Kiva
La colaboración, la transparencia y la comunicación son solo algunos de los valores que guían al equipo de Kiva en su esfuerzo por conectar a prestamistas online con emprendedores de todo el mundo. Descubre cómo puede esta organización sin ánimo de lucro cumplir su objetivo gracias a Jira.
Sector
Organización sin ánimo de lucro
Ubicación
San Francisco (California, EE. UU.)
Tamaño de la empresa
0-500
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"Nuestra forma de colaborar consiste en dar la máxima prioridad a la misión, pero teniendo en cuenta que cada uno de nosotros se identifica con ella de manera diferente. Esas diferencias nos ayudan a crear un producto realmente bueno para la comunidad de Kiva".
Emily
Directora del programa de voluntariado y prácticas de Kiva
TREAT
Desde 2005, la misión de Kiva es conectar a las personas por medio de préstamos para aliviar la pobreza. Desde entonces, esta organización internacional sin ánimo de lucro ha financiado más de 1120 millones de dólares en préstamos a 86 países, con una increíble tasa de reembolso a los prestamistas del 97 %.
En Kiva, llegar a una audiencia global tan amplia y conectar con ella comienza internamente, en su equipo de aproximadamente 130 empleados. Los empleados de su sede de San Francisco y de las demás oficinas repartidas por todo el mundo se guían por los valores de transparencia, respeto, responsabilidad, emprendimiento y trabajo en equipo que reflejan las siglas TREAT (Transparency, Respect, Accountability, Entrepreneurism, Teamwork). El quinto valor, el trabajo en equipo, es una pieza clave en el esfuerzo de Kiva por conectar a prestamistas y prestatarios para crear préstamos que cambien vidas.
El significado del trabajo en equipo
Al pensar en qué significa trabajar en equipo, la "colaboración" es la primera palabra que se le ocurre a Emily, directora del programa de voluntariado y prácticas de Kiva. Para ella, colaborar significa "ser capaces de aprovechar las capacidades y las diferencias de opinión de las distintas personas para crear un producto realmente bueno". Reconocer y aceptar la diversidad de opiniones es clave: "Nuestra forma de colaborar consiste en dar la máxima prioridad a la misión, pero teniendo en cuenta que cada uno de nosotros se identifica con ella de manera diferente. Esas diferencias nos ayudan a crear un producto realmente bueno para la comunidad de Kiva".
Brandon, responsable de producto encargado de velar por la experiencia de los prestamistas en Kiva.org, destaca la importancia de la transparencia a la hora de llevar a cabo proyectos complejos en equipo. "Es importante crear un entorno en el que todo el mundo pueda aportar ideas y saber por qué se han tomado determinadas decisiones", afirma. Jira permite que su equipo trabaje con total transparencia en todos los proyectos, sea cual sea su tamaño. "Tenemos un backlog con ideas, errores y sugerencias de los empleados. Todos los miembros del equipo pueden consultarlos, ver qué prioridad se les ha asignado y añadir comentarios para explicar por qué se da o no se da prioridad a algo. De esta forma tan sencilla todo el mundo puede tener una idea muy clara de qué estamos haciendo y por qué".
La comunicación es una prioridad para Verlance, vibe manager de las oficinas de Kiva: "Para poder trabajar conjuntamente, todos debemos saber lo que se está haciendo... Jira nos ayuda a hacer confluir nuestras ideas, y qué mejor que hacerlo en una página de Confluence. Así es cómo podemos crear información y compartirla con los demás para trabajar de forma sincronizada y acabar con la desorganización".
La colaboración, la transparencia y la comunicación fueron elementos decisivos en un reciente proyecto encabezado por Emily para reestructurar la plataforma Salesforce. "Pude trabajar de forma coordinada con el responsable de producto, el ingeniero y mi jefe, y pudimos usar Jira y Confluence para organizarlo todo. Era la primera vez que utilizaba Jira para gestionar un proyecto y pude comprobar lo sencillo que era para el responsable de producto mostrarme epics, historiales e incidencias. Fue muy fácil conectar todas mis ideas".
Piedras grandes y "Business As Usual"
Jira es la única fuente de información que usa el equipo para trabajar, independientemente del tamaño o la prioridad de los proyectos. Supervisan las iniciativas prioritarias ("las piedras grandes", como las llama Brandon) y utilizan Jira para dividir el trabajo en partes más pequeñas. Esto les permite realizar ejercicios de estimación de costes con las partes interesadas y calcular con mayor precisión el tiempo necesario para la finalización de un proyecto. "Podemos obtener una visión precisa del ámbito del trabajo que debemos realizar, por lo que es mucho más fácil que terminemos el proyecto a tiempo y cumplamos las obligaciones marcadas", explica Brandon.
También gestionan un backlog de iniciativas más pequeñas, conocidas como proyectos "Business As Usual" (BAU), con un enfoque totalmente centrado en la prioridad. Para una organización sin ánimo de lucro es especialmente importante usar los recursos con la máxima eficiencia. "Administramos el dinero que recibimos de las donaciones de la gente. Es muy importante que hagamos el mejor uso posible de nuestros recursos y no desperdiciemos nada", añade Brandon. Y esto es precisamente lo que les permite hacer Jira con la supervisión diaria del progreso de las tareas más pequeñas, pero sumamente importantes, que tienen entre manos.
Planes de futuro
La planificación para el resto de 2018 pasa indiscutiblemente por Jira, ya que la herramienta tendrá un papel crucial en la organización del equipo y de su trabajo.
Al pensar en el programa de prácticas, Emily reconoce que se podrían hacer algunas mejoras en los datos que han recogido durante los últimos 12 años. "Quiero aprovechar mejor los datos del programa de prácticas, tomar decisiones más acertadas sobre la estrategia de programación, y fomentar la diversidad y la inclusión. Para ello, Jira es, sin duda, la herramienta que necesitamos".
El objetivo de Brandon es conseguir que a los prestamistas ya no les cueste decidir qué proyectos quieren financiar. "Hemos empezado a realizar varios experimentos en esta parte del sitio. Tenemos un montón de ideas diferentes sobre acciones que podríamos probar para lograr aumentar las conversiones. Crear primero un backlog con esas ideas va a ser muy útil y provechoso, y ahí es donde Jira entra en juego". La simplificación de esta parte del proceso supondrá una entrada directa de dinero, que nos permitirá ofrecer capital a los prestatarios que lo necesitan.
Al poder centrar su trabajo en un solo proyecto, los equipos de Kiva son más eficientes y están cada vez más cerca del objetivo de la organización: conectar a las personas por medio de préstamos para aliviar la pobreza.
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