Prévoyez de consacrer entre 60 et 90 minutes au pre-mortem. C'est relativement court. Vous devez donc tirer le meilleur parti de ce temps en assignant du travail préparatoire, afin que chacun se tienne prêt à mener une discussion productive. La section Travail préparatoire du modèle inclut des questions qui incitent à la réflexion. Demandez à votre équipe d'y penser avant la réunion. Ensuite, avant de lancer la réunion, passez en revue toutes les réponses afin que chacun ait l'esprit ouvert et se tienne prêt à fournir des idées nouvelles. 

La majeure partie du modèle donne un programme général (des sessions de brainstorming aux étapes de planification) que vous pouvez utiliser pour structurer votre réunion pre-mortem. Commencez par donner un bref aperçu du projet que vous planifiez et de l'importance de cette session pre-mortem. Dans la section Aperçu du projet du modèle, vous pouvez aussi inclure un lien pointant directement vers l'affiche de projet de votre équipe pour plus de contexte. En préparant ainsi le terrain, vous aurez la certitude que tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le départ, et votre discussion n'en sera que plus productive.

Une bonne partie de votre réunion pre-mortem sera dédiée aux risques potentiels et aux opportunités. Vous formerez deux groupes : l'un adoptera l'approche du « verre à moitié plein » pour réfléchir à toutes les manières dont votre projet pourrait réussir et l'autre, celle du « verre à moitié vide » pour réfléchir à toutes les manières dont il pourrait échouer. Chaque groupe utilisera le tableau dans la section Brainstorming du modèle pour répertorier les membres de l'équipe avec lesquels il travaille, noter les réussites ou pièges potentiels (en fonction de la perspective qui lui est assignée) et regrouper les idées similaires par thème.

Durant ces 20 minutes de brainstorming, chaque groupe va formuler de nombreuses idées. Vous devrez ensuite rassembler l'équipe pour un contre-interrogatoire. Nommez un porte-parole dans chaque groupe, qui devra résumer les idées et thèmes évoqués. Indiquez clairement qu'une discussion ouverte devrait s'en suivre. Les membres de l'équipe devraient poser des questions de clarification, voire remettre en cause certaines idées ou hypothèses. Une fois toutes les questions résolues, les membres de l'équipe disposeront de cinq minutes pour élire les trois idées ayant le plus de chances d'échouer et les trois idées ayant le plus de chances de réussir. Pour voter, il leur suffit de copier la coche verte figurant sur le modèle et de la coller en regard des thèmes qu'ils ont sélectionnés dans le tableau Brainstorming.

Quand tout le monde aura voté, vous connaîtrez les risques et opportunités ayant récolté le plus de voix. Cependant, dans un pre-mortem, il n'est pas question de réaction, mais de prévention. Quelles mesures allez-vous prendre pour garantir les réussites et éviter les dangers ? Utilisez la section Élaboration d'un plan du modèle pour définir des éléments d'action, assigner des membres de l'équipe (assurez-vous de les mentionner, p. ex. @tom) et des dates d'échéance. En procédant ainsi, votre pre-mortem ne restera pas au stade de l'hypothèse : vous pourrez pleinement l'exploiter.