Zanim przejdziesz do szablonu, zadaj zaangażowanym pracownikom pracę domową. Poproś, aby poświęcili czas na analizę grupy docelowej. Od zespołów podległych do głównego sponsora: z kim kontaktujesz się regularnie? Daj im kilka dni na opracowanie własnej listy. Następnie zbierz zespół i opracujcie plan.

Sekcja Cele szablonu zapewnia wszystkim kontekst i przejrzystość dzięki określeniu celów planu komunikacji z interesariuszami. Powinno to wykraczać poza powierzchowne cele, takie jak „lepsza komunikacja” (wiadomo), i koncentrować się na oczekiwanych osiągnięciach. Chcesz zyskać większe zaufanie interesariuszy? Ograniczyć wąskie gardła? Zmniejszyć liczbę błędów? Zapisz te cele przed przejściem do dalszej części szablonu.

Przeprowadź otwartą dyskusję o wyznaczonych grupach docelowych i przygotuj listę główną. Zapisz ją w lewej kolumnie tabeli Interesariusze.

W prawej kolumnie wymień metody komunikacji stosowane obecnie w odniesieniu do każdego interesariusza. Czy do komunikacji z zarządem używasz głównie poczty e-mail, a z zespołami partnerów kontaktujesz się za pomocą komunikatora? Zapisz te informacje tutaj.

Teraz wybierz jednego z interesariuszy i zacznij od prostego pytania: jak często należy się kontaktować z tym odbiorcą?

Jeżeli na przykład zarząd oczekuje tylko comiesięcznych komunikatów, zapisz go w kolumnie Odbiorcy obok wiersza „co miesiąc”. Przejdź do kolejnych kolumn tabeli i opisz szczegółowe informacje dla zarządu. Jakie metody zastosujesz? Jakie informacje udostępnisz? Umieść w szablonie przydatne łącza, z których skorzystasz później lub które chcesz udostępnić odbiorcom, aby wszystkie potrzebne dane znajdowały się w jednym miejscu. Powtórz tę procedurę w przypadku wszystkich interesariuszy.

Być może w trakcie jednego spotkania nie uda się opracować całego planu komunikacji z interesariuszami — to żaden problem. W sekcji Otwarte działania szablonu możesz zapisać wszystkie zadania do wykonania.

Możesz na przykład rozważyć wprowadzenie specjalnej platformy ułatwiającej komunikację z dostawcami zewnętrznymi. Zapisz to w tej sekcji jako działanie do wykonania, aby o nim pamiętać. 

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania tego planu komunikacji z interesariuszami? Zapoznaj się z tym podręcznikiem.