Explorar todas las plantillas de Confluence

Plantilla Actas de reuniones gratuitas

de Atlassian

Establece el orden del día de las reuniones, toma notas y comparte los puntos de acción con tu equipo.

FUNCIONES CLAVE

Note Taking

Planificación de tareas

Documentación

Categorías

Gestión de proyectos

Marketing y ventas

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Plantilla Página

Todos hemos salido de alguna reunión pensando que hemos perdido unos minutos de vida que no podremos recuperar. Cuando esto ocurre, es importante evaluar por qué la reunión no fue eficaz. Puede que se deba a que no tenía un objetivo claro ni los participantes necesarios.

Prevenir estos problemas es fundamental para impulsar la acción en tu empresa. Una forma de resolver el problema de las reuniones ineficaces es empezar a utilizar una plantilla del acta de reuniones, un documento estructurado que registre el progreso y lo más destacado de las reuniones.

Hemos creado una plantilla del acta de reuniones para ayudaros a ti y a tu equipo a prepararos mejor para las reuniones. Incluye todos los elementos necesarios para llevar a cabo una reunión eficaz: los asistentes, el orden del día, los temas de debate y los elementos de acción.

Usa la plantilla gratuita del acta de reuniones de Confluence para prepararte para las reuniones, mantenerte organizado, tomar notas, añadir acciones y registrar los resultados.

Presentación
Ventajas
Consejos prácticos
¿Por qué Confluence?

What are meeting minutes?

Meeting minutes are an official record of discussions and actions taken during a meeting. They typically contain the following information:

Meeting date and time
Participants and contact details
Meeting goals
Discussion topics
Action items
Decisions
Next meeting date and time

Meeting minutes aren't simply meeting transcripts. They cover essential meeting highlights and summarize what was discussed and accomplished during the meeting.

Meeting minutes tips

Atlassian’s meeting minutes template effectively captures notes, tracks discussions, and documents next steps. Some other ways to ensure your meeting minutes don't go to waste include:

Promptly sharing meeting notes

Ensure meeting notes are shared with relevant coworkers and team members as soon as possible. Quick distribution can keep the action items relevant and remind people of their responsibilities.

Gathering feedback and confirmation

Depending on the scope and purpose of your meeting, you may want to invite participants to review the meeting notes beforehand. Encourage team members to leave notes or confirm they understand their assignments.

Making multiple meeting minutes templates

You can make separate meeting minutes templates for different purposes. For example, you may have one meeting minutes template for informal meetings and a different template for team meetings. You'll want all your meeting minutes templates to have a similar format for consistency.

Use AI tools

Consider using AI tools or virtual meeting assistants to assist with note-taking. Various tools use AI to pull key meeting takeaways and produce action items. Leveraging these tools is an effective way to record your meeting minutes without having to designate a note-taker.

Why use a meeting minutes template?

There are several benefits to using a meeting minutes template. And, no, it's not just another document that your colleagues won't use. An effective meeting notes template can become a useful record-keeping tool. Some of the benefits include:

Enabling consistency

A meeting minutes template can provide a clear path to record valuable information from every meeting. The high level of consistency ensures that all essential points are covered.

Providing structure

When someone is in charge of taking meeting notes, a meeting minutes template can make it easy for them to understand their task—allowing them to focus on recording the minutes instead of figuring out how to organize their notes.

Ensuring clarity

A well-designed meeting minutes template ensures readability, which is crucial for effectively communicating meeting outcomes. Clear meeting notes help people who missed the meeting understand what happened and aid in future employee training.

Driving action

Meeting minutes record actions taken and responsibilities assigned. You can use these meeting notes to hold people accountable for action items or review previous meeting minutes to measure progress. A meeting minutes template has a variety of uses beyond record-keeping. It's a useful tool to catch up on previous meetings, hold team members accountable, and review progress.

Cómo utilizar la plantilla para las notas de reunión

Paso 1. Primero, determina si la reunión es realmente necesaria

Before sending out the invitation, take a moment to craft a meeting agenda. This ensures you have all the necessary elements to make the meeting productive for yourself and your attendees. Be sure to add the agenda items in the meeting notes template to provide structure and clarity ahead of the meeting.

Paso 2. Prepárate un poco antes de la reunión

Antes de enviar esa invitación, crea el orden del día de la reunión con el fin de asegurarte de tener todo lo necesario para que sea un éxito, tanto para ti como para los asistentes. Añade la fecha de la reunión, etiqueta a los participantes e incluye los objetivos y los temas de debate con los propietarios en la tabla. Agrega cualquier otro enlace que redirija a información que pueda resultar de utilidad para los asistentes antes de la reunión o durante ella. Al igual que con los contratos, las páginas de instrucciones y cualquier documento que ocupe más que un tuit, avisa a los asistentes si hay algo que deban leer antes de la reunión.

Paso 3. Comparte el acta de reuniones ahora y ahorra tiempo más tarde

Cuando se etiquete a alguien en la página del acta de reuniones, dicha persona recibirá una notificación en Confluence o por correo electrónico para que pueda echar un vistazo a tus notas. Añade la página del acta a la invitación de la reunión para evitar dolores de cabeza buscándola. Si los datos son tu salvavidas en este disparatado mundo, puedes ver los análisis de la página, que te mostrarán a todos los que la han visualizado. Si alguien la tiene aún en su lista de tareas pendientes y es obligatoria, puedes enviarle un pequeño recordatorio.

Paso 4. Fija la duración de los temas de debate y designa a una persona para que tome notas

Si no vas a ser tú quien se encargue, asigna a una persona para que tome notas durante la reunión sobre los temas de debate, los puntos de acción y las decisiones tomadas. Ya que eres tú quien ha organizado la reunión, debes ocuparte de mantener la conversación encarrilada con límites de tiempo; no tengas miedo a dejar para más tarde los aspectos que no sean relevantes. Una vez tratados todos los temas, revisa las ideas fundamentales, decide cuáles serán los siguientes pasos y acuerda los plazos para los puntos de acción.

Paso 5. Organiza las reuniones a tu manera

Crea una página con la plantilla del acta de reuniones y deja que Confluence se encargue del resto. Confluence mantiene automáticamente un índice de todas las notas de las reuniones en la barra lateral para acceder a ellas fácilmente. Puedes crear una página principal en el árbol de páginas y arrastrar y soltar las páginas de reuniones correspondientes en el orden que prefieras. No olvides avisar a los asistentes de que has añadido esa página para que puedan consultarla en el futuro.

Streamline your meetings with the free meeting minutes template in Confluence

Using a Confluence meeting minutes template ensures your meetings are productive and organized. This structured document helps capture essential information such as attendees, agenda, discussion topics, and action items, leading to better preparation and follow-up. It also enhances clarity, accountability, and consistency, making it easy for team members to stay informed and on track.

Confluence's integration with other tools and its easy sharing capabilities streamline the process, saving time and helping your team drive results effectively.

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