Przed rozpoczęciem spotkania zastanów się i wypełnij sekcję Kontekst, aby poinformować wszystkich o powodach spotkania. Może to być przegląd właśnie wprowadzonego produktu obejmujący funkcje, specyfikacje i zaangażowane zespoły, lub szczegóły ostatnich zmian w biurze. Omów krótko tę sekcję na początku dyskusji.

Poświęć 5 minut, aby powiedzieć grupie, że wszystkie opinie i sugestie są mile widziane. Stworzy to atmosferę szczerej i otwartej dyskusji i pozwoli uzyskać przydatne informacje zwrotne. Więcej informacji o odpowiednim przygotowaniu spotkania zawiera podręcznik strategii. 

Każda sekcja szablonu retrospektywy ma ramy czasowe — nie bez powodu. Chcesz umożliwić członkom zespołu przekazanie pomysłów, ale w określonym czasie. Idealna sytuacja to dyskusja wszystkich uczestników, ale nie na zbyt wiele tematów lub dotycząca problemów, których zespół nie może rozwiązać — przynajmniej nie w ciągu 30 minut.

Zegar nastawiony na 10 minut? Świetnie. Zacznij od pytania do wszystkich: czym powinien zająć się zespół. Poproś o wpisanie pomysłów bezpośrednio w dokumencie retrospektywy, w którym dzięki Confluence wszyscy mogą jednocześnie tworzyć i edytować treść.

Nie zapomnij o omówieniu pomysłów przed końcem czasu! Jako moderator nie bierz udziału w dyskusji. Twoim zadaniem jest przyglądanie się i wysłuchanie uczestników, określenie wspólnych tematów i zebranie podobnych opinii. Ułatwi to wybranie optymalnych działań umożliwiających doskonalenie procesów i określenie, co zespół ma robić w dalszej kolejności. 

Wykorzystaj w podobny sposób kolejne sekcje. Ustaw czas na 10 minut i poproś grupę o wynotowanie działań, które należy wstrzymać, i tych, które należy kontynuować.

Poświęć ostatnie 5 minut na przygotowanie kolejnych kroków. Możesz mieć wrażenie, że tempo działań jest za duże, ale zaufaj nam — zyskasz mnóstwo przydatnych informacji.