L'élaboration du business case est généralement la responsabilité principale de l'Epic Owner. Avant de vous lancer dans la création de votre business case Lean, préparez le terrain pour cette epic de portefeuille. Assurez-vous de créer le business case au moment opportun. Il fait partie de la phase d'analyse du système Porfolio Kanban. Si vous le créez trop tôt, cela engendrerait du gaspillage. À l'inverse, si vous le créez trop tard, vous prendriez le risque d'investir sans comprendre le contexte. Tout d'abord, décidez des personnes impliquées dans la proposition afin de vous assurer que tous vos sponsors sont inclus. Ensuite, décrivez brièvement l'epic, définissez la façon dont la réussite de l'epic sera mesurée dans les résultats métier attendus et déterminez les indicateurs clés qui seront utilisés pour indiquer l'avancement. Cela vous aidera à déterminer le périmètre de l'epic, et plus important encore, à déterminer comment définir votre MVP. Assurez-vous d'inclure les analyses contextuelles que vous avez menées et laissez de la place pour consigner les recommandations finales à conserver et celles auxquelles renoncer.

Une fois que vous avez posé les bases, vous êtes fin prêt à rédiger le business case Lean. Commencez par utiliser l'Epic Hypothesis Statement (littéralement, un énoncé d'hypothèse d'epic) pour décrire l'epic. Cela vous fournit un moyen court et concis de définir la raison d'être de l'entreprise, ou le « pourquoi » de cette epic. Définissez ensuite ce qui est dans le périmètre de cette epic et ce qui est en dehors, ainsi que les exigences non fonctionnelles. Ensuite, définissez le MVP qui sera utilisé pour tester l'hypothèse, ainsi que les fonctionnalités potentielles que ce MVP offrira. Estimez le coût, si possible dans la même devise que celle utilisée pour exécuter la budgétisation participative. N'oubliez pas de fournir une estimation du coût global de l'epic, une fois le MVP réussi. Enfin, documentez la rentabilité attendue de l'investissement dans l'epic.

Documentez les analyses de la solution réalisées lors de la phase d'analyse. Faites référence aux ressources, aux liens et aux preuves supplémentaires afin que les autres membres de l'équipe et les parties prenantes puissent y accéder facilement. Assurez-vous que les pièces jointes sont étiquetées, utilisez la section Notes and comments (Notes et commentaires) pour noter les diverses preuves. Tous ces éléments éclairent la prochaine prise de décision. Évitez la surcharge d'informations. Le business case Lean a été créé pour accélérer le processus de présentation d'un business case et pour simplifier le processus de revue. Si vous joignez trop de documents de support dans ce champ, cela peut ralentir les réviseurs et invalider certains avantages.  Cet espace peut également être utilisé pour documenter les notes lors des réunions de planification de votre équipe.

Alors que l'analyse et l'implémentation du MVP se poursuivent, tenez le business case Lean à jour pour simplifier les réunions de revue du portefeuille ou les financements de portefeuille à venir.