bezpiecznego systemu zarządzania treściami, który będzie zgodny z przepisami i wytycznymi firmy oraz będzie zaspokajał potrzeby każdej części organizacji.
Analiza potrzeb dotyczących treści i zarządzania
Po przeprowadzeniu tego badania due diligence wyciągnij wnioski na temat sposobu tworzenia i miejsca przechowywania treści. Kto ma do nich dostęp? Jak pojedyncze osoby i działy je uzyskują? Kto i kiedy ich potrzebuje?
Taka analiza powinna dać dosyć czytelny obraz istniejącego środowiska i umożliwić kategoryzację danych. To z kolei ułatwi ustalenie, kto potrzebuje dostępu do określonych informacji, a także jakie treści trzeba zapisać i które można usunąć lub zutylizować.
Na tym etapie masz już pewnie pojęcie o tym, jakiego rodzaju rozwiązania ECM potrzebujesz. Możesz zatem przystąpić do wyboru dostawcy i oprogramowania, które pomoże Ci osiągnąć zamierzone cele.
Kategoryzacja danych oraz zrozumienie, kto, gdzie i kiedy ich potrzebuje, pozwoli upewnić się, że platforma ECM odpowiada potrzebom wszystkich zainteresowanych osób. To z kolei zwiększy wskaźnik akceptacji rozwiązania przez użytkowników i usprawni wprowadzanie zmian.
Podczas wdrażania rozwiązania ECM, nawet z pomocą dostawcy, napotkasz pewne zakłócenia typowych procesów roboczych. Poniżej przedstawiamy listę kontrolną, która ułatwi sprawną implementację.
- Najpierw skoncentruj się na kluczowych obszarach. Ustal priorytety. Przynajmniej na początku unikaj rozproszeń w postaci problemów, których rozwiązanie nie jest konieczne lub nie przynosi natychmiastowej korzyści.
- Pokaż wszystkim, co otrzymacie w zamian. Oszacuj oczekiwane wyniki dla organizacji w kategoriach finansowych i praktycznych.
- Zaproś do udziału i zaangażuj wszystkich. Oznacza to każdą osobę w każdym dziale, którego dotyczy zmiana — czyli zazwyczaj wszystkich.
- Rozmawiaj o tym. Dużo. Podziel się wizją, pożądanymi wynikami i oczekiwaniami, jakie masz wobec nowej platformy. I nie zapomnij słuchać — stwarzaj wiele okazji do dzielenia się opiniami.
- Zdecyduj, czego potrzebujesz. Porozmawiaj ze swoim dostawcą usług. Twoje rozwiązanie może oznaczać, że nie potrzebujesz już określonego sprzętu lub innego elementu infrastruktury, w tym laptopów, smartfonów, sieci czy oprogramowania chmurowego.
- Weź odpowiedzialność za rozwiązanie. Powołaj jeden zespół, który zajmie się procesem wdrożenia. Na bieżąco przekazuj członkom tego zespołu wszystkie szczegóły. Upewnij się, że są oni zaangażowani na każdym etapie.
- Ustal reguły. Wybierz, kto będzie miał dostęp do informacji, i ustal zasady ich wykorzystania. Uwzględnij zalecane cykle życia danych i procedury dotyczące sposobu ich utylizacji, gdy nie będą już potrzebne.
- Przetestuj rozwiązanie przed uruchomieniem. Gdy nowa platforma będzie gotowa, wybierz grupę użytkowników, aby przetestować ją w rzeczywistym środowisku. Następnie wprowadź poprawki i rozwiąż ewentualne problemy albo przybij piątkę.
- Zachowaj spokój. Każda nowa technologia i każdy nowy proces potrzebuje okresu „docierania”. Daj rozwiązaniu czas. Pozwól członkom Twojej organizacji zapoznać się z nim. Nie zamykaj się na poprawki. Zaplanuj regularne spotkania, aby zapoznać się z opiniami wszystkich zaangażowanych osób.
Jakie możliwości powinno dzisiaj oferować dobre rozwiązanie ECM?
Niezależnie od tego, czy wdrażasz nowe rozwiązanie ECM, czy ulepszasz istniejące, pamiętaj, że powinno ono służyć czemuś więcej niż tylko poprawie sposobu „radzenia sobie z treściami”. Zaprojektuj i wdróż system tak, aby ułatwiał wszystkim członkom organizacji:
- bezpieczne zapisywanie i przechowywanie zawartości;
- wyszukiwanie i wykorzystywanie potrzebnych treści z dowolnego miejsca;
- bardziej skuteczne i produktywne działanie na co dzień dzięki łatwemu dostępowi;
- przechwytywanie plików dowolnego typu z dowolnej lokalizacji oraz ich automatyczne zapisywanie i klasyfikowanie;
- łatwe poruszanie się między platformą ECM a innymi systemami firmy;
- tworzenie raportów na temat sposobu użycia informacji w rozwiązaniu ECM.
Przyszłość zarządzania treściami w firmie
Coraz więcej zespołów włącza społecznościowe narzędzia do współpracy do swojego podejścia do ECM, ponieważ chodzi w nim nie tylko o sposób postępowania z informacjami firmy, ale także o tworzenie zintegrowanej kultury i odpowiedniej platformy, gdzie każdy będzie zaangażowany w sposób rejestrowania, przechowywania i wykorzystywania informacji.
Treści są pielęgnowane w cyfrowym ekosystemie
W raporcie Magic Quadrant z 2017 roku firma Gartner ukuła nowy termin do oceny tego obszaru: platforma usług zawartości (Content Services Platform, CSP), opisując ją jako „ewolucję raportu Magic Quadrant dotyczącego rozwiązań do zarządzania treściami w firmie (ECM)”.
Z tej koncepcji „ewolucji” wynikają bezpośrednio dwie rzeczy. Pierwszą jest fakt, że ECM nie może ograniczać się do zwykłego zarządzania treściami. Obejmuje on szerszy zakres odpowiedzialności, w tym zarządzanie, organizację, możliwość wyszukiwania, stosowanie oraz komponenty. Drugą rzeczą jest fakt, że obowiązkowe dla zespołów staje się posiadanie platformy cyfrowej zapewniającej infrastrukturę dla tego, co dotychczas było nieuporządkowane — funkcjonalnego i elastycznego narzędzia, które nadaje cyklowi życia treści bardziej interaktywny charakter.
Usprawnienie narzędzi i procesów ECM w ramach ujednoliconej platformy digitalizacji ułatwi zespołom dotrzymywanie terminów i, co ważniejsze, stworzy im możliwości rozwoju.
Współpraca nad treściami bez ograniczeń
To, co kiedyś miało postać autonomicznych systemów i repozytoriów, teraz przybiera formę otwartych usług z możliwością ciągłego dostosowywania do zmieniających się potrzeb klientów. Społecznościowe oprogramowanie do współpracy wywarło ogromny wpływ na sposób, w jaki zespoły włączają treści i informacje do swojej codziennej pracy, a możliwość zapewnienia wszystkim członkom zespołu dostępu do tych samych informacji, współpracy w czasie rzeczywistym oraz wykorzystania ujednoliconego procesu nawigacji dodatkowo zwiększa skuteczność oprogramowania ECM.
Rozwiązanie ECM powinno zapewniać środki do przełamywania barier dzięki otwartej platformie do obsługi treści, która obejmuje szereg aplikacji, umożliwiając zespołom korzystanie z zalet interaktywnego pakietu produktów.
Wdrożenia ECM w chmurze
Postępy w technologii chmurowej, mobilnej i analitycznej, a także ciągła integracja społecznościowych narzędzi do współpracy, doprowadziły do zwiększenia naszych oczekiwań wobec narzędzia ECM. Ogromna ilość tworzonych i przechowywanych treści może być przytłaczająca, a z czasem te udoskonalenia technologiczne wymuszą potrzebę zwiększenia przydatności i mobilności wśród użytkowników końcowych. Wszystkie te oznaki przemawiają za wdrożeniem chmurowym jako podstawowym środkiem maksymalizacji efektywności rozwiązania ECM.
Przeniesienie ECM na platformę chmurową pozwala organizacjom uniknąć ponoszonych z góry kosztów wdrożenia i infrastruktury, ograniczyć wydatki na personel, a w konsekwencji obniżyć całkowity koszt posiadania w przypadku przechowywania treści i zarządzania nimi.
Organizacje poszukujące sposobów na ułatwienie obsługi i zwiększenie dostępności swoich rozwiązań ECM zauważą, że wdrożenia w chmurze zapewniają, oprócz znacznej redukcji kosztów, także taką możliwość. Przeniesienie narzędzia ECM do chmury ułatwi członkom zespołu przechowywanie, pobieranie i stosowanie treści w podróży lub podczas pracy z domu.
Automatyzacja (jeśli jeszcze nie jest stosowana) jest nieuchronna
Choć wydaje się, że zagadnienia automatyzacji i uczenia maszynowego są na siłę wciskane do każdej rozmowy o usprawnianiu procesów roboczych, stanowią one naturalne uzupełnienia ECM.
Biorąc pod uwagę czas i zasoby potrzebne do ułatwienia przechwytywania, porządkowania i przechowywania dokumentów oraz ciągłego zarządzania nimi, łatwo zrozumieć, dlaczego inteligentna automatyzacja ma tak duży wpływ na sposób interakcji zespołów z informacjami. Pomaga wyeliminować podstawowe zadania, skrócić czas przetwarzania, a co najważniejsze, dostarczać właściwych informacji odpowiednim osobom we właściwym czasie. Ponadto zdolność pozyskiwania i klasyfikowania metadanych staje się coraz ważniejsza dla organizacji. To, co normalnie byłoby żmudnym i czasochłonnym procesem, może zmienić się w przewagę nad konkurencją.
Przekonaj się, jak ECM może pomóc Twojej organizacji w zarządzaniu jej treściami, zwiększeniu wydajności oraz poprawie jakości współpracy i produktywności, wypróbowując za darmo oprogramowanie ECM Confluence.