Firma włożyła wiele pracy w unikatowy głos marki. Dostosowanie go, aby zawsze wypowiadać się odpowiednio do sytuacji, wymaga sporo pracy. Zacznij od opisania typu komunikatu, którego dotyczy dana zasada, następnie określ, jak twórcy treści powinni dostosować głos i styl marki do efektywnego tworzenia przekazów tego typu. Jeżeli głos Twojej marki ma różne wymiary (przykładowo ton marki Atlassian to odwaga, optymizm i praktyczność oraz poczucie humoru), warto rozważyć dodanie obrazu ilustrującego integrację tych wymiarów w danym typie komunikatu.

Następny krok to określenie zasad tworzenia dokumentacji w ramach tej zasady. Pomyśl o celu osób korzystających z tego produktu, gdy kierujesz do nich dany przekaz i jakie są ich odczucia w danej chwili. Następnie opracuj 3–5 zasad, które odpowiadają tym celom i emocjom. Podaj właściwe i błędne przykłady każdej zasady, aby zilustrować argumenty, i wyjaśnij, dlaczego dany przykład jest właściwy lub niewłaściwy.

Jeżeli opracowujesz zasady tworzenia dokumentacji, prawdopodobnie masz duże doświadczenie w pisaniu przekazów określonego typu. Wykorzystaj je, aby przekazać twórcom treści wskazówki i najlepsze praktyki. Te wskazówki mogą dotyczyć działań, których należy unikać (na przykład „5 najczęstszych pułapek, w które wpadają autorzy treści”), pomysłów dotyczących równoważenia zasad tworzenia tekstów dotyczących konkurencji lub sprawdzonych sposobów kreatywnego działania. Można nawet dodać łącze do badań lub zasobów zewnętrznych w celu poszerzenia kontekstu.