Ecco come CHG Healthcare ha migliorato risparmi e servizi grazie alla migrazione ai prodotti Cloud di Atlassian

Preparazione e collaborazione = una migrazione fluida e di successo

Con una timeline accelerata, CHG ha dato il via al processo di migrazione riunendo un gruppo di diversi stakeholder per richiedere assistenza nella valutazione, nei test e nel lancio. Il team comprendeva project manager, Scrum Master, un responsabile dello sviluppo specializzato in report sulle spese in conto capitale (una componente fondamentale del business di CHG), un esperto di database, un leader dell'assistenza IT di Jira Service Management e sponsor esecutivi, oltre a responsabili della migrazione ed esperti del supporto tecnico di Atlassian.

Riunire questi stakeholder fin dall'inizio e tenerli coinvolte durante tutto il progetto è stata la chiave del successo di CHG. "L'identificazione e la gestione degli stakeholder ci hanno davvero aiutati. Abbiamo stabilito quali fossero le persone da tenere informate e quali dovessero essere coinvolte maggiormente, afferma Aaron. "Ci hanno anche aiutati a far emergere altre persone o gruppi che avevano un legittimo interesse".

Gli stakeholder hanno delineato i processi e gli ambienti di CHG e Modio, e quindi hanno collaborato con gli owner di prodotto per sviluppare una strategia e una roadmap di migrazione. La semplificazione delle istanze e delle app del server CHG è stata una priorità durante la fase di preparazione. Aaron dice: "È una grande opportunità, di fatto un'opportunità cruciale, per fare un po' di pulizia in modo che quando ci si muove, ci sono meno problemi e i problemi che si presentano vengono risolti molto più rapidamente".

Il processo di pulizia ha messo in luce alcune sfide alla cui risoluzione CHG e Atlassian hanno lavorato insieme. Ad esempio, i dati di una delle app più critiche di CHG non venivano trasferiti correttamente, quindi il team si è affidato al development manager DJ Frandsen e all'enterprise advocate Andrea Onuigbo affinché lo aiutassero a risolvere il problema. DJ ha iniziato a eseguire query speciali mentre Andrea ha contattato gli ingegneri dell'assistenza dell'app, che hanno fornito uno script da eseguire. Lo script continuava a generare errori, quindi DJ lo ha riscritto, ha ottenuto i dati di cui aveva bisogno e li ha inviati ad Andrea affinché venissero migrati a Cloud. Aaron afferma che una collaborazione come questa è stata "assolutamente fondamentale per il successo del progetto".

Dopo aver ripulito i dati e le configurazioni, archiviato progetti e altri elementi utilizzati raramente e aver controllato le app per determinare quali di essere sarebbero state necessarie in futuro, il team era pronto per iniziare i test. CHG ha arruolato utenti giornalieri e stakeholder di progetto per identificare bug e funzionalità mancanti. Aaron afferma che questo piano di test approfondito non solo dato al team fiducia nella tecnologia, ma ha anche consentito di sviluppare un gruppo di promotori che hanno sostenuto la migrazione e formato altri dipendenti.

La comunicazione frequente ha inoltre contribuito a tenere informato il personale, ottenere il consenso e facilitare la transizione. Gli owner di prodotto hanno fornito aggiornamenti mensili sulla migrazione, informazioni sul modo in cui ciascun prodotto potrebbe migliorare l'efficacia e suggerimenti per la formazione.

Sei mesi di pianificazione, preparazione e comunicazione sono stati ripagati quando CHG ha completato una migrazione regolare nel corso di un solo fine settimana. E dopo aver risolto alcuni piccoli malfunzionamenti, peraltro attesi, il lunedì i dipendenti hanno potuto iniziare a lavorare. "Abbiamo fatto tutto questo per offrire agli utenti un nuovo ambiente più veloce, quindi è stato bello ascoltare i commenti positivi delle persone", ricorda Aaron. "Nel complesso, il nostro team e il nostro VP sono rimasti molto colpiti dai risultati e da Atlassian". La Scrum Master Cindy Lake aggiunge: "Utilizzare Cloud è così bello. Avere effettuato l'upgrade in un'unica soluzione è valso tutto il lavoro che ci è costato."

Non solo più veloce, ma anche migliore

Aaron è stato grato dell'assistenza fornita da Atlassian nell'aiutare CHG ad affrontare le inevitabili sfide che si sono presentate e che hanno trasformato questo progetto complesso in un enorme successo. "Consideriamo i nostri fornitori come partner. Siamo molto collaborativi e vogliamo lavorare insieme", dice. "Atlassian è un sistema critico per CHG, quindi investire nell'assistenza Premium è stata per noi una scelta logica. Ogni volta che ci imbattevamo in bloccanti, Andrea ricorreva al crowdsourcing per individuare le soluzioni. È fantastica e di lei posso dire solo cose positive".

Da quando è stata effettuata la migrazione ai prodotti Atlassian Cloud, CHG non solo sta traendo vantaggio dalle soluzioni utilizzate on-premise (Jira, Jira Service Management, Confluence e Bitbucket), ma sta anche sfruttando Opsgenie (incluso nei piani Jira Service Management Cloud) per supportare ulteriormente le pratiche DevOps e ITSM, Atlassian Guard per consentire il lavoro remoto sicuro senza VPN ingombranti e diverse funzioni solo cloud che i team hanno apprezzato molto. Ad esempio, tutti i team di Product Experience stanno adottando le roadmap in Jira Cloud per una gestione del portafoglio più solida e trasparente e i team aziendali ora utilizzano progetti di nuova generazione in modo indipendente. «Sono fantastici!», dice Aaron. «Fornisco una spiegazione dettagliata di 30 minuti a un amministratore di progetto, gli mostro come creare un progetto e lo consegno. E lui è contento della flessibilità e di non dover inviare richieste».

Anche l'implementazione di nuove integrazioni e funzioni come queste è più semplice ora che CHG è passata a Cloud. "La nostra soluzione on-premise aveva molti firewall e reti da attraversare quindi, ogni volta che avevamo una nuova integrazione, l'API subiva un'interruzione", spiega Aaron. "Con Cloud, possiamo attivare e distribuire le API molto più velocemente".

Per CHG, la velocità ha rappresentato il più grande vantaggio del passaggio a Cloud. "Cloud sembra più dinamico e le integrazioni tra le soluzioni sembrano più strette. Questo ci consente di lavorare e risolvere i ticket molto più velocemente.

Il team lavora più velocemente e meglio di prima. Delegando la manutenzione e l'infrastruttura che questa richiede, i team delle operazioni e dell'ingegneria hanno risparmiato quasi 120.000 dollari a oggi e fino a 30 ore settimanali, che possono dedicare all'innovazione anziché all'amministrazione. Inoltre, ora che Atlassian gestisce le patch e gli aggiornamenti di sicurezza, CHG non deve mai preoccuparsi delle vulnerabilità.

I risultati positivi di oggi rendono fervida l'attesa di ciò che avverrà domani

CHG non riposa mai sugli allori, dimostrando di incarnare il suo valore fondamentale di miglioramento continuo e sguardo rivolto al futuro. Per incrementare i miglioramenti già ottenuti, CHG intende portare le proprie soluzioni esistenti a un livello superiore (ad esempio integrando la logica nei service desk dei clienti di Modio per instradare automaticamente le richieste alla persona di competenza) e offrire i prodotti Atlassian Cloud a un numero ancora maggiore di team.

Aaron ritiene che quanto più numerosi sono i team che utilizzano Atlassian per potenziare il proprio lavoro, tanto più possono collaborare tra loro e fornire un'assistenza ancora migliore ai propri clienti. "Ogni persona porta una tessera del mosaico e, alla fine della giornata, le tessere compongono il quadro d'insieme. Se non fosse stato per ogni persona del team di migrazione, sarebbe stato un compito estremamente difficile, se non impossibile", afferma. "Avere lo strumento nel cloud significa che è più facile accedervi e utilizzarlo, quindi ci sono più persone disponibili a dare una mano. Tutto questo si traduce in un'assistenza clienti migliore e più veloce.