Migrazione al cloud: le soluzioni Atlassian di Fath hanno iniziato la migrazione

Le interruzioni del sistema sono un problema per qualsiasi azienda. La produzione dei prodotti si blocca e l'offerta dei servizi non può proseguire, con conseguenti perdite di entrate e insoddisfazione dei clienti. Per non parlare dei costi legati alla risoluzione dei problemi, alle analisi retrospettive e al ripristino del sistema. FATH è un fornitore di prodotti e soluzioni per le officine industriali, l'automazione e la digitalizzazione. Le applicazioni Atlassian aziendali, ospitate in un data center gestito da FATH, registravano tempi di inattività regolari. Ma ora la soluzione è a portata di mano, grazie alla migrazione verso il cloud Atlassian.

Con sede a Spalt, nella regione bavarese della Media Franconia, il gruppo FATH è una tipica impresa tedesca di medie dimensioni che si impegna per mantenere attiva l'economia locale. Da oltre 30 anni produce componenti di macchine e parti di raccordo e ora offre anche soluzioni olistiche per la produzione snella come modo per aumentare la produttività. L'azienda impiega più di 400 persone in tutto il mondo, di cui circa 240 solo in Germania.

Le soluzioni Jira, Confluence e Bitbucket di Atlassian svolgono un ruolo fondamentale nelle attività quotidiane come parte del sistema centrale di Business Intelligence dell'azienda. Confluence, in particolare, viene ampiamente utilizzato per gestire i processi di sviluppo del prodotto tramite la creazione di pagine per le cose da fare, le milestone e le informazioni sulla produzione per ogni ciclo di sviluppo. Viene utilizzato anche in occasione della collaborazione con altre aziende per documentare i requisiti e le cose da fare o per rendere le informazioni sui prodotti accessibili agli utenti esterni. I dipendenti di FATH utilizzano le soluzioni Atlassian anche per condividere le conoscenze all'interno del team e per lo sviluppo del software. Di conseguenza, queste tre applicazioni sono fondamentali per qualsiasi collaborazione, comprese le collaborazioni tra le sedi di produzione, logistica e vendita, e sono estremamente importanti per lo sviluppo del prodotto e, in ultima analisi, per il successo dell'azienda. La stabilità, i tempi di inattività minimi e la disponibilità costante delle applicazioni sono quindi essenziali.

Tempi di inattività e costi elevati rendono necessario il cambiamento

La realtà, tuttavia, era che FATH si trovava regolarmente di fronte a interruzioni di sistema nelle soluzioni ospitate in Azure con una serie di cause principali diverse. L'interazione tra plug-in e aggiornamenti Atlassian, ad esempio, era instabile e causava difficoltà di avvio dopo gli aggiornamenti. Ciò comportava tempi di inattività, ma anche un aumento dei costi necessari per identificare e risolvere i guasti e gli errori sottostanti e ripristinare i sistemi. Allo stesso tempo, i dipendenti dovevano spesso riavviare i sistemi nel cuore della notte per garantire che la produzione avesse accesso a Confluence durante il primo turno. Inoltre, la gestione delle applicazioni nel data center richiedeva un notevole lavoro su base giornaliera, che impegnava gran parte del tempo delle risorse interne. Per Eckhard Nees, Director of Digitalization di FATH Group, e per il suo team, era arrivato il momento di spostare le applicazioni sul cloud Atlassian: "Eravamo e continuiamo ad essere incredibilmente soddisfatti delle applicazioni Atlassian. Ma dovevamo anche assicurarci che i nostri dipendenti vi potessero accedere in modo continuo e in ogni momento. La migrazione al cloud è stata quindi per noi il passo logico successivo per ridurre significativamente i tempi di inattività e, di conseguenza, i costi".

Alla luce delle numerose sfide che avrebbero dovuto essere superate durante la migrazione, il team ha coinvolto come supporto nel processo la società di consulenza di Monaco XALT, un Gold Solution Partner esperto di Atlassian. Come spiega Eckhard Nees, "Jira, Confluence e Bitbucket sono tra gli strumenti più importanti che utilizziamo ogni giorno. Dovevamo effettuarne la migrazione in una sola volta per garantire che i nostri team non dovessero subire tempi di inattività". Inoltre, il team doveva assicurarsi che l'impatto sui processi di lavoro standard dei colleghi fosse minimo. Ciò significava connettere il cloud al sistema Single Sign-On di FATH per evitare di dover passare ripetutamente dal sistema del data center al nuovo sistema cloud.

Piccoli passi verso il successo

Per garantire una transizione fluida e senza interruzioni, il team di XALT ha iniziato creando un piano di migrazione che illustrava ogni singola fase. FATH e XALT hanno, inoltre, tenuto aggiornamenti giornaliero durante tutto il processo, oltre a riunioni settimanali di gestione per discutere dello stato di avanzamento del progetto. Soluzione: l'approccio adottato dai team responsabili della migrazione prevedeva la migrazione graduale delle applicazioni su un'istanza sandbox, l'analisi dello stato attuale di ciascuna e l'esecuzione di un'analisi continua degli errori. Questi risultati venivano poi utilizzati per risolvere eventuali errori rilevati nell'ambiente di origine, ovvero il data center. Questo passaggio era seguito dalla reintegrazione nella sandbox per valutare le modifiche e identificare eventuali nuovi errori.

Questo processo andava avanti fino a quando tutti gli errori non venivano identificati e risolti o comunicati agli stakeholder. I team di FATH Group e XALT erano quindi in grado di garantire che la migrazione finale delle applicazioni, inclusi tutti i dati, i flussi di lavoro e le app del marketplace, verso il cloud Atlassian fosse avvenuta senza intoppi e imprevisti. Come ultimo passaggio, il nuovo sistema veniva reso disponibile per i colleghi in FATH.

I dati parlano la stessa lingua

In tutto, l'intero processo di migrazione è durato circa sei mesi, dalla metà del 2021 alla fine dell'anno. Eckhard Nees di FATH è soddisfatto: "XALT ha lavorato con autentica dedizione per gestire la migrazione. Anche tutte le modifiche necessarie ad Atlassian sono state implementate prontamente. Un progetto di successo in tutti gli aspetti!"

Sebbene alcune funzionalità siano andate perse durante il passaggio, sono state compensate altrove. Inoltre, per quanto riguarda il successo della migrazione, i dati parlano chiaro: FATH è stata in grado di aumentare la disponibilità del sistema al 99,9% e di ridurre quasi a zero le ore di inattività all'anno. La differenza qui la fanno i vantaggi offerti dal SaaS, ossia gli aggiornamenti automatici di sistema che Atlassian rilascia regolarmente per le sue soluzioni. Anche i costi operativi per il personale, la manutenzione, i tempi di inattività e cosi via sono stati ridotti di circa il 20%, generando risparmi che ora possono essere sfruttati altrove.

Ma i vantaggi del cloud vanno oltre questi numeri grezzi e includono opzioni integrate di sicurezza e protezione dei dati, che possono aiutare a garantire la conformità al GDPR o alla dashboard di sistema centrale. Ciò significa che ora tutte le applicazioni Atlassian possono essere gestite contemporaneamente, cosa che FATH sfrutta nella gestione delle identità e degli accessi. Inoltre, in futuro, un ambiente sandbox consentirà all'azienda di testare nuove configurazioni e applicazioni prima di implementarle per prevenire potenziali errori. Ora, questo fornitore di componenti per macchinari e soluzioni innovative per la produzione sta risparmiando sui costi, prevenendo la frustrazione dei clienti e consentendo ai dipendenti di lavorare in modo più sicuro ed efficiente.