Руководство по управлению корпоративным контентом (ECM)
Содержание
Что такое управление корпоративным контентом?
Традиционно управление корпоративным контентом (ECM) ограничивалось бэк-офисом и оставалось неструктурированным (хотя и централизованным) способом контроля над разнообразным контентом. Однако за последние несколько лет роль ECM в бизнесе стала более активной.
Бумага используется все реже; новой нормой становится цифровой формат. Машинное обучение, облачные технологии и поддержка мобильных устройств открывают новые возможности для бизнеса. Появляются новые типы контента: видео, аудио и материалы в социальных сетях, которые размывают традиционные границы ECM. Произошедший сдвиг заставил многих ведущих экспертов отрасли задуматься, не пора ли переосмыслить определение ECM?
В современной бизнес-среде существует множество определений того, что такое управление корпоративным контентом и какую роль оно играет, но мы в Atlassian определяем ECM как процесс совместного управления информацией компании в цифровом виде и использования этой информации для поддержки процессов и бизнес-целей компании. При этом информация должна быть легко доступна и максимально полезна на всех этапах жизненного цикла контента. Правильно выбранная система ECM помогает автоматизировать процессы, повысить производительность и стимулирует команды в компании к более эффективной совместной работе.
Как работает программная система ECM?
Контент разбросан повсюду. Сегодня мы создаем документы, электронные письма, таблицы, презентации и другие материалы гораздо быстрее и в большем объеме, чем прежде. И это легко объяснимо. Поскольку все больше людей в мире работают вместе, обмен информацией, причем достоверной, имеет решающее значение. Такая совместная работа требует быстрого совместного доступа к документам, файлам и другим ресурсам.
Большая часть этого контента находится в электронной почте, на жестком диске, в файле или где-то еще. По мере роста объемов неструктурированного контента крупные и мелкие компании тратят все больше ресурсов на управление им.
Идея платформы ECM довольно проста: предоставить всем сотрудникам организации удобный доступ ко всей информации, необходимой для принятия решений, выполнения проектов и максимально эффективной работы. После внедрения вы будете удивляться, почему никто не додумался до этого раньше.
С системой ECM становятся ненужными бумажная документация и соответствующие системы регистрации и хранения документов. Она берет вашу гору печатного контента размером с Эверест — все, от счетов, резюме и контрактов до корреспонденции и исследовательских отчетов, — оцифровывает и сохраняет в безопасном хранилище. Кроме того, она поддерживает порядок в электронных файлах, что повышает эффективность совместной работы и обмена информацией. Больше никаких папок. Никаких порезов от бумаги. Деревья вздохнут с облегчением.
Но ECM — не просто эффективная и экологичная система хранения документов. Это процесс, который охватывает весь жизненный цикл контента — от сбора информации до ее публикации и архивирования. А затем, по истечении определенного срока хранения, файлы удаляются. Кому нужна куча бесполезных файлов, занимающих место?
Надежные системы ECM, как правило, устраняют досадные простои, связанные с поиском информации. Они упорядочивают существующие цифровые файлы в едином центре и сохраняют метаданные документов в папках. Благодаря этому нужные люди в нужное время легко получают доступ к контенту. Пользователи с соответствующими правами доступа могут даже выполнять полнотекстовый поиск определенных документов. Они могут читать, редактировать и распечатывать документы в любое время и с любого устройства, находясь в любой точке мира. Кроме того, они могут использовать систему ECM для поиска слов или фраз в сохраненных документах.
Каждая бизнес-функция теперь требует управления контентом
Поначалу организации использовали управление корпоративным контентом только для сокращения объема бумажной документации и оптимизации хранения документов. Но со временем его роль значительно возросла.
Эффективное решение ECM сокращает время и затраты на управление документами на протяжении их жизненного цикла и обеспечивает соответствие политикам хранения записей. Если вы обрабатываете вопросы клиентов, ECM быстро выдает нужные ответы. Кроме того, решение позволяет автоматизировать задачи, которые раньше выполнялись вручную, такие как ксерокопирование, перетаскивание и доставка лично в руки. При этом повышается безопасность за счет ограничения доступа к файлам и папкам. Это решение позволяет отдельным подразделениям контролировать доступ к своей информации. Например, отдел кадров может сделать информацию о кадрах доступной только своим сотрудникам.
ECM — теперь в нескольких вариантах
Сегодня даже акроним «ECM» стал означать широкий спектр услуг. Чтобы понять, как именно это решение может помочь вашей компании, рассмотрим три типа ECM.
- Управление веб-контентом (WCM)
WCM передает управление оформлением веб-сайта в руки определенных ключевых сотрудников. WCM используется в организациях с достаточно сложными веб-сайтами и строгими правилами в отношении корпоративного стиля. При этом ключевые сотрудники получают инструменты для удобного обновления, изменения и публикации контента сайтов при условии соблюдения этих правил. - Совместное управление контентом (CCM)
CCM позволяет нескольким людям получать доступ к одному документу, например юридическому, и изменять его. CCM идеально подходит для организаций, которым приходится управлять проектами с участием нескольких заинтересованных сторон. CCM упрощает совместную работу благодаря отслеживанию и обновлению самой последней версии документа. - Управление транзакционным контентом (TCM)
TCM предназначено для организаций, которые постоянно используют различные типы контента, включая записи, бумажные документы и цифровые файлы. Решения TCM собирают контент из разных каналов, классифицируют и хранят его, создают автоматизированный рабочий процесс, чтобы нужный пользователь получал контент в нужное время, и даже удаляют документы, которые больше не нужны. При этом они эффективно работают с другими приложениями и базами данных, чтобы сделать весь этот контент доступным в масштабах компании.
Почему ECM — это очень важно
Наведите порядок в хаосе. В современном мире, основанном на данных, это очень важно.
Во всех отраслях и секторах услуг эффективные решения по управлению корпоративным контентом улучшают повседневные процессы и минимизируют накладные расходы. Они играют важную роль в удалении ненужного контента, включая дублирующиеся файлы и устаревшую информацию. Что еще более практично, они помогают сократить объем хранилища и бумаги, необходимой компании, а также количество отправляемой почты.
Снижение рисков неэффективной коммуникации
Какова бы ни была миссия вашей организации, ECM играет ключевую роль в избавлении от случайных процессов, которые могут поставить под угрозу соответствие нормативным требованиям, привести к упущенной выгоде и снизить производительность. Это важный инструмент для устранения узких мест в обмене информацией, который помогает наладить четкую коммуникацию.
Обретение драгоценного душевного спокойствия
Самое главное, что системы ECM могут стать первой линией защиты от угроз в нашем все более взаимосвязанном мире. ECM заставляет организации управлять всем контентом и отслеживать его, чтобы ключевые сотрудники могли более эффективно реагировать на утечки данных и финансовое мошенничество и защищаться от них.
Важная роль инструментов управления контентом
Снижение затрат на хранение благодаря сохранению только необходимого контента и удалению ненужного
Сокращение эксплуатационных расходов за счет снижения затрат на хранение и улучшения рабочих процессов после перевода материалов в электронные форматы
Повышение производительности благодаря предоставлению нужной информации нужным лицам в нужное время, а также автоматизации повседневных задач
Повышение удовлетворенности клиентов через предоставление персоналу удобного доступа к информации, в которой нуждаются клиенты
Улучшение процессов принятия решений, которое позволяет организациям сократить затраты, повысить эффективность и не упускать возможности
Обеспечение непрерывности бизнес-операций в любых ситуациях благодаря резервному копированию аккаунтов, архивированию, безопасному хранению и процессу аварийного восстановления
Приступаем к делу: внедрение
Прежде чем принять решение о внедрении ECM, оцените текущее состояние вашей организации, задав себе несколько вопросов.
- Примите в расчет ваши краткосрочные и долгосрочные бизнес-цели. Как система ECM поможет вам их достичь?
- Как ваша организация сейчас обрабатывает различные типы контента?
- Если у вас уже есть решение ECM? Как оно работает? Составьте схему существующих бизнес-процессов.
- Как информация перемещается по предприятию, между сотрудниками, отделами и системами?
- Есть ли отделы или структурные подразделения, которые создали собственные решения по управлению контентом?
- Есть ли отделы, которые наладили использование теневых ИТ-ресурсов и поэтому противятся изменениям? (Сейчас самое время привлечь их к работе!)
- Пришло время обратить внимание вообще на всех, кто перемещает контент, работает с ним, читает, создает или иным образом требует доступа к контенту. Важны все участники, будь то внутренние пользователи, клиенты, поставщики или партнеры.
Документируя всю информацию, вы получаете четкую картину, необходимую для создания системы управления контентом — безопасной, соответствующей нормативным требованиям и рекомендациям компании и отвечающей потребностям всех подразделений организации — а также управления ею.
Проанализируйте контент и потребности в управлении
После проведения комплексной проверки сделайте выводы о том, как создается контент и где он хранится. У кого есть к нему доступ? Как отдельные сотрудники и отделы извлекают его? Кому, что и когда нужно?
По результатам анализа вы должны получить довольно четкое представление о существующей среде и суметь классифицировать свои данные. Это поможет определить, кому нужен доступ к определенной информации, а также какой контент необходимо сохранить, а что можно удалить или отбросить.
На этом этапе у вас должно сформироваться ясное представление о том, какой тип решения ECM вам нужен, после чего вы можете приступить к выбору поставщика и программного обеспечения, которые помогут вам достичь целей.
Когда вы классифицируете данные и поймете, кому, где и когда они будут нужны, вы сможете выбрать платформу ECM, которая удовлетворит потребности всех заинтересованных сторон. Это, конечно, ускорит адаптацию пользователей и поможет плавно внедрять изменения.
Внедряя решение ECM, даже с помощью поставщика, вы столкнетесь с некоторыми нарушениями в обычных рабочих процессах. Вот удобный контрольный список, который поможет вам выполнить внедрение без проблем.
- Сосредоточьтесь в первую очередь на ключевых областях. Расставьте приоритеты. По крайней мере на начальном этапе старайтесь не отвлекаться на задачи, которые не требуется решать или которые не приносят непосредственной ценности.
- Покажите всем, что вы получите взамен. Количественно оцените ожидаемые результаты для организации с финансовой и практической точек зрения.
- Пригласите людей к участию. Привлеките к работе всех. Буквально — всех сотрудников из всех затронутых отделов, то есть практически всю организацию.
- Как можно подробнее расскажите о решении. Поделитесь своим видением, желаемыми результатами и ожиданиями от новой платформы. И не забывайте слушать собеседников — предоставьте им множество возможностей для отзывов.
- Решите, что вам нужно. Поговорите со своим поставщиком услуг. Ваше решение может означать, что вам больше не потребуется определенное оборудование или другая инфраструктура — от ноутбуков до смартфонов, сетей и облачного программного обеспечения.
- Держите все под контролем. Создайте единую команду, которая будет заниматься процессом внедрения. Ознакомьте участников команды со всеми деталями. Убедитесь, что они участвуют на каждом этапе.
- Установите правила. Решите, кто будет иметь доступ к информации, и определите политики ее использования. Добавьте рекомендуемые жизненные циклы и процедуры удаления ненужных данных.
- Проведите тестирование перед запуском. Когда новая платформа будет готова, выберите группу пользователей, чтобы провести тестирование в реальной среде. Затем настройте, устраните неполадки или поздравьте друг друга с успехом.
- Сохраняйте спокойствие. Любая новая технология или процесс требуют времени на обкатку. Выделите это время. Позвольте участникам организации ознакомиться с платформой и будьте готовы внести коррективы. Запланируйте регулярные собрания для рассмотрения предложений от всех участников.
Что должно позволять сегодня хорошее решение ECM
Независимо от того, внедряете ли вы новое решение ECM или улучшаете существующее, помните, что оно должно не просто улучшать обработку контента, а делать гораздо больше. Разработайте и внедрите систему, которая будет помогать сотрудникам организации:
- надежно сохранять контент;
- находить и использовать контент, когда он понадобится, где бы ни находились сотрудники;
- работать эффективнее и продуктивнее каждый день благодаря удобному доступу;
- захватывать файлы любого типа и из любого местоположения, сохранять и автоматически классифицировать их;
- легко переключаться между платформой ECM и всеми другими корпоративными системами;
- отчитываться о том, как используется информация в решении ECM.
Будущее управления корпоративным контентом
Все больше команд используют инструменты социального взаимодействия в своем подходе к управлению корпоративным контентом (ECM), поскольку речь идет не только об обработке информации компании, но и о формировании интегрированной культуры и соответствующей платформы, где каждый участвует в сборе, хранении и использовании информации.
Формирование контента в цифровой экосистеме
В своем отчете «Магический квадрант» за 2017 год компания Gartner ввела новый термин для оценки этой области — «платформа контент-сервисов» (CSP), описав ее как «эволюцию магического квадранта управления корпоративным контентом (ECM)».
Есть два следствия, которые непосредственно вытекают из этой «эволюции». Первое — то, что ECM не ограничивается только управлением контентом. ECM имеет более широкую сферу ответственности, включая управление, систематизацию, возможности поиска, применение и компоненты. Второе — для команд становится обязательным наличие цифровой платформы, обеспечивающей инфраструктуру для того, что раньше было неструктурированным. Это должен быть инструмент, который обладает необходимыми функциональными возможностями и гибкостью и позволяет сделать жизненный цикл контента более интерактивным.
Оптимизация инструментов и процессов ECM в рамках единой платформы перехода в цифровую среду поможет командам укладываться в сроки и, что более важно, откроет возможности для роста.
Совместная работа над контентом без границ
На место прежних автономных систем и хранилищ пришли открытые сервисы, которые могут непрерывно адаптироваться к меняющимся потребностям клиентов. Программное обеспечение для социального взаимодействия оказало огромное влияние на интеграцию контента и информации в повседневную работу команд. А возможность быть на одной волне с командой, совместно работать в режиме реального времени и использовать единый процесс навигации делает программное обеспечение для ECM еще более эффективным.
Решение ECM должно предоставлять средства для преодоления барьеров на основе платформы с открытым контентом, которая включает целый ряд приложений и позволяет командам воспользоваться преимуществами комплекта интерактивных продуктов.
Развертывание облачного ECM
Достижения в области мобильных, облачных и аналитических технологий и продолжающаяся интеграция инструментов социального взаимодействия усилили ожидания в отношении возможностей инструмента ECM. Огромный объем создаваемого и хранимого контента поражает воображение, и со временем развитие этих технологий приведет к тому, что у конечных пользователей появится потребность в большем удобстве использования и мобильности. Все признаки указывают на то, что основным средством повышения эффективности ECM станет облачное развертывание.
Перенос ECM на облачную платформу позволит организациям избежать первоначальных расходов на внедрение и инфраструктуру, сократить расходы на персонал и в конечном итоге снизить совокупную стоимость хранения контента и управления им.
Организации, желающие не только значительно снизить затраты, но также повысить простоту использования и доступность ECM, обнаружат, что все это может обеспечить облачное развертывание. Перенос инструмента ECM в облако облегчает для участников команды хранение, извлечение и применение контента при работе на ходу или из дома.
Автоматизация (если ее еще нет) неминуема
Хотя кажется, что темы автоматизации и машинного обучения просто навязываются при каждом обсуждении улучшения рабочих процессов, на самом деле они являются естественными аналогами ECM.
Учитывая время и ресурсы, необходимые для облегчения оцифровки, систематизации, хранения документов и непрерывного управления ими, легко понять, почему интеллектуальная автоматизация оказывает такое большое влияние на взаимодействие команд с информацией. Она помогает освободить сотрудников от выполнения элементарных задач, сократить время обработки и, самое главное, предоставить нужную информацию нужным людям в нужное время. Кроме того, для организаций становится все более важным умение вводить и классифицировать метаданные. То, что обычно являлось кропотливым и трудоемким процессом, может стать конкурентным преимуществом.
Узнайте, как ECM может помочь организации управлять контентом, повышать эффективность и производительность и улучшать совместную работу. Попробуйте бесплатно в ПО Confluence ECM.