Para sacar el máximo provecho de este ejercicio, entrega esta plantilla a cada uno de los miembros del equipo y dales tiempo suficiente para que la rellenen de forma individual. Les resultará más fácil elaborar una descripción más precisa de sus preferencias cuando puedan rellenarla en el plazo de una semana más o menos, en lugar de intentar pasar por las 11 filas de la plantilla (en las que se pregunta por todo, desde las máximas favoritas hasta los mayores retos) en una sesión rápida. 

Cuando repartas la plantilla entre los miembros del equipo, asegúrate de proporcionar algún contexto del motivo por el que vais a hacer esta actividad. No se trata de resaltar los defectos de la gente ni de suscitar dudas; todo lo contrario, es una forma de que todos se conozcan mejor y mejoren la colaboración.

Ha llegado la hora de apuntar una reunión de equipo en el calendario. Recuérdales que deben traer su propia plantilla de manual de usuario completa, ya que será el tema de conversación principal.

El objetivo de esta reunión es dar a todos la oportunidad de compartir lo que anotaron en dicha plantilla. Si el equipo es grande, quizás podríais ahorrar tiempo dividiéndoos en grupos más pequeños. No obstante, si el equipo tiene más bien pocos integrantes, el hecho de mantener una conversación en presencia de todos puede ayudar a que todo el mundo esté en sintonía. Todos los participantes, incluso las personas que no suelen exponer sus preferencias o expectativas, deben repasar lo que han escrito en el manual de usuario. 

Debería ser una conversación abierta. Anima a los miembros del equipo a que se hagan preguntas aclaratorias y a que planteen ideas y observaciones (siempre con educación y profesionalidad, por supuesto) sobre sus propias experiencias al trabajar con esa persona.

Los manuales de usuario solo sirven para su propósito cuando tu equipo los usa. No se deberían tratar una vez en una reunión bienintencionada y luego dejar que les salgan telarañas digitales.

Guárdalos en un lugar seguro al que todo tu equipo pueda acceder para consultarlos con facilidad; quizás podrías vincularlos desde la página principal o desde otras páginas internas de tu equipo. Estos manuales contienen toneladas de información útil que ayudará a los miembros del equipo a trabajar juntos de forma más eficaz, de modo que les resulte fácil disponer de esos datos cuando los necesiten.

No solo tu equipo seguirá evolucionando, también sus preferencias. No querrás que la gente se sienta atrapada en la información que mencionaron hace dos o tres años.

Cada vez que se incorpore un nuevo miembro al equipo, entrégale esta plantilla y pídele que comparta sus datos con el equipo. Al mismo tiempo, puedes dar a los miembros del equipo actual la oportunidad de debatir cualquier actualización reciente de su propio manual de usuario, para que la gente cuente siempre con la información más actualizada sobre cómo comunicarse y colaborar.