Zanim podejmiesz próbę ustalenia priorytetów zadań, musisz dostrzec każde zadanie, którym Twój zespół musi się zająć. Sporządź wyczerpującą listę rzeczy, które Twój zespół musi zrealizować w ramach projektu, zamieszczając je w sekcji Backlog, aby móc sięgnąć do każdej pozycji, gdy przyjdzie czas na utworzenie macierzy.

Kluczową kwestią w tym przypadku jest uwzględnienie na liście jedynie najważniejszych celów, jakie uzgodnił zespół. Dodanie zbyt wielu pozycji może rozproszyć wysiłki związane z projektem, dlatego najlepiej ograniczyć się do kilku pozycji. Wykorzystasz swoje cele jako punkt odniesienia do osadzenia każdego zadania, dlatego muszą być one zapisane i dostępne tuż nad macierzą.

Ta część powinna zająć najwięcej czasu, ponieważ wraz z zespołem ustalacie poziom wpływu każdego zadania i wysiłku koniecznego do jego realizacji w kontekście celów projektu. Jakie zadania najbardziej zbliżają Was do założonych celów? Czy niektóre z nich są bardziej pilne lub mają krótszy termin niż inne? Jakie konsekwencje będzie miało zwiększenie priorytetu jednego zadania względem innego? Tego rodzaju pytania powinny się pojawić w trakcie grupowej dyskusji z zespołem. Pomogą one ustalić zakres każdego zadania z utworzonej uprzednio listy.

W zależności od koloru powiązanego z danym zadaniem dane zadanie, dodaj je do listy Konieczne (zielone pola), Pożądane (żółte pola) lub Rezygnacja (czerwone pola). Na podstawie powstałej macierzy oraz tych list zespół będzie wstanie stworzyć obraz priorytetów w danym projekcie i podjąć odpowiednie działania, aby możliwie jak najefektywniej zrealizować prace.

Ważne, aby o statusie i wynikach poszczególnych zadań informować cały zespół, interesariuszy oraz inne osoby, na które mogą wpływać realizowane zadania. Oznacz członka zespołu za pomocą wzmianki @mention przy każdym zadaniu i wyznacz datę, kiedy możesz zwrócić się z pytaniami oraz zająć się ewentualnymi zagrożeniami lub wątpliwościami.