Szablon Bezpłatne protokoły spotkań

autora Atlassian

Twórz plany spotkań, sporządzaj notatki i udostępniaj listę zadań zespołowi.

NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE

Sporządzanie notatek

Planowanie zadań

Dokumentacja

Kategorie

Zarządzanie projektami

Marketing i sprzedaż

Zalecane

Szablon Strona

Każdemu z nas zdarzyło się wyjść ze spotkania, myśląc „poświęciłem(-am) na to X minut swojego życia, których już nigdy nie odzyskam”. W takich przypadkach ważne jest, aby ocenić, dlaczego spotkanie nie było przydatne. Może to wynikać z faktu, że spotkanie nie miało jasno określonego celu lub nie wzięły w nim udziału odpowiednie osoby.

Zapobieganie takim problemom jest niezbędne do skutecznego działania w firmie. Jednym ze sposobów na nieskuteczne spotkanie jest korzystanie z szablonu protokołu spotkania, ustrukturyzowanego dokumentu, który rejestruje postępy i najważniejsze wydarzenia spotkania.

Przygotowaliśmy szablon protokołu spotkania, który pomoże Tobie i Twojemu zespołowi lepiej przygotować się do spotkań. Zawiera on wszystkie elementy niezbędne do przeprowadzenia skutecznego spotkania: uczestników, agendę, tematy do dyskusji i czynności do wykonania.

Skorzystaj z bezpłatnego szablonu protokołu spotkania Confluence, aby przygotować się do spotkań, dbać o odpowiednią organizację, sporządzać notatki, dodawać czynności do wykonania i rejestrować wyniki.

Przegląd
Korzyści
Jak to zrobić
Dlaczego warto wybrać Confluence?

What are meeting minutes?

Meeting minutes are an official record of discussions and actions taken during a meeting. They typically contain the following information:

Meeting date and time
Participants and contact details
Meeting goals
Discussion topics
Action items
Decisions
Next meeting date and time

Meeting minutes aren't simply meeting transcripts. They cover essential meeting highlights and summarize what was discussed and accomplished during the meeting.

Meeting minutes tips

Atlassian’s meeting minutes template effectively captures notes, tracks discussions, and documents next steps. Some other ways to ensure your meeting minutes don't go to waste include:

Promptly sharing meeting notes

Ensure meeting notes are shared with relevant coworkers and team members as soon as possible. Quick distribution can keep the action items relevant and remind people of their responsibilities.

Gathering feedback and confirmation

Depending on the scope and purpose of your meeting, you may want to invite participants to review the meeting notes beforehand. Encourage team members to leave notes or confirm they understand their assignments.

Making multiple meeting minutes templates

You can make separate meeting minutes templates for different purposes. For example, you may have one meeting minutes template for informal meetings and a different template for team meetings. You'll want all your meeting minutes templates to have a similar format for consistency.

Use AI tools

Consider using AI tools or virtual meeting assistants to assist with note-taking. Various tools use AI to pull key meeting takeaways and produce action items. Leveraging these tools is an effective way to record your meeting minutes without having to designate a note-taker.

Why use a meeting minutes template?

There are several benefits to using a meeting minutes template. And, no, it's not just another document that your colleagues won't use. An effective meeting notes template can become a useful record-keeping tool. Some of the benefits include:

Enabling consistency

A meeting minutes template can provide a clear path to record valuable information from every meeting. The high level of consistency ensures that all essential points are covered.

Providing structure

When someone is in charge of taking meeting notes, a meeting minutes template can make it easy for them to understand their task—allowing them to focus on recording the minutes instead of figuring out how to organize their notes.

Ensuring clarity

A well-designed meeting minutes template ensures readability, which is crucial for effectively communicating meeting outcomes. Clear meeting notes help people who missed the meeting understand what happened and aid in future employee training.

Driving action

Meeting minutes record actions taken and responsibilities assigned. You can use these meeting notes to hold people accountable for action items or review previous meeting minutes to measure progress. A meeting minutes template has a variety of uses beyond record-keeping. It's a useful tool to catch up on previous meetings, hold team members accountable, and review progress.

Jak korzystać z szablonu notatek ze spotkania

Krok 1. Zapoznaj się z elementami planu spotkania

Przed wysłaniem zaproszenia poświęć chwilę na przygotowanie planu spotkania. Zapewni to, że masz wszystkie niezbędne elementy, aby spotkanie było produktywne dla Ciebie i innych uczestników. Pamiętaj, aby dodać elementy planu spotkania w szablonie notatek ze spotkania, aby nadać spotkaniu strukturę i przejrzystość.

Krok 2. Przygotuj się przed spotkaniem

Przed rozesłaniem zaproszeń opracuj plan spotkania, aby mieć pewność, że będzie ono efektywne dla Ciebie i innych uczestników. Dodaj w tabeli datę spotkania, oznacz uczestników, dodaj cele i tematy dyskusji z ich właścicielami. Dodaj łącza do informacji, których uczestnicy mogą potrzebować przed spotkaniem lub w jego trakcie. Podobnie jak w przypadku umów, stron z instrukcjami i wszystkiego, co jest dłuższe niż tweet, powiadom uczestników, czy muszą wcześniej coś przeczytać.

Krok 3. Udostępnij protokół spotkania teraz, oszczędź bezcenny czas później

Gdy oznaczysz uczestnika na stronie protokołu spotkania, otrzyma on powiadomienie w Confluence i/lub za pośrednictwem wiadomości e-mail i będzie mógł zapoznać się z notatkami. Wyeliminuj problemy wynikające z wyszukiwania informacji dzięki dodaniu do zaproszenia strony protokołu. Jeżeli dane są dla Ciebie najważniejsze, możesz zapoznać się ze statystykami strony zawierającymi informacje o tym, kto ją wyświetlił. Jeżeli jakiś użytkownik ma ją na liście swoich zadań do wykonania, a zapoznanie sie z nią jest obowiązkowe, możesz wysłać mu uprzejme przypomnienie.

Krok 4. Określ ramy czasowe punktów dyskusji i wyznacz osobę odpowiedzialną za robienie notatek

Jeżeli to nie Ty, wyznacz osobę, która będzie robić notatki dotyczące dyskusji, listy zadań do wykonania i podjętych decyzji. Ponieważ wszyscy biorą udział w spotkaniu z określonego powodu, Twoim zadaniem jest odpowiednie prowadzenie dyskusji, aby nie przekraczać ustalonych ram czasowych. Nie obawiaj się odkładać mniej istotnych tematów na później. Po poruszeniu wszystkich kwestii omów najważniejsze wnioski, określ kolejne działania i uzgodnij terminy realizacji zadań do wykonania.

Krok 5. Zorganizuj protokół spotkania w odpowiedni dla siebie sposób

Nasz szablon notatek ze spotkania jest łatwy w użyciu. Wystarczy utworzyć stronę, wykorzystując szablon notatek ze spotkania, a Confluence zrobi resztę. Confluence automatycznie zapisuje i indeksuje wszystkie notatki ze spotkania na pasku bocznym w celu ułatwienia dostępu.

Skonfiguruj stronę nadrzędną w drzewie stron i organizuj strony spotkań, przeciągając je i upuszczając w dowolnej kolejności. Poinformuj uczestników o tej stronie, aby mogli z niej korzystać w przyszłości.

Streamline your meetings with the free meeting minutes template in Confluence

Using a Confluence meeting minutes template ensures your meetings are productive and organized. This structured document helps capture essential information such as attendees, agenda, discussion topics, and action items, leading to better preparation and follow-up. It also enhances clarity, accountability, and consistency, making it easy for team members to stay informed and on track.

Confluence's integration with other tools and its easy sharing capabilities streamline the process, saving time and helping your team drive results effectively.

Related Templates

Spotkanie w cztery oczy

Organizuj spotkania w cztery oczy i utrzymuj produktywne relacje zawodowe.

autora Meetical

Dowiedz się więcej

Retrospektywa 4L

Użyj tego szablonu do przeprowadzenia z zespołem retrospektywy 4L.

autora Atlassian

Dowiedz się więcej

Spotkanie w cztery oczy

Organizuj spotkania w cztery oczy i utrzymuj produktywne relacje zawodowe.

autora Meetical

Dowiedz się więcej

Retrospektywa 4L

Użyj tego szablonu do przeprowadzenia z zespołem retrospektywy 4L.

autora Atlassian

Dowiedz się więcej

Bezpłatna analiza „5 × dlaczego”

Wykorzystaj ten szablon do przeprowadzania analizy „5 × dlaczego” i odkrywania źródeł problemów zespołu.

autora Atlassian

Dowiedz się więcej