No organizas esta reunión solo con el objetivo de reuniros de forma regular. Una forma de que las personas no pierdan el interés por una reunión periódica es definir claramente el propósito. De esa forma, las personas saben que la reunión tiene un objetivo claro, más allá de simplemente ocuparles tiempo en los calendarios. Al principio de cada reunión (independientemente de las veces que la hayas organizado antes), dedica algo de tiempo a ofrecer un breve resumen, así como a explicar los objetivos de la reunión, los asistentes principales y los procesos. Anota esos detalles en la sección Resumen de la reunión de la plantilla para que todos tengan ese contexto cuando revisen las actas anteriores.

¿Tienes la sensación de que sales de todas y cada una de las reuniones con una larga lista de tareas pendientes? Es normal. De hecho, es positivo, porque significa que estás haciendo progresos reales durante esos encuentros. En la sección Acciones abiertas de esta plantilla, puedes utilizar una macro para mostrar todas las acciones abiertas de todas esas reuniones. Solo tienes que escribir “/informe de tarea” y recuperará todas esas tareas pendientes sin marcar, independientemente de si son de la reunión de ayer o de la que organizaste hace dos meses. Asegúrate de marcar con frecuencia las acciones, para que todo el mundo sepa lo que hay que hacer todavía.

¿Quieres saber el secreto de una reunión productiva? Esta es la palabra mágica: programa. Deberías tener una idea clara de lo que se tiene que debatir y decidir antes de reunir a todo el mundo. Asimismo, deberías preguntar a los asistentes por adelantado si hay algún asunto que quieran tratar. Utiliza la sección Actas de reuniones de la plantilla para registrar la fecha de la reunión, etiquetar a los asistentes y, por último, enumerar los puntos del programa. Eso te ayudará a priorizar tus temas de conversación y mantendrá la reunión según lo previsto.

Por mucho que te guste creer que tienes una memoria de elefante, es fácil olvidarse de lo que ocurre en cada reunión periódica. ¿Qué se decidió? ¿Qué tareas se identificaron? La última columna de la sección Actas de reuniones te ofrece espacio para registrar de forma detallada lo que pasó durante esa reunión. Puedes escribir “/acción” para añadir y asignar tareas, y “/decisión” para registrar una decisión que se tomó en esa reunión. No es necesario que te estrujes más la cabeza para recordar los detalles de qué sucedió en qué momento.