Avant tout, vos équipes doivent pouvoir annoncer à votre équipe de gestion des changements qu'un changement à venir impliquera vos clients, afin de pouvoir planifier en conséquence. L'équipe ou le service apportant ce changement devra soumettre une demande de changement. Vous pouvez utiliser un formulaire Google, une Smartsheet, une adresse e-mail dédiée ou une chaîne Slack pour rationaliser la réception des demandes. Utilisez le tableau pour indiquer à vos équipes quand soumettre des demandes de changement, les informations qu'elles devront fournir et à quoi s'attendre après la soumission.

Ce tableau permet à l'équipe d'évaluation de montrer comment elle classe les demandes en fonction du risque et de l'impact sur les clients. Comme dans l'exemple de Zendesk, vous pouvez démontrer comment chaque tier d'impact sur les clients affectera l'expérience client, les relations publiques et les finances de votre entreprise ou personnaliser le modèle comme bon vous semble. Plus l'impact est important, plus le délai d'exécution est long, et plus l'importance est accordée aux changements ayant une influence significative. Les changements passés similaires devraient également être pris en compte.

Indiquez ici les acteurs clés pour chaque tier, qui examineront les soumissions et les approuveront. Un espace permet aussi de préciser qui gérera la communication avec les clients à chaque niveau. Pour aider vos parties prenantes à comprendre ce à quoi elles peuvent s'attendre, donnez des exemples pour chaque tier.

Compte tenu des informations figurant dans les tableaux ci-dessus, sélectionnez le plan de communication à utiliser pour les 3 à 12 prochains mois. Le tableau fournit la cadence pour chaque scénario afin de vous aider à planifier à l'avance et à éviter les problèmes de dernière minute.