Tienes que ser capaz de ver cada tarea que tu equipo debe abordar antes de intentar priorizarlas todas. Haz una lista completa de lo que tu equipo tiene que hacer para tu proyecto en tu lista de tareas atrasadas para que puedas hacer referencia a cada una de ellas cuando llegue el momento de crear tu matriz.

La clave aquí es indicar solo los principales objetivos sobre los que tu equipo se ha puesto de acuerdo. Si añades demasiados objetivos, puedes entorpecer el enfoque de tu proyecto, así que es mejor añadir solo unos pocos. Usarás los objetivos como punto de referencia para colocar cada tarea, por lo que deberían estar escritos y disponibles justo encima de la matriz.

Esta parte es la que debería llevar más tiempo, ya que tú y tu equipo determináis el nivel de impacto y esfuerzo de cada tarea respecto a los objetivos. ¿Qué tareas aportan más valor a los objetivos? ¿Hay tareas más urgentes que otras? ¿A qué consecuencias podrías enfrentarte por priorizar una tarea frente a otra? Preguntas como estas deberían abordarse en un debate grupal con el equipo y pueden ayudar a determinar el alcance de cada tarea pendiente de la lista que has creado.

Según el color en el que se encuentre cada tarea, pásala a Obligatorias (cuadros verdes), Estaría bien hacerlas (cuadros amarillos) o No hacer (cuadros rojos). A partir de la matriz y de estas listas, tu equipo podrá visualizar las prioridades de tu proyecto y actuar en consecuencia para realizar el trabajo de la manera más eficiente posible.

Es importante comunicar el estado y los resultados de cada tarea a todo tu equipo, a las partes interesadas y a cualquier otra persona cuyo trabajo pueda verse afectado. Menciona a un miembro del equipo con "@" para cada tarea y fija una fecha en la que puedas dar seguimiento con preguntas y abordar cualquier riesgo o inquietud.