Doodle ha potenziato l'innovazione con Jira Product Discovery

Un innovatore della pianificazione con la missione di mantenere il proprio vantaggio strategico

Doodle è stato il primo strumento di pianificazione online ed è ancora l'unico famoso per la sua capacità di riunire molte persone. Doodle è diventato rinomato grazie alla sua funzione di sondaggi di gruppo, che consente ai partecipanti alla riunione di votare la propria fascia oraria preferita. Oggi, l'azienda è ancora nota come leader nella pianificazione uno a molti per qualsiasi evento, dalle riunioni dei team e i ritiri aziendali, ai matrimoni e alle riunioni tra amici.

Per il Chief Technology Officer, Jens Naie, e l'ex Chief Product Officer, Stephanie Leue, l'obiettivo di riunire le persone è ciò che rende speciale Doodle. «C'è un forte legame tra i nostri clienti e la nostra azienda», afferma Stephanie. «Le persone provano un senso di felicità quando parlano di Doodle».

L'ingrediente segreto di Doodle? La strategia scalabile

Per mantenere la competitività nell'ormai affollato spazio della pianificazione online, il team di Doodle doveva evolvere la propria offerta rimanendo fedele alla missione di rendere la pianificazione uno a molti il più semplice possibile. Altrimenti, l'azienda rischiava di perdere la soddisfazione dei clienti, le quote di mercato e il vantaggio derivante dal suo status di pioniera del settore.

Quando Stephanie ha assunto il ruolo di CPO, la passione e l'etica del lavoro dei team erano chiare. Tuttavia, l'azienda sembrava quella che lei chiama una "fabbrica di funzionalità". I team rilasciavano moltissime funzioni utili, ma non c'era una strategia di prodotto chiara e centralizzata che li collegasse agli obiettivi generali di Doodle.

"Avevamo ottimi ricercatori, che hanno fatto un fantastico lavoro, ma le cose che hanno scoperto non sono mai state tradotte in risultati concreti", ricorda Stephanie. I team avevano difficoltà a dare priorità al lavoro, a mantenere il vantaggio competitivo di Doodle e a sentirsi legati gli uni agli altri e alla missione dell'azienda.

È per questo che Jens e Stephanie hanno deciso di iniziare a utilizzare Jira Product Discovery per la roadmap di tutta l'organizzazione. Il team Engineering utilizzava Jira Software da molto tempo, quindi Jira Product Discovery era un complemento perfetto. Doodle ha aggiunto Jira Product Discovery per supportare il modello di prioritizzazione di Timofey, una versione estesa del modello Double Diamond, in tutta l'azienda. Oggi, tutti i team utilizzano questo framework, Jira Product Discovery e Jira Software per definire le priorità, pianificare e gestire il lavoro, allineando tutti i dipendenti di Doodle.

L'obiettivo di Doodle: passare da feature factory a leader della programmazione strategica

Stephanie è entrata in Doodle a marzo 2022 come direttore di prodotto. Quando è stata promossa a CPO l'anno successivo, ha puntato su miglioramenti strategici.

Fino ad allora, la priorità di Doodle era stata relativamente ad hoc. Il team di prodotto forniva molte funzionalità, ma quelle funzionalità non facevano parte di una strategia coesa. All'epoca, il team Engineering utilizzava le board Kanban in Jira Software da 15 anni. Questi strumenti e metodi funzionavano bene a livello di team, ma non erano collegati ad altre parti dell'azienda.

«La pianificazione strategica consisteva fondamentalmente nell'aggiungere note adesive su una board Miro», ricorda Stephanie. «Le persone si chiedevano il perché di certi lavori e non sempre avevamo una buona risposta da dar loro», aggiunge Jens.

Inoltre, poiché i dirigenti non avevano visibilità sui lavori dei team, chiedevano spesso, a volte ogni giorno, aggiornamenti tramite e-mail o Slack. Col tempo, tutto questo è diventato fonte di distrazione e scoraggiamento per molti membri del team. «Se chiedo al mio team: "A cosa stai lavorando? Quali sono i progressi?" ogni singolo giorno, finirò per stancarli», afferma Stephanie. «Penseranno che voglia gestire ogni singolo aspetto del loro lavoro, mentre semplicemente sto cercando trasparenza.»

La situazione non era fedele ai valori di eccellenza ed entusiasmo di Doodle. Fortunatamente, Jens e l'ex direttore per la Business Agility Timofey Yevgrashin avevano in mente una soluzione.

La struttura e la trasparenza aiutano a connettere i team con la strategia

Stephanie voleva trasformare Doodle da una «feature factory» in un'organizzazione più ponderata e strategica. La sua visione era che ogni azione, task e iniziativa si collegasse a un obiettivo aziendale e che ogni persona capisse come il proprio lavoro si inserisse nel quadro generale.

Per raggiungere questi obiettivi, Stephanie e Jens hanno iniziato adottando un nuovo framework di assegnazione delle priorità che sarebbe stato utilizzato da tutta l'azienda, non solo dal team di prodotto. All'inizio, Stephanie non pensava che un unico strumento potesse risolvere questo problema. Riteneva che il nuovo framework potesse abbinarsi allo stack tecnologico esistente di Doodle, incluso Jira Software, per allineare tutti.

«Il fatto che un nuovo strumento doveva essere la nostra quinta o sesta priorità mi sembrava un problema di processo», spiega. «Dovevamo trovare un modo per comunicare in modo trasparente con l'intera organizzazione, dall'ideazione iniziale al completamento della fase di misurazione».

Tuttavia, Jens e Timofey credevano che Jira Product Discovery sarebbe comunque stato un'aggiunta preziosa. Volevano utilizzare lo strumento per aumentare le capacità di Jira Software e scalarlo su Doodle, fungendo da unica origine di riferimento dinamica e interattiva per ogni progetto in tutte le fasi del ciclo di sviluppo del prodotto.

Collegamento perfetto del lavoro quotidiano alla visione strategica

Jens conosceva la suite Atlassian poiché l'aveva utilizzata nel suo precedente ruolo presso una società di consegne in forte crescita. Poiché Jira Product Discovery è stato progettato per integrarsi con Jira Software, lui e Timofey hanno ritenuto che si adattasse bene ai metodi di lavoro esistenti di Doodle. Hanno presentato a Stephanie lo strumento.

«Jens e Timofey mi hanno mostrato come Jira Product Discovery potesse tradurre l'intero processo in un flusso di lavoro altamente trasparente, collegato al lavoro che stavamo già facendo in Jira», spiega. «È stato un momento strabiliante. Jira Product Discovery è un livello aggiuntivo rispetto a Jira e fornisce la struttura e la trasparenza che ci mancavano in un modo facilmente accessibile e comprensibile per tutti in Doodle».

Un framework personalizzato per stabilire le priorità, definire strategie e acquisire idee

Insieme, Timofey, Jens e Stephanie hanno creato una struttura per la definizione delle priorità e la creazione di roadmap in Jira Product Discovery. All'interno dello strumento, la leadership di Doodle stabilisce i pilastri fondamentali, che sono allineati con le diverse aree di crescita potenziale e ponderati in base al livello di priorità per ogni trimestre. Questi pilastri si traducono in iniziative concrete e attuabili all'interno di Jira Product Discovery, su cui i team lavorano in Jira Software per la programmazione e la consegna.

Perché questo nuovo framework e strumento di definizione delle priorità fosse davvero efficace, Stephanie e Jens sapevano che doveva essere implementato in tutta l'organizzazione. «La configurazione iniziale ha richiesto solo circa due settimane», afferma Stephanie. «Da lì gli altri si sono uniti all'iniziativa, cominciando a usare lo strumento e il processo che avevamo già preparato».

Ora, l'intera azienda utilizza Jira Product Discovery e Jira Software. «Tutti i team e tutti i reparti utilizzano Jira Product Discovery per la trasparenza», spiega Jens. «La maggior parte dei team utilizza anche Jira Software. Il loro caso d'uso non è così avanzato come il team Engineering, ma tutti i loro elementi di lavoro sono lì.»

Creazione di una trasparenza collaborativa a livello di organizzazione

Con Jira Product Discovery, ogni singola iniziativa si ricollega a uno dei pilastri strategici fondamentali di Doodle ed è soggetta a priorità rigorose per garantire che le ore di progettazione siano dedicate alle iniziative con il massimo impatto. «Vogliamo assicurarci che i team non lavorino su tre o quattro cose alla volta e che possano concentrarsi sulle cose più importanti», spiega Stephanie.

All'interno del team Engineering, i manager possono anche assegnare priorità in modo più efficace quando devono gestire altri reparti. «Se ci viene chiesto di creare qualcosa per il reparto finanziario, come possiamo dare priorità alla prossima iniziativa di prodotto?» afferma Jens. «Prima di Jira Product Discovery, i reparti che si imponevano di più venivano serviti per primi e questo non era un buon metodo di definizione delle priorità. Per me, era importante dare vita a un team di sviluppo prodotti interfunzionale, che di tanto in tanto creasse per altri reparti».

Una nuova era di collaborazione, comunicazione e innovazione

«Ora, Doodle non sta creando funzionalità, bensì esperienze», afferma Stephanie. Con la leadership sua e di Jens, insieme a Jira Product Discovery, Doodle ha trasformato la pianificazione e l'assegnazione delle priorità da un task ad hoc, cosa che richiedeva tempo da dedicare ad altre iniziative, in una parte strategica e integrata del loro flusso di lavoro continuo.

Inoltre, questo processo di pianificazione richiede una frazione del tempo rispetto a prima. La dirigenza di Doodle dedicava fino a 14 ore per trimestre alla pianificazione in Miro. Oggi, basta una sessione direttiva mensile di 20 minuti per esaminare il contenuto di Jira Product Discovery e andare avanti.

Di conseguenza, i team di Doodle hanno registrato enormi miglioramenti in quattro aree chiave.

1. Nuovo focus delle risorse verso l'innovazione

Quando Stephanie ha iniziato a svolgere il suo ruolo da CPO, il team di prodotto si dedicava affatto all'innovazione perché la maggior parte del tempo era dedicata ai miglioramenti esistenti dell'esperienza dei clienti. Ora che Doodle ha idee più chiare sulle priorità e lavora in modo più efficiente, il team ha spostato il 50% delle risorse verso l'innovazione.

2. Trasparenza radicale, collaborazione senza interruzioni

Gli obiettivi e i piani strategici di Doodle sono disponibili in Jira Product Discovery. Una volta che i team si allineano su ciò che è necessario fare, utilizzano Jira Software per lo sviluppo e la distribuzione. Poiché gli strumenti sono connessi, i team possono monitorare i task a livello granulare in Jira Software e avere un'ampia visione del lavoro in corso con le barre di avanzamento di Jira Product Discovery. Con modi semplici per monitorare il lavoro a colpo d'occhio o approfondire i dettagli, i leader hanno piena visibilità e non devono continuamente contattare i membri del team per avere aggiornamenti.

3. Dipendenti più coinvolti che sanno «perché» fanno qualcosa

Da quando ha implementato Jira Product Discovery, Doodle ha visto aumentare il Net Promoter Score e i membri del team menzionano costantemente la cultura della trasparenza di Doodle nei sondaggi tra i dipendenti. I team non devono più rassicurare la leadership sul fatto che stiano portando avanti il lavoro e questo genera in loro un maggiore senso di fiducia e apprezzamento. E poiché ogni task si ricollega a un pilastro strategico di Jira Product Discovery, tutti comprendono quali obiettivi più ampi sono supportati dal loro duro lavoro e dove si inseriscono nel quadro generale di Doodle. Questo è particolarmente efficace per gli ingegneri, che ora costruiscono ogni giorno con un maggiore senso legato a scopi e obiettivi.

4. Misura del successo in modo olistico, con metriche più dettagliate

Da quando ha adottato Jira Product Discovery, Doodle non ha solo visto un miglioramento delle metriche critiche, ma ha anche cambiato le modalità di misurazione del successo. Dopo essere passati dalla misurazione della velocity del prodotto all'analisi più olistica della durata ciclo, in Doodle è stata registrata una riduzione stimata del 25% dei lead time. Sebbene monitorino ancora i Net Promoter Score (NPS), ora enfatizzano il più dettagliato sistema Customer Effort Score (CES) e hanno rapidamente aumentato i punteggi da 3,6 su 5,0, a 4,0 e oltre.

Un marchio di programmazione pronto per il futuro, ideale per stabilire priorità, pianificare e riunire le persone

Da quando hanno adottato Jira Product Discovery, i team di Doodle sono più concentrati, allineati e pronti a semplificare la programmazione in modi completamente nuovi. "Oggi siamo sicuri di offrire un'ottima esperienza al cliente e i nostri punteggi CES e NPS ci dimostrano che abbiamo ragione", afferma Stephanie. "Siamo quindi stati in grado di spostare la nostra attenzione principale verso concetti pronti per il futuro".

Ad esempio, uno dei prodotti più recenti di Doodle, Sign-up Sheets, consente ai diversi utenti di Doodle, dai professionisti aziendali ai gruppi di familiari e amici, di invitare tutte le persone che vogliono in fasce orarie predeterminate.

Con Jira Product Discovery, Doodle va oltre l'espansione e il miglioramento dei propri prodotti. Guidata dalla leadership ispirata e collaborativa di Jens e Stephanie, l'azienda sta abbracciando un paradigma completamente nuovo. Oggi, la loro cultura incentrata sul cliente è sostenuta da una trasparenza radicale, da una rigorosa definizione delle priorità e da decisioni strategiche basate sui dati. Migliorando i propri processi di esplorazione e pianificazione, Doodle è pronta a continuare a riunire le persone per i decenni a venire.