Software AG ha migliorato la sicurezza, la scalabilità e la velocità a livello aziendale grazie alla migrazione ad Atlassian Cloud Enterprise

Atlassian Cloud Enterprise: una soluzione veloce, flessibile e sicura

Con una rinnovata urgenza, Software AG ha iniziato a cercare nuove soluzioni cloud per la gestione dei progetti, la collaborazione e la gestione dei servizi. L'azienda utilizzava una combinazione di Plan.io, Microsoft Project, Excel e OTRS, che erano tutte soluzioni on-premise. La mancanza di integrazione tra gli strumenti ha compromesso l'efficienza e la visibilità.

Il team R&S di Software AG utilizzava e apprezzava Jira e Confluence per le iniziative del proprio reparto, così Tim e i colleghi dell'IT hanno iniziato a prendere in considerazione questi strumenti, insieme a Jira Service Management Cloud e a Confluence Cloud, per altri team in tutta l'azienda.

La ricerca condotta ha dimostrato che il piano Atlassian Cloud Enterprise non solo soddisfaceva i rigorosi requisiti di residenza, sicurezza e funzionalità dei dati di Software AG, ma offriva anche flessibilità, un'ampia raccolta di app Marketplace per favorire la produttività e più istanze.

"La creazione di più istanze senza costi aggiuntivi consente di separare i dati per motivi di sicurezza e di gestire più casi d'uso con la stessa soluzione, il che è totalmente in linea con l'idea di armonizzare il nostro panorama applicativo", afferma Radoslav. "Da un punto di vista funzionale e tecnico, la suddivisione dei casi d'uso è utile anche per ridurre la complessità generale delle singole istanze. Ciò è particolarmente utile per ridurre gli effetti collaterali qualora sia necessario modificare le impostazioni a livello di istanza o quando uno scenario utilizza molte app".

Stimolata dalla promessa dei prodotti Atlassian Cloud, Software AG era pronta a realizzare le proprie ambizioni in fatto di cloud.

Una partnership privilegiata per la pianificazione strategica, i test e la formazione

Dopo aver conosciuto Brainbits a un evento Atlassian nel 2019, Software AG si è confrontata con il proprio team per esplorare la possibilità di lavorare insieme. "Non disponevamo di conoscenze sulle implementazioni e le migrazioni cloud, quindi abbiamo deciso di lavorare con Brainbits come partner esterno", afferma Radoslav Danchev, VP of Collaboration, Workplace and Support. Insieme, i team hanno deciso di affrontare il progetto in modo iterativo. Dopo aver raccolto i requisiti di ogni reparto, Brainbits ha aiutato Software AG a sviluppare un proof of concept utilizzando i flussi di lavoro più semplici possibili, testarli con utenti reali, raccogliere feedback e apportare miglioramenti prima del lancio.

In ogni fase, Brainbits ha riformulato le conversazioni sulle pratiche invece che su prodotti specifici. "Ci siamo concentrati su metodi e processi invece che sugli strumenti. Come prima domanda, chiediamo sempre come possiamo raggiungere un obiettivo, non come fare qualcosa all'interno di uno strumento", spiega Patrick Schuh, proprietario e amministratore delegato di Brainbits.

Con l'avvicinarsi del lancio di Software AG, la collaborazione con Brainbits è stata estesa anche alla formazione. "Abbiamo collaborato con Brainbits per assicurarci di avere a disposizione materiale di formazione sufficiente e che i nostri principali stakeholder e utenti fossero adeguatamente preparati", afferma Radoslav. Questa comunicazione e formazione proattive sono stati gli ingredienti chiave per il successo del team.

Avvio semplice, successiva scalabilità rapida

Da quando è entrato in funzione con l'ecosistema Atlassian Cloud, Software AG ha creato oltre 200 progetti in Jira, ha posto le basi per la gestione dei servizi aziendali con Jira Service Management e ha iniziato a testare Confluence come knowledge base centrale. In particolare apprezzano la semplicità e l'ulteriore sicurezza offerta dall'utilizzo di Atlassian Guard per la gestione delle identità e degli accessi.

Programmi Jira e le automazioni avanzate all'interno di Jira sono diventati le funzioni preferite dell'IT. Con la funzione Programmi Jira, il team può pianificare e monitorare i progetti in modo rapido, semplice e flessibile. Inoltre, è possibile risparmiare tempo su task piccoli ma importanti (come il calcolo del rischio per le modifiche, la notifica a gruppi specifici quando uno stato cambia e la clonazione di modelli di progetto) grazie alle automazioni fondamentali e alle app come Deep Clone.

Inoltre, il team ha semplificato e aumentato la sicurezza delimitando i progetti riservati in un'istanza separata e sfruttando Atlassian Guard. Radoslav afferma: "L'integrazione di Atlassian Guard in Azure Active Directory ci offre una panoramica completa delle istanze cloud a cui ogni utente ha accesso. Guard è un componente essenziale per garantire una gestione degli accessi regolamentata e a livello aziendale nel cloud. Offre un vantaggio significativo rispetto alle nostre precedenti istanze locali in quanto possiamo applicare le policy di sicurezza in modo semplificato".

Aspetto ancora più interessante, questi preziosi miglioramenti rappresentano solo un assaggio di ciò che è in serbo per Software AG. "Siamo solo all'inizio del nostro percorso con Atlassian. In questa fase iniziale stiamo cercando di mantenere le cose il più possibile semplici. Tuttavia, è presente una forte domanda di automazioni proveniente dal business. Atlassian è per noi un partner strategico, quindi sarà sempre in cima all'elenco quando valutiamo nuove funzionalità", afferma Radoslav, che aggiunge: "Vediamo anche che Jira Service Management sta diventando la soluzione di riferimento per le automazioni e le richieste di servizi".

Insieme, questi strumenti cloud non solo aiutano Software AG a migliorare la produttività e la sicurezza oggi, ma forniscono anche all'azienda una scalabilità ancora più rapida e sicura in futuro.

Innovazione e conformità con Atlassian Cloud

Nonostante le percezioni comuni, Software AG sta dimostrando che innovazione e conformità possono coesistere. Di fatto, effettuando la migrazione a Cloud il team ha rafforzato entrambi gli aspetti. "Molte persone pensano che l'innovazione e la conformità siano incompatibili tra loro. Ma dobbiamo occuparci di entrambi gli aspetti. Promuoviamo l'innovazione attraverso la conformità e dimostrando che siamo in grado di rispettare le normative", afferma Radoslav.

Delegando la manutenzione a una piattaforma centrale basata su cloud, il team ha potuto risparmiare tempo e risorse da dedicare ad attività di valore più elevato. Gli aggiornamenti automatici hanno inoltre contribuito a garantire che Software AG disponga sempre delle ultime patch di funzionalità e sicurezza, senza richiedere tempo o impegno da parte dell'azienda. Radoslav afferma: "Le nuove funzionalità vengono popolate e distribuite automaticamente. In questo modo possiamo usarle, scoprirle e imparare a conoscerle".

Sebbene Software AG inizialmente ritenesse che il cloud non fosse in grado di soddisfare le loro esigenze, Radoslav è contento di aver riposto la propria fiducia in Atlassian e colto l'opportunità. "In Germania, dobbiamo essere innovativi e rispettare rigorosi standard di legge. Con Atlassian Cloud, possiamo fare entrambe le cose", afferma. "Siamo certi che Atlassian si occuperà della sicurezza, della disponibilità e della scalabilità, consentendoci di focalizzarci su temi più strategici. Il passaggio a Cloud ci ha offerto un'opportunità di miglioramento immediato e di prepararci per il nostro futuro".