Przed zebraniem zespołu w celu omówienia mocy przerobowych zadaj każdemu indywidualną pracę domową. Poproś członków zespołu o zapisanie wszystkich czynności wykonywanych w typowym tygodniu oraz oszacowanie liczby godzin poświęcanych na każde zadanie. Warto to zrobić przed spotkaniem zespołu, aby mogli sprawdzić informacje w kalendarzach, skrzynkach e-mail, na kanałach czatu i w zgłoszeniach i jak najdokładniej określić sytuację.

Po zapewnieniu wszystkim czasu na opisanie standardowego tygodnia pracy zorganizuj spotkanie. Podaj podstawowe informacje określające przyczyny omawiania możliwości przerobowych. Czy planujesz nowy projekt? Chcesz określić, jak wprowadzić nowego członka zespołu? Chcesz wyznaczyć lepsze granice? Jasno określ cel, aby był zrozumiały dla wszystkich. Podanie tych informacji umożliwi członkom zespołu uczciwie określenie ram czasowych pracy i dostępności (bez obaw, że będzie to przyczyną problemów).

Czas, aby wszyscy wyjęli prace domowe i podsumowali godziny. Należy uwzględnić wszystkie działania — od zadań administracyjnych po przerwę na kawę. Celem jest poznanie łącznej liczby godzin pracy każdego członka zespołu. 

Następnie należy określić, jaki procent czasu rzeczywiście poświęcają na projekty, dzieląc liczbę godzin projektowych przez podaną łączną liczbę godzin pracy. 

Przedyskutujcie te wartości. Czy są zgodne z oczekiwaniami? Czy wartości procentowe odpowiadają celom zespołu? A może dużo więcej czasu niż planowano poświęca się na inne zadania (na przykład prace administracyjne)? Otwarta dyskusja ułatwi określenie obszarów, w których można wprowadzić korekty i zoptymalizować wykorzystanie czasu w zespole.

Podaj w tabeli stanowisko każdego członka zespołu, jego imię i nazwisko, procentowy czas w tygodniu poświęcony na projekty i łączną liczbę godzin przeznaczoną tygodniowo na projekty. 

Aby uzyskać ogólny obraz mocy przerobowych zespołu, zgrupuj podobne stanowiska, aby dodać ich godziny pracy i podaj wartość w kolumnie sumy według stanowiska. Dzięki temu dowiesz się, ile czasu poświęcają na realizację projektów na przykład inżynierowie.

Mając teraz dokładny obraz wykorzystania czasu przez zespół i dostępnych mocy przerobowych, musisz użyć tych nowych informacji do podjęcia świadomych decyzji o przydziale pracowników do przyszłych lub bieżących projektów. Pomoże to dostosować umiejętności członków zespołu do określonych zadań, dopasować zadania do ogólnych celów zespołu oraz uniknąć stresu i wypalenia, do którego dochodzi w sytuacji przeciążenia pracą osób, które mają za dużo obowiązków.