Mercedes-Benz promuove l'innovazione sulla piattaforma Atlassian Cloud, caratterizzata da prestazioni elevate e da bassi requisiti di manutenzione

Acquisire fiducia nel cloud

Mercedes-Benz aveva originariamente scelto le distribuzioni di Data Center per i suoi strumenti Atlassian per motivi di sicurezza e conformità.

Tuttavia, nel corso degli anni diverse cose sono cambiate, tra cui il lancio della residenza dei dati su Atlassian Cloud, che ha spinto Mercedes-Benz a rivedere la decisione di migrare al cloud. Non solo il team IT aziendale era sempre più gravato dalle responsabilità della manutenzione, ma anche la piattaforma Atlassian Cloud era diventata matura e aveva iniziato a offrire ai clienti un controllo maggiore sulla posizione di archiviazione dei loro dati. "Con i data center, dovevamo mantenere un team di grandi dimensioni che si limitava a controllare le reti, a verificare se i server erano in esecuzione, a installare gli aggiornamenti, a controllare la disponibilità e a svolgere altre attività simili. Con Atlassian Cloud, tutto ciò che riguarda la manutenzione dei server è personalizzato sulla base delle nostre esigenze e otteniamo prestazioni migliori e tempo di inattività inferiore", afferma Mehmet.

Inoltre, Mercedes-Benz ha assunto un architetto indipendente per la sicurezza delle informazioni, che ha analizzato gli strumenti Atlassian Cloud e ha rassicurato l'azienda riguardo alla sua decisione.

Mentre Mercedes-Benz era già propensa alla migrazione al cloud, Mehmet ricorda una conversazione che ha risolto una delle maggiori esitazioni del team: la necessità continua di aggiungere utenti man mano che l'azienda cresce. "Abbiamo circa 30.000 utenti e avremo bisogno di altro personale. Abbiamo firmato un contratto di licenza Enterprise con Atlassian, quindi paghiamo una volta e basta. È davvero bello perché non dobbiamo negoziare ogni anno", afferma.

Sentendosi ancora più sicura che Atlassian Cloud avrebbe soddisfatto i suoi requisiti, risolto i punto di debolezza e semplificato la gestione delle modifiche, Mercedes-Benz ha deciso di migrare e creare ufficialmente la sua Modern Collaboration Platform basata su Atlassian Cloud.

I preparativi, la comunicazione e la partnership hanno reso questa migrazione "il più agevole possibile".

Nella fase di preparazione per la migrazione, Mercedes-Benz ha illustrato agli amministratori dei progetti Jira e degli spazi Confluence esistenti le differenze tra Data Center e Cloud, offrendo in seguito la possibilità di effettuare la migrazione subito o in futuro. Alla fine tutti i data center sarebbero stati dismessi, ma l'azienda sperava che, offrendo agli utenti una possibilità di scelta iniziale, avrebbe contribuito a rendere la transizione più agevole.

Su quasi 7.000 progetti e spazi delle loro soluzioni Atlassian, gli amministratori hanno scelto di migrare a MCP circa 1.000 progetti Jira e quasi 1.500 spazi Confluence (oltre 30.000 utenti in totale) per sfruttare nuove funzionalità e nuovi vantaggi, come prestazioni migliori e funzionalità di automazione.

Nel corso dei successivi sei mesi, il team MCP ha completato preparativi approfonditi utilizzando Jira Cloud Migration Assistant e Confluence Cloud Migration Assistant, ha testato le nuove soluzioni e ha comunicato con gli utenti per informarli sulle modifiche imminenti e fornire una formazione adeguata al riguardo. Il team ha successivamente effettuato la migrazione dei progetti e degli spazi in fasi di quattro settimane in modo da poter imparare da ciascuna di esse e aiutare i dipendenti a personalizzare la propria soluzione.

In ogni fase, il team di migrazione ha lavorato a stretto contatto con gli amministratori tramite i ticket di Jira Service Management per esaminare, testare e approvare ogni progetto e spazio prima di spostarlo. Il team ha inoltre collaborato con i partner di Atlassian sia a livello strategico che esecutivo. "Ricevevamo chiamate interne settimanali sulla migrazione per organizzare le fasi di migrazioni e verificare se siano presenti problemi. Una volta che Atlassian ha risposto a quelle chiamate, i problemi sono stati risolti molto più velocemente e l'intero processo è stato molto più semplice", afferma Mehmet.

Circa un anno dopo l'inizio del processo, Mehmet e il suo team hanno completato senza problemi la fase finale della migrazione. "Non abbiamo ricevuto lamentele", ricorda Mehmet. "La migrazione è stata il più agevole possibile".

Oltre 30.000 utenti scoprono i vantaggi della nuova piattaforma cloud

Ora più di 30.000 utenti stanno scoprendo i vantaggi di utilizzare i loro strumenti Atlassian nel cloud. Le opzioni self-service, l'automazione e una maggiore operatività hanno consentito loro di risparmiare innumerevoli ore di fatica. Ad esempio, il processo di creazione di un nuovo progetto o spazio è stato notevolmente semplificato grazie al cloud. "In passato la creazione di nuovi progetti, spazi e personalizzazioni richiedeva troppo lavoro manuale. Gli utenti dovevano inviare ticket e aspettare che qualcuno rispondesse. Ora possono farlo da soli nel giro di pochi minuti", afferma Mehmet. Inoltre, poiché è necessario meno lavoro amministrativo, il team MCP può dedicare il proprio tempo ad attività di valore più elevato. "Possiamo concentrarci su casi d'uso più complessi e fare più consulenza", spiega.

Lavorare sul cloud ha consentito anche di accedere a nuove funzionalità e a nuovi strumenti preziosi. Ad esempio, Mercedes-Benz ha mantenuto i suoi elevati standard di sicurezza e la semplice procedura di accesso con l'autenticazione a più fattori del cloud e Atlassian Guard per il Single Sign-On. Alcuni reparti hanno apprezzato così tanto l'utilizzo di Jira Service Management durante la migrazione da aver notato delle opportunità di applicazione dello strumento anche all'assistenza clienti esterna, il che non sarebbe stato possibile con la distribuzione di Data Center dell'azienda.

"Per essere competitivi, dobbiamo abilitare i team di R&D, assistenza e tutti gli altri team", afferma Mehmet. "Lo facciamo rendendo più semplice la collaborazione e consentendo loro di lavorare più velocemente nel cloud".

Meno risorse necessarie per la manutenzione significa più tempo per la strategia e l'assistenza

Sebbene la migrazione ad Atlassian Cloud sia stata un'iniziativa imponente per Mercedes-Benz, ora l'azienda sta avanzando rapidamente verso il futuro senza ripensamenti. La migrazione ha già avuto un impatto notevole su risorse, disponibilità e prestazioni, che sicuramente continueranno a migliorare nel tempo.

"Altre aziende sono alle prese con problemi come il tempo di inattività e l'aumento dei costi dei server. Ma non noi", afferma Mehmet con orgoglio. Lui e il team MCP apprezzano anche la possibilità di concentrarsi di più sulle persone e meno sulla manutenzione della piattaforma. "Il nostro team precedente era costituito da 80 persone e gestiva 11-12 applicazioni. Ora il un team include 15 persone che gestisce 3-4 persone e il vecchio team si occupa di altri lavori importanti. La gestione è molto più semplice e abbiamo più tempo per parlare con i nostri clienti, fare più consulenza ed essere più coinvolti nel loro lavoro".

Anche gli utenti avvertono la differenza. Mehmet afferma di aver ricevuto dei feedback secondo cui coloro che in passato sperimentavano problemi di latenza hanno notato quanto sia più veloce il sistema sul cloud, ovunque lavorino.

Nel complesso, Mehmet ritiene che la migrazione sia stata la decisione giusta e incoraggia anche gli altri a effettuare il passaggio: "Create un'organizzazione gratuita in Atlassian Cloud e provate la soluzione. Ne vale la pena".