Il gioco vale la candela: risparmio, velocità e soddisfazione dopo la migrazione al cloud di WillowTree

Vedere la migrazione a Confluence Cloud andare così bene ha reso WillowTree ancora più ottimista sullo spostamento della sua soluzione più grande e utilizzata, Jira Software, sul cloud. I reparti creativi e IT utilizzano Jira Software per la progettazione e lo sviluppo agili. Analogamente ai preparativi per Confluence Cloud, il team di migrazione ha ripulito i dati basati sul server, li ha mappati sulla nuova istanza e ha verificato le proprie app per assicurarsi di portare quelle più importanti e più utilizzate sul cloud. Alcune delle app utilizzate su Server non avevano bisogno di essere migrate, poiché la stessa funzionalità era disponibile in modo nativo in Atlassian Cloud (come JSU Automation Suite).

Kenneth afferma che il suo team ha comunicato il più possibile con i dipendenti, quindi sapevano esattamente cosa stava succedendo, quando e perché e cosa avrebbero dovuto fare dopo il completamento della migrazione. Parlare con loro ha anche aiutato a coordinare i calendari e a garantire che le migrazioni venissero eseguite in un periodo di tempo che non rappresentasse un problema per gli utenti finali.

Ancora una volta, la preparazione di WillowTree ha dato i suoi frutti. «Non c'era davvero molto da dire per la migrazione effettiva», dice Kenneth. «Non è stata complessa. Sono state la preparazione e la risoluzione dei problemi a essere le parti più importanti del processo: consentire alle persone di accedere, far funzionare correttamente i link.»

Sin dal lancio, WillowTree ha usufruito di diverse funzionalità e app solo cloud, tra cui Roadmaps per la pianificazione degli incrementi di programma, un'esperienza utente più rapida e moderna, l'app nativa JSU Automation Suite per flussi di lavoro cloud e schemi di autorizzazione avanzati. Il team ha anche aggiunto Jira Service Management Cloud e ha configurato i service desk per IT, sicurezza, risorse umane e supporto globale. Con questa suite di soluzioni ampliata e basata sul cloud, l'intera azienda può lavorare in modo più efficiente e collaborativo rispetto a prima, passando a un'erogazione e un servizio ancora più veloci e migliori per i propri clienti.

Quattro consigli per una migrazione senza intoppi

Dopo aver riflettuto sulla migrazione, Kenneth e il suo team hanno raccolto quattro suggerimenti chiave per coloro che stanno valutando l'aggiornamento al cloud:

1. Consolidare gli sforzi di migrazione per «ottimizzare e spostare» tutto in una volta.
WillowTree ha scelto di migrare una soluzione alla volta, ma se potesse tornare indietro sceglierebbe un approccio diverso. «La migrazione frammentaria ha creato alcuni problemi, come campi duplicati da unire», afferma Kenneth. «Ce lo siamo anche un po' meritato, in fondo. Se potete, usate le istanze di test più e più volte fino a quando non otterrete tabula rasa, quindi eseguite la migrazione tutta in una volta, con un team pronto a gestire qualsiasi problema.»

2. Analizzare soluzioni proattive per le sfide uniche.
Ogni azienda ha una propria configurazione e personalizzazioni distinte che potrebbero rendere una migrazione più complessa. Ad esempio, la migrazione dei dati di una particolare app dai server al cloud è stata più complicata di quanto si aspettasse WillowTree, che ha dovuto quindi creare uno script personalizzato per risolvere il problema. Kenneth consiglia di giocare d'anticipo per affrontare le simili sfide impreviste che potrebbero sorgere e di collaborare a soluzioni con Atlassian o altre società che hanno affrontato problemi simili.

3. Comunicare anche più volte e con la massima chiarezza chi, dove, quando, perché e cosa aspettarsi.
Dare priorità alla trasparenza nel processo di migrazione ha fatto un'enorme differenza per WillowTree. Kenneth afferma: «Consigliamo di comunicare il più possibile, anche più volte, con l'intera organizzazione. Abbiamo un canale Slack in cui pubblichiamo aggiornamenti su Jira e Confluence in modo da poter definire le aspettative e appianare tutti i problemi. In questo modo, non ci sono state sorprese».

4. Dimostrare come utilizzare le soluzioni cloud attraverso documentazione e formazione.
I dipendenti di WillowTree alla fine sono rimasti soddisfatti del processo di migrazione e dei miglioramenti del cloud. Kenneth ammette che fornire più supporto in anticipo avrebbe reso la transizione ancora più agevole e facile per tutti. «Non avevamo molta documentazione», dice. «Avremmo dovuto creare più risorse per i dipendenti per aiutarli a imparare a fare le cose».

Fare il lavoro che conta

Sebbene ci siano alcuni aspetti che con il senno di poi Kenneth e il team avrebbero affrontato diversamente, l'esperienza di migrazione nel suo complesso è stata più semplice di quanto si aspettassero e ne è valsa davvero la pena. Ora, WillowTree sta ottenendo risparmi, velocità e soddisfazione derivanti da una solida suite integrata di soluzioni basate sul cloud.

Kenneth e il suo team apprezzano molto il risparmio di tempo e costi derivante da un sistema semplificato e da aggiornamenti automatici. «Abbiamo già risparmiato ottimizzando l'uso di app e componenti aggiuntivi. Inoltre è un'ottima cosa poter distribuire i costi ogni mese anziché pagare ogni anno», afferma Kenneth. «Prima dovevamo chiedere aggiornamenti, fare il backup del database e seguire un vecchio modo di fare le cose. Ora, con il cloud, otteniamo sempre il massimo in ogni momento. Tutto è velocissimo e non dobbiamo preoccuparci di fare nulla. Funziona e basta.»

L'unica cosa migliore del vedere miglioramenti sul back-end è stato vederli sul front-end. Kenneth è rimasto piacevolmente sorpreso dal feedback positivo ricevuto dai dipendenti in merito alle prestazioni. «Il team dice cose davvero positive sulle prestazioni e sull'esperienza», osserva. «Tutto è più veloce sul cloud: accesso, ricerca, caricamento di pagine, interrogazioni API e altro ancora. Inoltre, il team ci ha detto che l'interfaccia/l'esperienza utente di Jira Cloud e Confluence Cloud è molto migliorata: più elegante, più veloce, più facile da usare. Agli utenti piace utilizzare questi strumenti più di prima, questo è molto importante.»

Questo è ciò che conta di più per WillowTree: supportare la soddisfazione del loro team mentre svolge il lavoro che conta. WillowTree ritiene che i dipendenti soddisfatti portino a clienti soddisfatti e quindi fa tutto il possibile per supportarli. «WillowTree è la migliore azienda con cui abbia lavorato», afferma Kenneth. «A loro importa ciò che pensiamo, ascoltano e fanno di tutto per assicurarsi che tutti siano felici e ascoltati». Con i prodotti Atlassian Cloud, WillowTree ha sfruttato un altro modo per mantenere questa promessa e la propria missione.