Aby efektywnie wykorzystać to ćwiczenie, udostępnij ten szablon wszystkim członkom zespołu i zapewnij odpowiedni czas na jego wypełnienie. Mając około tygodnia na podanie informacji, będą mogli lepiej przedstawić swoje preferencje. To lepsze rozwiązanie niż oczekiwanie, że wypełnią 11 wierszy szablonu (dotyczącego różnych zagadnień — od ulubionych powiedzonek po największe wyzwania) w trakcie krótkiego spotkania. 

Jeżeli chcesz przesłać szablon do członków zespołu, podaj także dodatkowe informacje o celu tego działania. Nie chodzi o pokazanie wad ani podsycanie niepewności, a o to, aby wszyscy członkowie zespołu lepiej się poznali, co ułatwi im współpracę.

Czas zapisać spotkanie zespołu w kalendarzu. Przypomnij wszystkim o przyniesieniu na spotkanie własnego szablonu informacji o pracownikach, ponieważ będzie to głównym tematem rozmowy.

Celem tego spotkania jest umożliwienie wszystkim przedstawienia informacji zawartych w ich szablonach. Jeśli zespół jest duży, można podzielić go na mniejsze grupy, tym samym oszczędzając czas. Jeśli jednak dysponujesz niewielkim zespołem, wspólna rozmowa ułatwi wszystkim uzyskanie informacji. Wszyscy — nawet ci, którzy zwykle nie są skłonni do podawania swoich preferencji lub oczekiwań — muszą omówić informacje zawarte w swoich szablonach. 

Powinna to być otwarta rozmowa. Zachęć członków zespołu do wzajemnego zadawania pytań wyjaśniających oraz przekazywania wniosków i spostrzeżeń (oczywiście grzecznie i profesjonalnie) na temat doświadczeń ze współpracy z daną osobą.

Profile pracowników spełniają swoją rolę tylko wtedy, gdy są wykorzystywane przez zespół. Nie chodzi o to, aby omówić je raz na zorganizowanym specjalnie w tym celu spotkaniu, a następnie puścić w niepamięć.

Warto przechowywać je w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu, z którego może korzystać cały zespół. Dobrym pomysłem jest umieszczenie łącza do nich na stronie głównej zespołu lub w innym dokumencie wewnętrznym. Profile te zawierają wiele cennych informacji, które pomagają zwiększyć efektywność pracy w zespole, dlatego należy ułatwić członkom zespołu dostęp do nich.

Zmianom podlega nie tylko Twój zespół, ale także jego preferencje. Nie chcesz, aby pracownicy czuli, że informacje podane dwa lub trzy lata temu na sztywno ich definiują.

Zawsze gdy do zespołu dołącza kolejna osoba, udostępnij jej ten szablon i poproś ją o przekazanie informacji zespołowi. Jednocześnie możesz dać obecnemu zespołowi możliwość omówienia najnowszych zmian we własnych profilach pracowników, aby wszyscy mieli zawsze dostęp do najbardziej aktualnych informacji ułatwiających komunikację oraz współpracę.