Modelowanie strategicznych obszarów priorytetowych
Gdy Twój zespół kierowniczy wchodzi w cykl odświeżania strategii lub planowania, wykorzystaj tę grę, aby określić strategiczne obszary priorytetowe organizacji i dostosować ją do nich.
Przygotowanie
1–2 tyg.
Czas trwania
90–180 min
Osoby
4–10
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Zdefiniuj priorytety organizacyjne i dostosuj do nich kadrę kierowniczą.
- Zidentyfikuj luki w strategii.
- Zwiększ przejrzystość na poziomie zespołów wykonawczych.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu lub miejsce spotkania
- Tablica (patrz szablon)
- Opcjonalnie: markery, karteczki samoprzylepne i stoper
Zasoby do gry
Jak modelować obszary priorytetowe organizacji
Dostosuj strategiczne obszary priorytetowe organizacji, które pomagają liderom definiować i wizualizować cele, pracę, stanowiska i fundusze.
Czym jest obszar priorytetowy?
Obszary priorytetowe to obszary działalności firmy, które odzwierciedlają jej strategiczne priorytety i inwestycje.
Dlaczego warto przeprowadzić grę Modelowanie strategicznych obszarów priorytetowych?
Obszary priorytetowe pomagają liderom definiować, mierzyć i wizualizować ich strategiczne cele oraz nimi zarządzać. Dzięki obszarom priorytetowym liderzy mogą łączyć cele, pracę, stanowiska i fundusze ze strategiami. Badania pokazują, że organizacje muszą łączyć strategie i dostosowywać je do praktyk, zachowań przywódczych i procesów zarządzania, aby zachować konkurencyjność.
Kiedy należy stworzyć obszar priorytetowy?
Organizacje powinny zdefiniować obszary priorytetowe, gdy rozpoczynają odświeżanie strategii lub roczny, kwartalny bądź miesięczny cykl planowania.
4 korzyści wynikające z modelowania obszarów priorytetowych
- Widoczność: Proste ramy umożliwiające definiowanie i wizualizację priorytetów strategicznych dostosowanych do celów, pracy, stanowisk i funduszy oraz zarządzanie tymi priorytetami.
- Przejrzystość: Organizacja wie, co i na jaką skalę firma traktuje priorytetowo.
- Komunikacja: Wszystkie zespoły wiedzą, dlaczego wykonują swoją pracę, dzięki czemu wszyscy mogą działać w spójny sposób. Badania pokazują, że poprzez wzmacnianie komunikacji/współpracy menedżerowie średniego szczebla lepiej radzą sobie z przekazywaniem cennych spostrzeżeń z poziomu operacyjnego zespołowi kierowniczemu najwyższego szczebla. Takie podejście pomaga również zapewnić, że strategiczne wytyczne są jasne i skutecznie realizowane w całej organizacji.
- Podejmowanie decyzji: Liderzy uzyskują kontekst niezbędny do szybszego podejmowania strategicznych decyzji, a także wyciągają wnioski z podjętych decyzji i analizują ich wpływ, dzięki czemu wiedzą, w co inwestować w przyszłości. Dwukierunkowy przepływ informacji między liderami umożliwia wdrażanie bardziej świadomych i dostosowanych do kontekstu strategii, zwiększając zdolności adaptacyjne organizacji i poprawiając jej ogólną wydajność.
1. Przygotowanie gry
Szac. czas: 1 tydzień
Określenie, kto musi wziąć udział w tym ćwiczeniu i jaki będzie jego zakres
- Kto jest opiekunem wykonawczym i championem?
- Uzyskaj akceptację opiekuna wykonawczego odnośnie do wywiadów z interesariuszami i wymagań dotyczących dokumentacji, co pozwoli zwiększyć zaangażowanie w całej organizacji.
Jaki jest zakres planowania lub odświeżania strategii? Czy to 1 rok? 3 lata? 5 lat? Czy cykl obejmuje całą organizację, czy tylko niektóre jednostki biznesowe?
Przeprowadzenie wywiadów z interesariuszami
Wywiady z interesariuszami są prowadzone przez osobę bezpośrednio odpowiedzialną (ang. directly responsible individual, DRI) wraz z opiekunem wykonawczym, a ich celem jest zdobycie wiedzy i/lub potwierdzenie następujących kwestii:
- Czy opracowaliśmy ogólne strategie i cele firmy?
- Jak decydujemy, w co i dlaczego warto inwestować?
- Co finansujemy? Czy są to strategie, cele, praca czy coś innego?
- Jak śledzimy nasze priorytety strategiczne? Gdzie gromadzimy te dane?
- W jaki sposób obecnie przekazujemy i rozpowszechniamy te informacje?
- Jak obecnie mierzymy sukces w osiąganiu naszych priorytetów?
Na czym zależy naszym menedżerom i liderom biznesowym w kontekście raportowania? Czego obecnie brakuje?
Zgromadzenie dokumentacji
Aby wypracować odpowiednie strategie, należy zidentyfikować interesariuszy w całej organizacji i ściśle z nimi współpracować. Niezbędne informacje są zwykle rozproszone w różnych produktach lub plikach, takich jak m.in. prezentacje, arkusze kalkulacyjne lub PDF-y. Przed przystąpieniem do warsztatów należy potwierdzić, że dane te są aktualne.
Aby znaleźć te informacje, może być konieczne zadanie następujących pytań:
- Jakie są nasze strategie w całej organizacji?
- Czy mamy strategie na każdym poziomie naszej organizacji, np. w działach lub jednostkach biznesowych?
- W jaki sposób nasze strategie łączą lub nie łączą się ze sobą?
- Czy niektóre grupy stosują tę samą strategię?
Kto jest właścicielem poszczególnych strategii?
Wklej łącza do dowolnych adresów URL lub plików na tablicy, aby grupa miała do nich łatwy dostęp.
Wskazówka eksperta:
Aby pomóc w ustaleniu kontekstu podczas wywiadów, skorzystaj z demonstracji z poziomu tablicy i wyjaśnij interesariuszom, w jaki sposób pojawią się odpowiedzi na te pytania.
2. Ustalenie zakresu warsztatów
Szac. czas: 3–5 dni
Określenie wielkości grupy i osób, które wejdą w jej skład
Przed przystąpieniem do gry musisz podjąć kilka decyzji:
- Czy przeprowadzisz tę grę w jednej dużej grupie, czy też bardziej efektywne byłoby podzielenie jej na mniejsze grupy w oparciu o działy lub jednostki biznesowe?
- Kim są interesariusze posiadający wiedzę umożliwiającą modelowanie strategii?
Kto jest osobą bezpośrednio odpowiedzialną (DRI)?
Zidentyfikowanie konkretnej gałęzi strategii do modelowania
- Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zebrać jedną dużą grupę, czy też przeprowadzisz tę grę w określonych działach lub jednostkach biznesowych, zidentyfikuj jedną gałąź swoich strategicznych obszarów do rozbudowy.
Mając jeden obszar, w którym można się zagłębić, uczestnicy skupią się na czymś osiągalnym, nie czując się przy tym przytłoczeni.
3. Zidentyfikowanie interesariuszy, ustalenie ról i obowiązków oraz zaplanowanie warsztatów
Szac. czas: 1 dzień
Jeśli strategie i cele organizacji zostały już gdzieś udokumentowane, warsztaty powinny obejmować reprezentatywną grupę osób uczestniczących w tym procesie.
Przygotuj listę uczestników i zastanów się, kto może pełnić następujące role:
- Facylitator
- Opiekun wykonawczy
- Lider biznesowy
Lider operacji
Nie zdziw się, jeśli niektóre osoby odgrywają wiele ról.
Wyznacz termin spotkania i zaproś na nie uczestników. Dołącz do zaproszenia szablon tablicy i poproś uczestników o zapoznanie się z nim, aby mogli z wyprzedzeniem zadać doprecyzowujące pytania.
4. Rozpoczęcie gry
Szac. czas: 15 min
Przejrzenie programu i ustalenie oczekiwań
Zacznij od upewnienia się, że wszyscy mają dostęp do tablicy. Zalecamy korzystanie z tablicy Confluence. Oferujemy szablon zatytułowany „Diagram obszaru priorytetowego”.
Przypomnij grupie, że podczas tych warsztatów będziecie modelować strategiczne obszary priorytetowe organizacji. Ćwiczenie to pomoże organizacji:
- Uzyskać lepszy wgląd w strategiczne priorytety, w które inwestuje organizacja, i skutecznie śledzić postępy w realizacji strategii.
- Zwiększyć przejrzystość strategii organizacji i pomóc w dostosowaniu do siebie różnych obszarów działalności.
- Komunikować i wizualizować strategię wszystkim w organizacji.
- Podejmować lepsze i szybsze decyzje strategiczne.
Przeanalizuj przykłady na tablicy, aby pomóc w ich lepszym zrozumieniu.
5. Rozpoczęcie ćwiczenia tworzenia map koncepcyjnych
Szac. czas: 15 min
Organizacje często mają trudności z wytyczeniem wyraźnych granic między strategią, celami i pracą. Bardzo ważne jest uzgodnienie definicji tych pojęć przed rozpoczęciem tworzenia mapy ich wzajemnych powiązań.
Porozmawiaj z zespołem na temat celu tego kroku i ustaw stoper. Po upływie czasu omów wynik.
6. Zidentyfikowanie wszystkich poziomów strategii i ukierunkowanie warsztatów na dwa najwyższe poziomy
Szac. czas: 30 min
Sposoby opisywania rodzajów strategii na różnych poziomach działalności często odpowiadają sposobom opisywania hierarchii organizacyjnej, takim jak m.in. strategia firmy czy strategia jednostki biznesowej.
Przejrzyjcie dokumentację zebraną w sekcji Przygotowania, aby zdecydować, czy nadal będziecie opisywać w ten sposób rodzaje strategii w przyszłości.
Nadajcie tego rodzaju strategiom etykiety. Prawdopodobnie realistyczne jest opisanie dwóch najważniejszych rodzajów strategii. Z pewnością można sięgnąć głębiej, ale im bliżej poszczególnych projektów, tym trudniej opisać i nazwać strategiczne obszary.
7. Wymienienie konkretnych strategii firmy na dwóch najwyższych poziomach
Szac. czas: 30 min
Pomocne może być zidentyfikowanie tych strategii najwyższego poziomu w grupie, a następnie podzielenie się na mniejsze grupy w celu przejścia do następnego poziomu strategii, które wspierają określoną strategię wyższego poziomu.
Na tym etapie zrezygnujcie z edycji swoich wpisów i długich przemyśleń. Traktujcie to jako żywy dokument, który z czasem będziecie udoskonalać.
Opracowanie jednej gałęzi konkretnych strategii firmy od góry do dołu
Uzgodnienie, co firma definiuje jako strategię na dwóch najwyższych poziomach, często jest trudne, ale w przypadku odpowiedniego przygotowania się i zaangażowania właściwych interesariuszy można przejść do głębszej analizy.
Wybierzcie jedną ze strategii najwyższego poziomu i podzielcie ją na podtypy wspierające jej realizację. Jeśli dojdziecie do punktu, w którym ścieżka nie jest już jasna, prawdopodobnie to właściwe miejsce, aby się zatrzymać.
Kolejne czynności
Uwolnienie pełnego potencjału strategii dzięki Atlassian Focus
With Atlassian Focus, it’s now easier to:
- Definiowanie, zarządzanie i iterowanie strategii firmy poprzez kreowanie strategicznych obszarów zainteresowania.
- Powiązanie priorytetów strategicznych firmy z celami, pracą, stanowiskami i funduszami.
- Zapewnienie widoczności i przejrzystości priorytetów strategicznych w całej organizacji.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
Wyznaczanie celów
OKRy
Określ cele do osiągnięcia i śledź postępy za pomocą mierzalnych kluczowych wyników.
Podejmowanie decyzji
Ramy podejmowania decyzji DACI
Przypisuj jasne role, aby zapewnić skuteczną współpracę i odpowiedzialność podczas procesu decyzyjnego.
Podejmowanie decyzji
Kompromisy
Definiowanie zmiennych projektu i ustalanie priorytetów.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
