O guia sobre Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)
Sumário
O que é gerenciamento de conteúdo empresarial?
De forma geral, o gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) era restrito ao back office, mantido como uma maneira não estruturada – embora centralizada – de gerenciar diversos conteúdos. No entanto, nos últimos anos, o ECM vem apresentando mudanças em direção a uma função mais interativa nos negócios.
O papel está se aproximando da extinção à medida que a digitalização se torna o novo normal. O aprendizado de máquina, a tecnologia de nuvem e os recursos para dispositivos móveis apresentam novas oportunidades para os negócios e há novos tipos de conteúdo – vídeo, áudio, redes sociais – que ignoram as vertentes do ECM tradicional. Essas mudanças fizeram com que muitos líderes de opinião do setor se perguntassem: é hora de repensar a definição do ECM?
No cenário de negócios atual, há várias definições sobre o que é o ECM e qual papel ele desempenha, mas aqui na Atlassian, o gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é definido como o processo colaborativo de gerenciar e aplicar de forma digital as informações de uma empresa para apoiar seus processos e metas de negócios – garantindo que essas informações sejam de fácil acesso e tão úteis quanto possível em qualquer ponto do ciclo de vida do conteúdo. O sistema de ECM certo vai ajudar você a automatizar processos, aumentar a produtividade e incentivar as equipes da sua empresa a trabalharem melhor juntas.
Como funciona um sistema de software de ECM?
Há conteúdos em todos os lugares. Documentos, e-mails, planilhas, apresentações e outros materiais são criados com mais rapidez e em maior volume do que nunca. E é fácil entender o motivo para isso. À medida que cada vez mais pessoas em todo o mundo trabalham juntas, compartilhar informações – precisas – é fundamental. Essa colaboração exige acesso imediato e compartilhado a documentos, arquivos e outros recursos.
Grande parte desse conteúdo está em e-mails, no disco rígido, em um arquivo ou – em algum lugar. À medida que esse conteúdo não estruturado aumenta, empresas de grande e pequeno porte estão utilizando uma quantidade cada vez maior de recursos para gerenciar essas informações.
A ideia por trás de uma plataforma de ECM é bem simples: dar a todos na empresa acesso fácil a todas as informações necessárias para tomar decisões, concluir projetos e trabalhar com a máxima eficiência. Assim que implementada, você vai se perguntar por que ninguém nunca pensou nisso antes.
O ECM elimina os documentos em papel e os sistemas de arquivamento relacionados. Ele pega a enorme pilha de conteúdos impressos existente – de faturas, currículos e contratos a correspondências e relatórios pesquisa – e a digitaliza e armazena em um repositório seguro. E ajuda a manter seus arquivos eletrônicos organizados, melhorando a colaboração e o compartilhamento. Chega de pastas de manila. Chega de se cortar com folhas de papel. Mais árvores suspirando aliviadas.
Porém, o ECM não é apenas um sistema de arquivamento interessante e ecológico. É um processo que abrange o ciclo de vida do conteúdo, desde a coleta de informações até a publicação e o arquivamento. E então, após um determinado período de retenção, a exclusão desses arquivos é feita. Porque, quem quer um monte de arquivos inúteis ocupando espaço?
Sistemas robustos de ECM tendem a eliminar todo aquele tempo de inatividade incômodo gasto na busca de informações. Eles organizam os arquivos digitais existentes em um local central, armazenando os metadados dos documentos em pastas. Isso faz com que o conteúdo esteja disponível às pessoas certas no momento certo. Usuários com privilégios de acesso podem até mesmo realizar pesquisas de texto completo de documentos específicos. Qualquer que seja o dispositivo, a leitura, edição ou impressão de cópias pode ser realizada por esses usuários sempre que necessário, a partir de qualquer lugar. Eles também podem usar o sistema de ECM para procurar palavras ou frases nos documentos armazenados.
Todas as funções de negócios agora precisam de gerenciamento de conteúdo
No início, as empresas usavam o ECM apenas para reduzir a utilização de papéis e agilizar o arquivamento. Mas sua função se tornou maior – muito maior.
Uma solução robusta de ECM reduz o tempo e os custos associados ao gerenciamento de documentos durante seus ciclos de vida, garantindo a conformidade com as políticas de retenção de registros. Se você lida com as perguntas dos clientes, o ECM coloca as respostas ao seu alcance. Ele também automatiza tarefas manuais, como fotocópia, arrastar e soltar e entrega em mãos. Pode aumentar a segurança restringindo o acesso a arquivos e pastas. E pode permitir que departamentos individuais controlem o acesso; por exemplo, ao manter as informações de recursos humanos restritas aos funcionários de RH.
ECM, agora disponível em diversos tipos
Hoje, até mesmo a sigla “ECM” passou a significar uma gama diversificada de serviços. Para entender formas mais específicas de ajudar sua empresa, considere os três tipos de ECM a seguir.
- Gerenciamento de conteúdo web
O WCM concede o controle sobre a aparência de um site a pessoas específicas. Ele é utilizado por empresas com sites um tanto complexos e diretrizes rígidas de marca, dando a essas pessoas os meios para atualizar, modificar e publicar com facilidade o conteúdo dos sites, ao mesmo tempo em que segue as diretrizes. - Gerenciamento colaborativo de conteúdo
O CCM permite que várias pessoas acessem e modifiquem um único documento, como um documento jurídico. É ideal para empresas que precisam gerenciar projetos que envolvem vários interessados. O CCM facilita o trabalho em conjunto, mantendo o controle e a atualização da versão mais atual do documento. - Gerenciamento de conteúdo transacional
O TCM é projetado para empresas que utilizam vários tipos de conteúdo inúmeras vezes, incluindo registros, documentos em papel e arquivos digitais. As soluções de TCM reúnem conteúdo de vários canais, classificam, armazenam, criam um fluxo de trabalho automatizado para assegurar que o usuário certo receba o conteúdo no momento adequado e até excluem documentos quando não são mais necessários, tudo isso trabalhando de forma contínua com outros apps e bancos de dados, garantindo que todo esse conteúdo esteja disponível em toda a empresa.
Por que o ECM é tão importante?
Deixe tudo organizado. No mundo atual baseado em dados, isso é essencial.
Em todas as indústrias e setores de serviços, soluções eficazes de gerenciamento de conteúdo em toda a empresa estão melhorando os processos diários e minimizando a sobrecarga. Elas desempenham um papel importante na eliminação de conteúdos desnecessários, incluindo arquivos duplicados e informações desatualizadas. Na prática, ajudam a reduzir a quantidade de armazenamento e de papel utilizados pelas empresas e a quantidade de correspondências enviadas.
Reduza os riscos de uma comunicação falha
Seja qual for a missão da sua empresa, o ECM é essencial para eliminar os processos ad hoc que podem expor você a riscos de conformidade regulatória, levar à perda de oportunidades de receita e reduzir a produtividade. É uma ferramenta importante para solucionar problemas de comunicação, para que você possa se comunicar com mais clareza.
Tenha uma paz de espírito inestimável
Mais importante ainda, os sistemas de ECM podem ser a primeira linha de defesa contra as ameaças enfrentadas em um mundo cada vez mais interconectado. O ECM força as empresas a gerenciar e monitorar conteúdos – todos os conteúdos – para que a equipe especializada possa responder e se proteger com mais eficácia contra violações de dados e fraudes financeiras.
Funções essenciais das ferramentas de gerenciamento de conteúdo
Redução dos custos de armazenamento, permitindo que você armazene o que precisa e elimine o que é desnecessário
Redução dos custos operacionais por meio da diminuição dos custos de armazenamento e melhoria dos fluxos de trabalho resultantes da movimentação de materiais para formatos eletrônicos
Aumento da produtividade ao disponibilizar as informações corretas às pessoas certas e no momento certo e ao permitir a automação de tarefas rotineiras
Aumento da satisfação do cliente, oferecendo aos funcionários fácil acesso às informações que os clientes precisam
Melhoria nos processos de tomada de decisão, permitindo que as empresas reduzam custos, melhorem a eficiência e aproveitem as oportunidades em tempo hábil
Garantia da continuidade das operações comerciais, não importa o que aconteça, graças a backups de contas, arquivamentos, armazenamento seguro e processo de recuperação de desastres
Direto ao ponto: implementação
Antes de decidir implementar o ECM, entenda o estado atual da sua empresa fazendo algumas perguntas a si mesmo.
- Considere suas metas de negócios de curto e longo prazo. Como seu sistema de ECM vai ajudar a atingir essas metas?
- Como sua empresa lida hoje com diferentes tipos de conteúdo?
- Se já há uma solução de ECM, como ela funciona? Mapeie os processos de negócios já implementados.
- Como as informações são distribuídas na empresa, entre pessoas, departamentos e sistemas?
- Há departamentos ou unidades de negócios que criaram soluções próprias de gerenciamento de conteúdo?
- Há departamentos que podem ter criado uma operação de TI paralela e, portanto, são resistentes a mudanças? (Este é um bom momento para resolver esse impasse!)
- Na verdade, esta é a hora de verificar todas as pessoas que movem, acessam, leem, criam e solicitam acesso ao conteúdo. Todos os utilizadores são importantes, sejam eles usuários internos, clientes, fornecedores ou parceiros.
Ao documentar todas as informações, é possível obter a clareza necessária para criar e gerenciar um sistema de gerenciamento de conteúdo seguro, compatível com os regulamentos e diretrizes da empresa e que atenda às necessidades de todas as áreas da empresa.
Analise suas necessidades de conteúdo e gerenciamento
Depois de realizar a diligência prévia, tire algumas conclusões sobre como o conteúdo é criado e onde é armazenado. Quem tem acesso? Como indivíduos e departamentos acessam essas informações? Quem precisa do quê e quando?
A partir dessa análise, é possível ter uma imagem bem clara do ambiente existente e, com isso, categorizar seus dados. Fazer isso pode ajudar bastante a determinar quem precisa acessar determinadas informações, bem como qual conteúdo precisa ser salvo e o que pode ser excluído ou descartado.
A essa altura, você deve ter uma boa noção de que tipo de solução de ECM precisa. E pode começar a escolher o fornecedor e o software para ajudar você a atingir seus objetivos.
Ao categorizar os dados e entender quem precisa deles, onde e quando, você garante que sua plataforma de ECM atenda às necessidades de todos os envolvidos. Isso, é claro, aumenta a adoção do usuário e ajuda a facilitar a implementação das alterações.
Ao implementar uma solução de ECM, mesmo com a ajuda de um fornecedor, algumas interrupções em seus processos de trabalho habituais vão acontecer. Aqui está uma checklist útil para ajudar você em uma implementação tranquila.
- Se concentre primeiro nas principais áreas. Priorize. Pelo menos no início, não se preocupe com itens que não precisam ser resolvidos ou que não geram valor imediato.
- Mostre a todos quais vão ser os benefícios. Quantifique os resultados esperados, em termos financeiros e práticos, para a empresa.
- Incentive a adesão. Faça todo mundo participar. Todos em todos os departamentos que vão ser afetados – o que, em geral, representa todos.
- Fale sobre isso. Bastante. Compartilhe sua visão expectativas e os resultados que você espera da nova plataforma. E não se esqueça de ouvir – forneça muitas oportunidades de feedback.
- Decida o que você precisa. Fale com seu prestador de serviços. Sua solução pode significar que um determinado hardware ou outra infraestrutura não é mais necessária, incluindo desde notebooks a smartphones, redes e software em nuvem.
- Tome a frente. Crie uma única equipe dedicada ao processo de implementação. Mantenha os membros dessa equipe informados sobre todos os detalhes. Tenha a certeza de que eles estejam envolvidos em todas as etapas.
- Faça as regras. Escolha quem vai ter acesso às informações e estabeleça políticas para a sua utilização. Inclua ciclos de vida de dados recomendados e procedimentos sobre como devem ser excluídos quando não forem mais necessários.
- Faça testes antes do lançamento. Quando a nova plataforma estiver pronta, selecione um grupo de usuários para realizar testes em um ambiente real. Em seguida, realize ajustes, solucione problemas ou faça os elogios necessários.
- Tenha paciência. Qualquer nova tecnologia ou processo precisa de um período de adaptação. Por isso, dê algum tempo. Permita que os membros da sua empresa se familiarizem com a novidade. E esteja disposto a fazer ajustes. Agende reuniões regulares para analisar as opiniões de todos os envolvidos.
O que uma boa solução de ECM deve possibilitar
Quer você esteja implementando uma solução de ECM ou melhorando uma que já existe, tenha em mente que ela deve fazer muito mais do que apenas melhorar a maneira como você “lida com as coisas”. Projete e implemente o sistema para que ele ajude as pessoas em toda a sua empresa a:
- Salvar e armazenar conteúdos com segurança
- Localizar e utilizar esses conteúdos sempre que necessário, a partir de qualquer lugar
- Ter mais eficiência e produtividade todos os dias, graças ao acesso fácil
- Obter qualquer tipo de arquivo, de qualquer local e armazenar e classificar esses arquivos automaticamente
- Alternar com facilidade entre a plataforma de ECM e todos os outros sistemas empresariais
- Gerar relatórios sobre como as informações estão sendo usadas na solução de ECM
O futuro do gerenciamento de conteúdo empresarial
Cada vez mais equipes estão combinando ferramentas de colaboração social com a utilização do ECM, pois não se trata apenas de lidar com as informações da empresa, e sim de criar uma cultura integrada e uma plataforma correspondente onde todos estão envolvidos no modo como as informações são coletadas, armazenadas e utilizadas.
O conteúdo está sendo cultivado em um ecossistema digital
Em seu relatório do Quadrante Mágico de 2017, a Gartner criou um novo termo para avaliar essa área: Plataforma de Serviços de Conteúdo (CSP). E descreveu a área como "uma evolução do Quadrante Mágico de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)".
Há duas coisas que chamam a atenção de imediato nessa "evolução", uma delas é que o ECM não pode se limitar ao mero gerenciamento de conteúdo. Ele engloba um leque mais amplo de responsabilidades, incluindo gerenciamento, organização, pesquisa, aplicativos e componentes. Em segundo lugar, está se tornando obrigatório que as equipes tenham uma plataforma digital que forneça infraestrutura para o que antes não era estruturado, uma ferramenta que tenha usabilidade e flexibilidade e permita que o ciclo de vida do conteúdo seja mais interativo.
Simplificar as ferramentas e os processos de ECM em uma plataforma unificada de digitalização vai ajudar as equipes a cumprir os prazos e, sobretudo, oferecer oportunidades de crescimento.
Colaboração de conteúdo sem limitações
O que antes eram sistemas e repositórios independentes, agora são serviços abertos que podem se adaptar de forma contínua para atender às necessidades em evolução do cliente. O software de colaboração social teve um grande impacto na forma como as equipes integram conteúdo e informações em seu trabalho diário e a possibilidade de entrar em sintonia com sua equipe, colaborar em tempo real e utilizar um processo de navegação uniforme faz uma diferença ainda maior na eficácia do software de ECM.
Uma solução de ECM deve ser capaz de disponibilizar os meios para a remoção de barreiras com uma plataforma de conteúdo aberta que abrange uma variedade de apps, permitindo que as equipes aproveitem os benefícios de um conjunto de produtos interativos.
Implementações de ECM na nuvem
Os avanços nas tecnologias de nuvem, de dispositivos móveis e de dados de análise – bem como a integração contínua das ferramentas de colaboração social – expandiram as expectativas sobre o que uma ferramenta de ECM pode fazer. O grande volume de conteúdo que está sendo criado e armazenado pode ser surpreendente e, com o tempo, essas melhorias tecnológicas vão incentivar a necessidade de uma melhor usabilidade e mobilidade entre os usuários finais. Todos esses sinais apontam a implementação da nuvem como a principal forma de aumentar a eficácia do ECM.
Mover o ECM para uma plataforma baseada em nuvem permite que as empresas evitem os custos iniciais de implementação e infraestrutura, reduzam as despesas com funcionários e, por fim, reduzam o custo total de propriedade no armazenamento e no gerenciamento de conteúdo.
Além da redução significativa de custos, as empresas que buscam melhorar a facilidade de uso e a acessibilidade de seu ECM vão ver que a implementação da nuvem favorece isso. Mover sua ferramenta de ECM para a nuvem facilita ainda mais para os membros da equipe o armazenamento, a recuperação e a aplicação de conteúdo quando estão trabalhando em casa ou a partir de qualquer lugar.
A automação (se ainda não estiver em vigor) é iminente
Embora pareça que os tópicos de automação e aprendizado de máquina tenham sido forçados em todas as conversas sobre como melhorar os processos de trabalho, eles atuam como correspondentes naturais do ECM.
Considerando o tempo e os recursos necessários para facilitar a coleta, a organização, o armazenamento e o gerenciamento contínuo de documentos, é fácil entender por que a automação inteligente está tendo um impacto tão grande na maneira como as equipes interagem com as informações. Ela ajuda a eliminar tarefas rudimentares, reduzir o tempo de processamento e, sobretudo, a apresentar as informações corretas às pessoas certas no momento adequado. Além disso, a possibilidade de inserir e classificar metadados está se tornando cada vez mais importante para as empresas. O que em geral seria um processo meticuloso e demorado pode servir como vantagem em relação à concorrência.
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