Antes de reunir a todo el equipo para analizar su capacidad, asigna tareas individuales a todo el mundo. Pídeles que anoten todo lo que hacen en una semana normal, junto con una estimación de cuántas horas por semana dedican a cada tarea. Es útil que tu equipo haga esto antes de reunirse para que puedan consultar sus calendarios, buzones de correo electrónico, canales de chat y tickets para obtener una imagen lo más precisa posible.

Después de dar a todos el tiempo adecuado para esbozar cómo es una semana habitual para ellos, convoca una reunión. Empieza por proporcionar un contexto sobre por qué vais a analizar la capacidad de trabajo. ¿Estáis planeando un proyecto nuevo? ¿Determinando cómo incorporar a un miembro nuevo al equipo? ¿Tratando de definir límites mejores? Deja claro ese propósito para que todo el mundo esté al tanto de cuál es el objetivo. Este contexto permitirá que todos sean mucho más sinceros a la hora de hablar acerca de sus propios horarios y disponibilidad (en lugar de preocuparse por que eso los pueda meter en problemas).

Ha llegado el momento de que todos saquen sus tareas y sumen el total de horas individuales. Se deben incluir todas las actividades, desde el tiempo dedicado a la administración hasta la hora del café. Tu objetivo es saber el total de horas de trabajo de todos los miembros del equipo. 

A continuación, calcularás el porcentaje de tiempo que dedican a los proyectos reales dividiendo las horas dedicadas a los proyectos entre el número de horas de trabajo totales que acaban de indicar. 

Tomaos vuestro tiempo para hablar de estos números juntos. ¿Te los esperabas? ¿Estos porcentajes coinciden con los objetivos de tu equipo? ¿Se está dedicando más tiempo a otras tareas (como el trabajo de administración, por ejemplo) de lo que esperabas? El hecho de tener esta conversación abierta te ayudará a detectar algunas áreas en las que podrías hacer algunos ajustes y optimizar el tiempo de tu equipo.

En la tabla, indica para cada miembro del equipo su función, nombre, porcentaje de tiempo semanal que dedica a los proyectos y total de horas semanales que dedica a los proyectos. 

Para tener una idea general de la capacidad de tu equipo, agrupa las funciones similares de manera que puedas sumar las horas de ese puesto y anota ese total en la columna para realizar la suma por función. De esa manera sabrás el total de tiempo que los ingenieros, por ejemplo, dedican a los proyectos.

Ahora que tienes una idea más clara de a qué dedica el tiempo tu equipo y de la cantidad de trabajo que puede abarcar, debes usar esta información nueva para tomar decisiones fundamentadas sobre a quién se le pueden asignar proyectos futuros o actuales. Esto te ayudará a alinear las habilidades de los miembros del equipo con tareas específicas, a hacer coincidir las tareas con los objetivos generales de tu equipo y a evitar el estrés y el agotamiento que se produce cuando se sobrecarga a alguien que ya tiene mucho trabajo asignado.