Nie organizujesz spotkań tylko po to, żeby ludzie regularnie się ze sobą spotykali. Jednym ze sposobów podtrzymania zaangażowania ludzi w cykliczne spotkania jest wyraźne określenie ich celu. To daje ludziom świadomość, że spotkanie ma jasno zdefiniowany cel, a nie tylko służy zabieraniu im cennego czasu. Na początku każdego spotkania (niezależnie od tego, ile spotkań odbyło się wcześniej) poświęć chwilę na krótkie omówienie i objaśnij cele spotkania, procesy i przedstaw głównych uczestników. Zapisz te informacje w sekcji Omówienie spotkania w szablonie, aby każdy miał dostęp do tego kontekstu, gdy sięgnie do starych sprawozdań.

Czy nie odnosisz wrażenia, że z każdego jednego spotkania wychodzisz z długaśną listą rzeczy do zrobienia? To normalne. Właściwie to dobrze, bo oznacza, że rzeczywiste robicie postępy w trakcie tych posiedzeń. W sekcji Działania otwarte w tym szablonie możesz użyć makra, aby wyświetlić wszystkie otwarte działania pochodzące z każdego z tych spotkań. Wystarczy wpisać „/task report”, a wyświetlą się wszystkie nieodznaczone zadania do wykonania, niezależnie od tego, czy dodano je na wczorajszym spotkaniu czy na spotkaniu sprzed dwóch miesięcy. Takie działania trzeba często sprawdzać, aby każdy wiedział, co jeszcze trzeba zrobić.

W czym tkwi sekret produktywnego spotkania? Jest na to jedno słowo: program. Musisz mieć wyraźną wizję tego, co chcesz omówić i jakie decyzje podjąć, jeszcze zanim wszystkich zbierzesz. Zapytaj uczestników z wyprzedzeniem, czy mają jakieś kwestie, które chcieliby omówić. W sekcji „Sprawozdanie ze spotkania” szablonu zapisz datę spotkania, oznacz jego uczestników, a następnie wypisz program w punktach. To pomoże Ci określić priorytety tematów rozmowy i poprowadzić spotkanie bez odbiegania od tematu.

Choć może Ci się wydawać, że masz umysł z tytanu, łatwo zapomnieć, co działo się na kolejnych spotkaniach z cyklu. Jakie decyzje podjęto? Jakie wyznaczono zadania? W ostatniej kolumnie sekcji Sprawozdanie ze spotkania przewidziano miejsce na szczegółowe sprawozdanie z przebiegu spotkania. Możesz dodać i przypisać zadania, wpisując „/action item”, a także zapisać decyzję podjętą w trakcie spotkania, używając makra „/decision”. Nie musisz już dumać nad tym, co się kiedy zdarzyło.