Ridefinizione dei rituali in azione
Questo team ha usato Mural per controllare e visualizzare le sue attività durante le riunioni su Zoom.
Utilizzando il Power-up per le votazioni di Trello, questo team ha votato quali rituali mantenere, migliorare o rimuovere.
Utilizzando Confluence, questo team documenta i follow-up e assegna i responsabili alla fine della riunione.
Cosa ti servirà
Remoto
Videoconferenza con condivisione dello schermo
Strumento di collaborazione digitale (vedi modelli)
In presenza
Spazio per riunioni
Lavagna o foglio di carta di grandi dimensioni
Pennarelli
Note adesive
Adesivi per votare
Timer
Modelli opzionali
Modelli Atlassian
Istruzioni per eseguire questa strategia
1. Preparazione 10 MINUTI
Per i team da remoto, inizia creando un nuovo documento di collaborazione, come una bacheca Trello o una pagina Confluence. Per i team in presenza, prepara un grande foglio di carta o una lavagna.
Crea 4-5 colonne o intestazioni e inserisci intervalli di tempo crescenti da sinistra a destra (ad es. giornaliero, settimanale, mensile, bisettimanale, trimestrale, ecc.). Quindi crea righe o etichette con la dicitura "Tutto il team" e "Parte del team".
Infine, crea una nuova tabella o gruppo di elenchi ed etichettali "Mantieni", "Migliora" e "Rimuovi".
Prima della riunione, nomina una persona che documenti i risultati e gli elementi di azione.
SUGGERIMENTO: GENERALE
Invita i membri del team che lavorano spesso insieme, manager inclusi. La "ridefinizione" sarà più pertinente dopo la riunione se tutto il team parteciperà alla discussione.
2. Preparazione 10 MINUTI
Stabilisci le regole di base per la riunione:
- Non ci sono risposte "giuste" o "sbagliate"
- Mostra sempre un atteggiamento positivo
Ripeti lo scopo della strategia: esaminare i rituali di lavoro del team e decidere cosa mantenere, migliorare o rimuovere.
Quindi, definisci "rituale" e fornisci alcuni esempi. A grandi linee, un rituale è un'attività ripetuta del team o dell'organizzazione. Alcuni esempi includono:
- una riunione ricorrente del team
- un processo di pianificazione
- un'ora dedicata alla socializzazione all'interno del team
- un report sullo stato del CEO
Può essere correlato al lavoro, alla socializzazione, o un mix di entrambi.
Quindi, chiedi al team di considerare: cosa determina il successo del rituale per questo team? Registra le risposte in un posto a cui i partecipanti possono accedere durante la strategia.
SUGGERIMENTO: INTENZIONE
Chiedi al team cosa spera di ottenere da questo esercizio. Se si tratta di "ridurre il tempo dedicato alle riunioni", rivisita questo obiettivo al termine della sessione.
ESEMPIO: RITUALI DI SUCCESSO
Scopri in che modo un team ha definito dei rituali di successo.
3. Controllo 20 MINUTI
Imposta un timer e chiedi al gruppo di controllare silenziosamente tutti i rituali.
Per i team da remoto, chiedi ai membri del team di aggiungere ogni rituale allo spazio della lavagna digitale. Per i team in presenza, chiedi a tutti di annotare i rituali sulle note adesive e di aggiungerli alla lavagna o al foglio.
Analizza e raggruppa i rituali simili e identifica eventuali lacune.
SUGGERIMENTO: IL TUO CALENDARIO
Chiedi al team di rivedere il calendario delle ultime settimane o degli ultimi mesi per rinfrescare la memoria.
SUGGERIMENTO: ATTENZIONE AL DIVARIO
Aiuta il tuo team indicando alcune categorie di rituali lavorativi: pianificazione degli sprint, sviluppo delle competenze, fornitura di feedback, creazione di rapporti e garanzia della qualità.
4. Votazione 10 MINUTI
Concedi al team del tempo per esaminare il controllo e votare:
- Quali rituali dovremmo mantenere?
- Quali rituali dovremmo migliorare?
- Quali rituali dovremmo rimuovere?
Concedi a tutti circa cinque voti per round.
Ricorda al gruppo la definizione di rituale di successo stabilita in precedenza.
SUGGERIMENTO: APPORTA UNA MODIFICA
I team potrebbero scoprire che alcune riunioni o rapporti alla leadership sono impossibili da rimuovere completamente. Sfida i partecipanti a ridefinire il rituale in modo che sia più efficace per loro, pur adempiendo allo scopo previsto del rituale.
5. Azioni 50 MINUTI
Una volta ottenuti tutti i voti, discuti e documenta i passaggi successivi per i 3-5 rituali migliori in ogni categoria.
Alcune domande per sollecitare l'azione:
- Per quanto riguarda i rituali principali da mantenere, come possiamo assicurarci che continuino a essere efficaci?
- Per i rituali principali che dovremmo migliorare, qual è un elemento da ottimizzare?
- Per i rituali principali che dovremmo rimuovere, chi li rimuoverà dai calendari di tutti?
SUGGERIMENTO: PROCEDI
Se il gruppo non riesce a raggiungere un consenso sul modo migliore per migliorare un rituale, incarica un membro del team di studiare una soluzione dopo la sessione e passare al rituale successivo.
SUGGERIMENTO: @MENZIONE
Indica chiaramente i responsabili delle azioni e le tempistiche.
Prova questo formato: CHI farà COSA entro QUANDO
Follow-up
Controlli
Connettiti con il gruppo 3-4 settimane dopo. Verifica se i cambiamenti apportati al rituale hanno fatto la differenza. Come sta procedendo ogni team? Prendi in considerazione l'idea di organizzare questa strategia ogni anno, ogni due anni o a mano a mano che la composizione del team o le responsabilità cambiano.
Varianti
Lavori preliminari
Riduci la riunione a 60 minuti chiedendo ai partecipanti di controllare i rituali in anticipo. Prima di votare e discutere, dà al team un'altra opportunità per aggiungere quelli che potrebbero essersi persi.
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